Microsoft Outlook 365 เป็นเครื่องมืออีเมลที่ได้รับความนิยมอย่างมากในระดับองค์กร เนื่องจากมีฟีเจอร์ครบครัน ทั้งการจัดการอีเมล ปฏิทิน รายชื่อผู้ติดต่อ และการรวมระบบกับ Microsoft 365
ช่วยให้การสื่อสารในที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หนึ่งในองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้ผู้ใช้จัดระเบียบอีเมลได้ดียิ่งขึ้นคือ โฟลเดอร์ (Folders) ซึ่งช่วยแบ่งประเภทข้อความ จัดการงาน และลดความสับสนจากกล่องขาเข้า โดยใน Outlook 365 มีทั้งโฟลเดอร์พื้นฐานที่สร้างไว้ให้โดยอัตโนมัติ และโฟลเดอร์ที่สามารถสร้างเพิ่มเองได้
ดังนั้น ผู้ใช้ที่เข้าใจหน้าที่ของแต่ละโฟลเดอร์และวิธีใช้งาน จะสามารถบริหารกล่องจดหมายได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น บทความนี้จะสรุปรายชื่อโฟลเดอร์ทั้งหมด พร้อมคำอธิบายการใช้งานแต่ละโฟลเดอร์ในรูปแบบมืออาชีพ
19 Folder ใน Microsoft Outlook 365
1. Inbox (กล่องขาเข้า)
- หน้าที่: เป็นโฟลเดอร์หลักสำหรับรับอีเมลที่เข้ามาทั้งหมด
- การใช้งาน: ตรวจสอบอีเมลใหม่และตอบกลับได้ทันที สามารถตั้งกฎ (Rules) ให้แยกประเภทอีเมลโดยอัตโนมัติ
2. Sent Items (จดหมายที่ส่งแล้ว)
- หน้าที่: เก็บอีเมลที่ผู้ใช้ส่งออก
- การใช้งาน: ใช้ตรวจสอบประวัติการส่งเมล และสามารถส่งต่อหรือย้อนกลับข้อความได้
3. Drafts (ฉบับร่าง)
- หน้าที่: บันทึกอีเมลที่ยังพิมพ์ไม่เสร็จหรือยังไม่ต้องการส่งทันที
- การใช้งาน: สามารถกลับมาแก้ไขและส่งต่อภายหลัง
4. Deleted Items (รายการที่ถูกลบ)
- หน้าที่: เก็บอีเมลที่ถูกลบชั่วคราวก่อนถูกลบถาวร
- การใช้งาน: สามารถกู้คืนอีเมลที่ลบไปแล้วภายในระยะเวลาที่กำหนด (โดยทั่วไป 30 วัน)
5. Junk Email (อีเมลขยะ)
- หน้าที่: กรองอีเมลที่ระบบตรวจพบว่าเป็นสแปมหรือไม่ปลอดภัย
- การใช้งาน: ควรตรวจสอบเป็นระยะ และลบหรือย้ายอีเมลสำคัญหากถูกกรองผิดพลาด
6. Archive (จดหมายเก็บถาวร)
- หน้าที่: จัดเก็บอีเมลที่ต้องการเก็บไว้ดูย้อนหลัง โดยไม่แสดงใน Inbox
- การใช้งาน: ใช้เก็บเอกสารหรืออีเมลสำคัญแยกจากอีเมลทั่วไป
7. Outbox (กล่องจดหมายขาออก)
- หน้าที่: เก็บอีเมลที่กำลังรอการส่งออก
- การใช้งาน: หากมีปัญหาเครือข่าย อีเมลจะอยู่ที่นี่ก่อนจะส่งออกได้
8. Clutter (โฟลเดอร์ความวุ่นวาย) *(บางเวอร์ชันเลิกใช้)
- หน้าที่: กรองอีเมลที่ Outlook คิดว่าไม่สำคัญ
- การใช้งาน: แนะนำให้เปลี่ยนมาใช้ Focused Inbox แทน
9. Conversation History (ประวัติการสนทนา)
- หน้าที่: เก็บข้อความจากการสนทนาใน Microsoft Teams หรือ Skype for Business
- การใช้งาน: ใช้ตรวจสอบบทสนทนาย้อนหลัง
10. Notes (บันทึก)
- หน้าที่: สำหรับจดโน้ตสั้น ๆ
- การใช้งาน: ใช้เหมือนกระดาษโน้ตดิจิทัลในกล่องจดหมาย
11. RSS Feeds
- หน้าที่: แสดงรายการข่าวหรือบล็อกจากเว็บที่สมัคร RSS feed ไว้
- การใช้งาน: ใช้อ่านบทความจากแหล่งต่าง ๆ ภายใน Outlook โดยไม่ต้องเปิดเว็บไซต์
12. Tasks (งาน)
- หน้าที่: แสดงรายการงานที่สร้างขึ้นจากอีเมลหรือจาก Planner
- การใช้งาน: บริหารจัดการงาน และตั้งกำหนดเวลา พร้อมเครื่องมือการติดตามสถานะ
13. Calendar (ปฏิทิน)
- หน้าที่: จัดการนัดหมายและเหตุการณ์
- การใช้งาน: สร้างนัดประชุม ส่งคำเชิญ และดูตารางของทีมงาน
14. Contacts (รายชื่อผู้ติดต่อ)
- หน้าที่: เก็บข้อมูลของผู้ติดต่อ เช่น อีเมล โทรศัพท์ ตำแหน่งงาน
- การใช้งาน: ใช้ร่วมกับอีเมลและปฏิทินเมื่อต้องการติดต่อหรือเชิญประชุม
15. Focused Inbox / Other
- หน้าที่: แยกอีเมลที่สำคัญและไม่สำคัญให้อัตโนมัติ
- การใช้งาน: ผู้ใช้สามารถฝึกให้ระบบเรียนรู้ว่าอีเมลใดควรอยู่ใน Focused หรือ Other
โฟลเดอร์ที่ผู้ใช้สามารถสร้างเองได้
16. Custom Folders (โฟลเดอร์ที่สร้างเอง)
- หน้าที่: ผู้ใช้สามารถสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดหมวดหมู่อีเมล เช่น โฟลเดอร์ "ลูกค้า", "บัญชี", "โครงการ"
- การใช้งาน: คลิกขวาที่ชื่อบัญชี > “New Folder” แล้วตั้งชื่อใหม่ สามารถใช้กฎ (Rules) เพื่อย้ายอีเมลเข้าโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ
โฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องกับระบบ Archive & Compliance
17. Online Archive (กล่องจดหมายเก็บถาวรออนไลน์)
- หน้าที่: สำหรับผู้ใช้ที่องค์กรเปิดใช้งาน Archive Mailbox จะมีพื้นที่เก็บถาวรเพิ่มเติม
- การใช้งาน: ใช้เก็บอีเมลเก่าโดยไม่ต้องลบ ลดขนาด Mailbox หลัก
18. Focused Inbox / Other (กล่องจดหมายที่เน้นความสำคัญ)
- หน้าที่: แยกอีเมลที่ Outlook พิจารณาว่าสำคัญ (Focused) และไม่สำคัญ (Other) โดยอัตโนมัติ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ไม่พลาดอีเมลสำคัญ
การใช้งาน:
- ระบบจะเรียนรู้พฤติกรรมผู้ใช้จากการเปิดและตอบอีเมล
- ผู้ใช้สามารถคลิกขวาที่อีเมลแล้วเลือก “Move to Focused” หรือ “Move to Other” เพื่อสอนระบบ
- เปิด/ปิดได้ที่: Outlook > View > Show Focused Inbox
ข้อแนะนำ: ควรใช้ร่วมกับกฎ (Rules) หรือหมวดหมู่ (Categories) เพื่อปรับประสบการณ์ให้แม่นยำยิ่งขึ้นในองค์กร
19. Search Folders (โฟลเดอร์ค้นหาอัจฉริยะ)
- หน้าที่: โฟลเดอร์เสมือนที่แสดงผลอีเมลตามเงื่อนไขที่ผู้ใช้ตั้งไว้ เช่น “อีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน” หรือ “อีเมลจากหัวหน้า” โดยไม่ต้องย้ายอีเมลจริง ๆ
การใช้งาน:
- ไปที่ Folder > New Search Folder
- เลือกประเภท เช่น:
- Unread Mail: อีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน
- Mail flagged for follow-up: อีเมลที่ถูกตั้งธง
- Mail from specific people: อีเมลจากบุคคลหรือกลุ่มที่กำหนด
- Outlook จะสร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่แสดงผลตามเกณฑ์นั้นทันที
- สามารถสร้างหลายโฟลเดอร์เพื่อช่วยติดตามงาน/อีเมลเฉพาะกลุ่ม
ข้อดี: ไม่เปลืองพื้นที่ ไม่กระทบต้นฉบับของอีเมล และเหมาะกับการติดตามแบบเรียลไทม์
วิธีการใช้งานโฟลเดอร์ใน Outlook อย่างมีประสิทธิภาพ
- ใช้ Rules: สร้างกฎให้อีเมลเข้าโฟลเดอร์อัตโนมัติ เช่น อีเมลจากฝ่ายบัญชีเข้าสู่โฟลเดอร์ “Finance”
- Color Categories: ตั้งสีประจำหมวดหมู่แต่ละโฟลเดอร์ เพื่อจัดลำดับความสำคัญ
- Quick Steps: ตั้งทางลัดสำหรับย้ายเมลไปโฟลเดอร์ที่ต้องการด้วยคลิกเดียว
- AutoArchive: ตั้งค่าให้ระบบย้ายอีเมลเก่าไปโฟลเดอร์ Archive โดยอัตโนมัติ
- Pin to Favorites: ปักหมุดโฟลเดอร์ที่ใช้บ่อยไว้ด้านบน
บทสรุป การเข้าใจโครงสร้างโฟลเดอร์ใน Outlook 365 ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการอีเมล และลดโอกาสพลาดข้อมูลสำคัญ โดยเฉพาะในองค์กรที่มีปริมาณอีเมลจำนวนมาก ควรมีแนวทางการใช้งานโฟลเดอร์ที่เป็นระบบและสอดคล้องกับนโยบายด้าน IT ขององค์กรอย่างชัดเจน
