Categories

สร้างจดหมายเวียนใน Word 2007

 

ทำความรู้จักจดหมายเวียน



เคยไหมที่เราจำเป็นจะต้องส่งจดหมายถึงลูกค้าหลายๆ คน โดยมีเนื้อหาในจดหมายเหมือนกัน ยกเว้นชื่อและที่อยู่ลูกค้า ถ้าคุณยังไม่เคยใช้คำสั่งในการสร้างจดหมายเวียนหรือ (Mail Merge) คุณคงใช้วิธีแก้ไขและพิมพ์ชื่อลูกค้าทีละชื่อในจดหมาย และสั่งพิมพ์ และถ้ามีลูกค้านับร้อยๆ นับพัน จะทำอย่างไร สงสัยคงต้องนั่งหน้าเครื่องคอมฯ ทั้งวันเป็นแน่? แน่นอนครับ คำสั่ง Mail Merge นี้สามารถตอบโจทย์คุณได้อย่างแน่นอน

หลักการการใช้คำสั่ง Mail Merge

Mail Merge Word 2007

  1. เริ่มต้นด้วยสร้างจดหมายต้นฉบับขึ้นมาก่อน (โดยเว้นในตำแหน่งของชื่อ/ที่อยู่ หรือรายละเอืยดอื่นๆ ที่ต้องการใส่เพิ่มเติม) ใน Word 2007
  2. สร้างไฟล์ข้อมูลอีกไฟล์หนึ่ง แนะนำให้สร้างจาก Excel 2007 จะดีกว่า เพราะกรอกข้อมูลได้ง่ายดี
  3. เรียกคำสั่ง MailMerge เพื่อดึงข้อมูลจาก Excel 2007 มาใส่ใน Word 2007? โดยจะมีการกำหนดหัวข้อของแต่ส่วน (Field) เช่น ส่วนชื่อ ให้ตั้งชื่อ "Name" ส่วนที่อยู่ให้ตั้งเป็น "Address" เป็นต้น
  4. สั่งพิมพ์และแสดงผลลัพธ์

วิธีการใช้คำสั่ง Mail Merge

Mail Merge Word 2007

  1. เริ่มต้นสร้างจดหมายเวียน Word 2007 บันทึกไฟล์ไว้
  2. สร้างไฟล์ข้อมูลจาก Excel 2007?บันทึกไฟล์ไว้
  3. กลับมาที่ Word 2007 คลิกเลือกแท็ป Mailings คลิกไอคอน "Start Mail Merge"
  4. คลิกเลือก Letters
  5. คลิกไอคอน "Select Recipients" เลือก "Use Existing List"
  6. เลือกที่อยู่ที่เก็บไฟล์ Excel
  7. จะมีหน้าต่างให้เลือกว่าจะเลือก Sheet ไหน (ปกติก็น่าจะเป็น Sheet1) คลิกปุ่ม OK
  8. คลิกปุ่ม "Insert Merge Field" จะเห็นว่ามีให้เลือกเป็น Name, Address
  9. วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่ต้องการ เลือก Name ในหัวข้อ เรียน จะมีคำว่า "<<Name>>" ซึ่งเราเรียกว่า "Field Name" แสดงให้เห็น
  10. ทดสอบผลลัพธ์โดยคลิกไอคอน "Finish & Merge" และเลือกคสั่ง "Edit Individual document" เลือก "All"
  11. โปรแกรมจะแสดงหน้าเอกสารใหม่ที่มีการรวมชื่อของลูกค้าให้อัตโนม้ติ

ถ้าต้องการใส่ข้อมูลอื่นๆ ก็สามารถทำตามขั้นตอนข้างต้นในข้อ 8 และ 9? นอกจากนี้เรายังสามารถประยุกต์ไปใช้เกี่ยวกับการทำ Label เพื่อพิมพ์ชื่อที่อยู่ของลูกค้าได้อีกด้วย ยังไงต้องลองไปทำตามดูทีละข้อน่ะครับ..


5 รายการล่าสุดที่มีการแจ้งหาย/ถูกขโมย - สามารถตรวจสอบเพิ่มเติมหรือแจ้งหาย/ถูกขโมยได้ที่ BlockSerial.com

Serial Number ประเภท ยี่ห้อ หาย/ถูกขโมย เมื่อวันที่
357504050832088/01   Mobile Phone   Samsung ถูกขโมย 12-Apr-14
QB05440901   Notebook/ Netbook   Lenovo / IBM หาย 10-Apr-14
352613/06/078311/9   Mobile Phone   Samsung หาย 07-Apr-14
CBRVKW1   Notebook/ Netbook   Dell ถูกขโมย 06-Apr-14
DBOKCT304597   Mobile Phone   Asus หาย 05-Apr-14