คู่มือการใช้งาน Microsoft Office 2010

สำหรับเพื่อนๆ ที่สนใจเรียนรู้การใช้งาน Office 2010 ทาง Microsoft ได้มีการพัฒนาการเรียนรู้แบบออนไลน์ ผ่านทางหน้าเว็บไซต์ของ Microsoft ได้โดยตรง รับรองคุณจะสามารถใช้โปรแกรม Microsoft Office 2010 ไม่ว่าโปรแกรมใดๆ ได้อย่างแน่นอน และที่สำคัญ เป็นการให้บริการเรียนรู้แบบฟรีๆ อีกด้วย

เรียนรู้การใช้ Office 2007, 2010 และ 2013 ผ่านทางเว็บของ Microsoft ได้ที่นี่!

คำลงท้ายในอีเมลที่ส่งออก

ข้อสังเกต เวลาเราได้รับอีเมลจากคนอื่นๆ ถ้าสังเกตให้ดี จะพบคำลงท้ายของอีเมลในเกือบทุกๆ ครั้ง (ขึ้นกับผู้ส่ง) ซึ่งคำลงท้ายนี้ส่วนใหญ่จะเป็นชื่อผู้ส่ง ตำแหน่ง เบอร์โทรศัพท์ เบอร์แฟ๊กซ์ เป็นต้น ซึ่งคำลงท้ายนี้ เราเรียกเป็นภาษาอังกฤษว่าา Signature ซึ่งเราสามารถกำหนด Signature ใน Microsoft Outlook 2010 ได้ โดยไม่จำเป็นต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง ซึ่งจะช่วยลดการทำงานได้มาก แถมบางบริษัท ยังมีโฆษณาแนบใน Signature ด้วย

ลองสังเกตอีเมลดูกันเอาเองน่ะครับ

เวลาพิมพ์รายงาน หลายๆ คนคงรู้จักอึดอัดกับเครื่องมือต่างๆ ที่แสดงบนหน้าจอคอมฯ ของเรา แถมบางคนที่ใช้ notebook ขนาดเล็กยิ่งไปกันใหญ่ เพราะพื้นที่ในการพิมพ์ยิ่งน้อยลงไปอีก อย่างไรก็ตาม ถ้าเราสังเกตดีๆ คงจะมีความเห็นตรงกันว่า สิ่งที่แสดงบนหน้าจอ ที่ทำให้เรามีพื้นที่น้อยลงคือ เมนูริบบอน (Ribbon Menu) ?นั่นเอง

ทิปวันนี้จึงมาขอแนะนำการซ่อนริบบอน ให้หายไปชั่วคราว

1. เปิดโปรแกรม Word 2010
2. เอาเม้าส์ไปวางบริเวณเมนู ริบบอนด้านบน
3. คลิกขวา จะเห็นคำสั่ง Minimize the Ribbon ?ให้คลิกเลือกคำสั่งนี้
4. เมนูริบบอน ทั้งหมดจะหายไป
5. ถ้าต้องการเอากลับมา ให้ดูที่บรรทัดเมนู ด้านขวาสุด (ใกล้เครื่องหมายคำถาม) จะมีเครื่องหมายลูกศรชี้ลงมา ให้คลิกที่เครื่องหมายนี้ เมนูริบบอนก็จะแสดงกลับมาตามปกติ

สำหรับผู้ใช้งานโปรแกรม Microsoft Office 2010

บทความนี้จะแนะนำถึงวิธีง่ายๆ ที่หลายๆ คนลืมใช้งานกันไปแล้ว เพราะว่าค่ากำหนดเริ่มต้นของโปรแกรมใน ตระกูล Microsoft Office 2010 หรือ Microsoft Office 2007 ก็ตาม ไม่มีการตั้งค่าให้ทำการสำรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ? ทำให้เกิดความเสียหายของข้อมูลได้ง่าย โดยเฉพาะกับเครื่องคอมฯ รุ่นเก่าๆ ที่อาจไม่สามารถทำงานได้ดีกับ Office รุ่นใหม่ๆ

คำสั่งที่พูดถึงนี้ คือ การสร้างไฟล์สำรองข้อมูลแบบอัตโนมัติ หรือภาษาอังกฤษเรียกว่า Backup copy

วิธีการกำหนดให้โปรแกรมสร้างไฟล์สำรองอัตโนมัติ

1. เปิดเอกสารงานขึ้นมาด้วย Microsoft Word ??(ขอยกตัวอย่าง)
2. คลิกเมนู? File
3. เลือกหัวข้อ Options
4. คลิกเลือกเมนูด้านซ้ายมือชื่อ Advanced
5. เลื่อนหน้าต่างลงมาจนถึงหัวข้อ Save
6. ให้คลิกถูก หน้าข้อความ ?Always create backup copy

?แค่นี้ก็ช่วยแก้ไขปัญหาไฟล์ที่ทำผิดพลาได้ในระดับหนึ่งแล้ว แต่ถ้าต้องการให้มีการบันทึกไฟล์แบบอัตโนมัติ ก็ให้เพิ่มการบันทึกไฟล์อัตโนมัติ (Auto Save) โดย

1. คลิกเข้าไปที่เมนู File
2. เลือกหัวข้อ Options
3. คลิกเลือกเมนูซ้ายมือ Save
4. จากนั้นคลิกเลือกหัวข้อ ??Save Auto Recover.. ? ?และกำหนดเวลาตามต้องการ

แค่นี้ก็สามารถช่วยลดปัญหาไฟล์ที่กำลังใช้งานอยู่ได้บ้างแล้วครับ

สำหรับผู้ที่มีการใช้ Microsoft Word 2010 ในการพิมพ์รายงาน เอกสารหลายๆ หน้า หรือใช้สำหรับการแต่งหนังสือ สิ่งหนึ่งที่พบเห็นได้ คือแต่ละไฟล์จะหลายหน้า และหลายหัวข้อ เราสามารถใช้เครื่องมือหนึ่งที่ช่วยในการโยกย้ายหัวข้อต่างๆ ให้เหมาะสมได้ด้วย Navigation Pane

เครื่องมือ Navigation Pane

เครื่องมือที่ช่วยในการแสดงข้อมูลในรูปแบบทีละหน้า หรือจัดกลุ่มเป็นหัวข้อๆ ทำให้เราสามารถทำการย้ายข้อมูลแต่ละหัวข้อสลับไปมาได้ โดยวิธีการลากและวาง (Drag and Drop) ปกติหน้าต่าง Navigation จะแสดงในตำแหน่งด้านซ้ายมือของหน้าจอของเรา แต่เราสามารถลากไปวางที่ด้านขวาได้เช่นกัน
 

วิธีการใช้คำสั่ง Navigation Pane

1. เปิดเอกสารงานที่ต้องการด้วย Word 2010
2. คลิกเมนู View
3. ในกลุ่มหัวข้อ Show ให้คลิกเลือกให้มีเครื่องหมายถูก หน้าข้อความ Navigation Pane
4. หน้าต่างคอลัมภ์ด้านซ้ายจะปรากฏให้เห็น
5. ทดสอบคลิกไอคอนเล็กๆ 3 ตัวด้านบน
   1. ตัวแรก จะแสดงในรูปแบบของแต่ละหัวข้อ (Heading)
   2. ตัวที่สอง จะแสดงในรูปแบบของแต่ละหน้า
   3. ตัวที่สาม ใช้กรณีในการค้นหา (Search)
   4. ให้คลิกที่หัวข้อแรก เพื่อแสดงในแต่ละหัวข้อหลัก
   5. ลองคลิกเลือกหัวข้อใด หัวข้อหนึ่ง จากนั้นคลิกไปสลับไปตำแหน่งอื่นๆ
   6. สังเกตผลลัพธ์ จะเห็นว่าข้อความทั้งหมดของหัวข้อนั้นๆ ถูกย้ายไปยังตำแหน่งที่เราลากไปวางไว้

แค่นี้เราก็สามารถปรับแต่งการวางข้อมูลใน Word 2010 ได้อย่างง่ายดายแล้ว