Microsoft Teams เป็นศูนย์กลางการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้ทีมในองค์กรสื่อสาร ประชุม แชร์ไฟล์ และจัดการงานได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น
เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานแบบ Hybrid และ Remote ที่ต้องการความรวดเร็วและความถูกต้องของข้อมูล การเรียนรู้ทิปเล็กๆ น้อยๆ ของ Teams จะช่วยประหยัดเวลา ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพให้ทั้งพนักงานและผู้บริหาร ไม่ว่าจะเป็นการค้นหาไฟล์อย่างรวดเร็ว จัดการประชุมอย่างมืออาชีพ หรือเชื่อมต่อกับแอปเสริมต่างๆ ทิปเหล่านี้จะทำให้คุณใช้ Teams ได้คล่องตัวและคุ้มค่ามากที่สุดในการทำงานประจำวัน
✅ 20 ทิปใช้งาน Microsoft Teams แบบใช้งานได้จริง
1. ใช้คำสั่งค้นหาแบบรวดเร็ว (Search Bar Command)
- พิมพ์ `/` ในช่อง Search ด้านบน จะเห็นคำสั่งลัด เช่น /files /call /unread
- ช่วยเข้าถึงข้อมูลได้เร็วมาก ไม่ต้องคลิกหลายชั้น
2. กด CTRL + E เพื่อกระโดดไปยังช่องค้นหา
- เป็นคีย์ลัดที่เร็วที่สุดสำหรับค้นหาชื่อไฟล์ แชท หรือช่องทางต่าง ๆ
3. ใช้ @mention อย่างมีประสิทธิภาพ
- @ชื่อบุคคล เพื่อให้ปลายทางเห็น Notification ชัดเจน
- @Team หรือ @Channel เพื่อแจ้งทุกคนในทีม (ใช้เมื่อจำเป็นเท่านั้น)
4. ปักหมุดแชทสำคัญ (Pin Chat)
- คลิกขวาแชท → Pin
- เหมาะกับ: ทีมงานหลัก, ผู้บริหาร, ห้องแจ้งปัญหา IT
5. ปักหมุด Channel ที่ใช้งานบ่อย
- ป้องกันการเลื่อนหาช่องทางที่สำคัญไม่เจอ
6. ใช้ Tags สำหรับแบ่งกลุ่มทีม
- เช่น Front Office, Housekeeping, Sales
- Mentions โดยใช้ @FrontOffice เพื่อแจ้งเฉพาะกลุ่มได้
7. ตั้ง Status ให้ตรงกับสถานการณ์
- Available, Busy, Do Not Disturb
- ใช้ DND ช่วยโฟกัสงาน ไม่ให้ Notification รบกวน
8. ตั้ง Quiet Hours บนมือถือ
- ไปที่ Settings → Notifications → Quiet Hours
- เหมาะกับองค์กรโรงแรมที่มีปฏิบัติงานข้ามกะ
9. ใช้ Templates สำหรับสร้าง Team
- เลือก Template เช่น “Project”, “Management”, “Support”
- มาพร้อม Channel + Permission โครงสร้างพร้อมใช้งาน
10. ใช้ Approvals ในการขออนุมัติ
- ใช้ส่งแบบฟอร์ม Approval แทนการส่งไลน์หรืออีเมล
- เหมาะกับ Request ต่างๆ เช่น WFH, เอกสารประกอบงาน, ใบสำคัญจ่าย
11. ใช้ Loop Components ในการทำงานร่วมกันแบบ Real-Time
- ส่ง Checklist, Table, Progress Tracker แบบแก้ไขร่วมกันได้ในแชท
- ลดการส่งไฟล์หลายเวอร์ชัน
12. กำหนด Background สำหรับประชุมให้เป็นแบรนด์องค์กร
- ใช้ Corporate Background เพื่อความเป็นมืออาชีพ
- ใช้เครื่องมือ Custom background จาก IT
13. บันทึกประชุมและเก็บไว้ใน OneDrive/SharePoint
- Teams เวอร์ชันใหม่จะเก็บไฟล์ไว้ใน OneDrive โดยอัตโนมัติ
- ง่ายต่อการแชร์และกำหนดสิทธิ์
14. ใช้ Transcription เพื่อแปลงเสียงประชุมเป็นข้อความ
- เหมาะสำหรับ recap, ส่งรายงานผู้บริหาร
- รองรับหลายภาษา
15. สร้าง Channel Meeting สำหรับทีมถาวร
- เหมาะกับงานประจำ เช่น Morning Brief, Weekly Review
- ไฟล์และแชทจะรวมใน Channel เดียว
16. ใช้ Together Mode เพื่อให้ประชุมมีส่วนร่วมมากขึ้น
- มองเห็นทุกคนแบบอยู่ในห้องเดียวกัน
- เหมาะกับ Training, Orientation
17. ใช้ Power Automate เชื่อม Teams เข้ากับระบบอื่น ตัวอย่าง Flow ที่นิยม
- แจ้งเตือนใน Teams เมื่อมี Ticket ใหม่ใน Helpdesk
- แจ้งเตือนเมื่อมีอีเมลจากผู้บริหาร
- Sync งาน Microsoft Planner เข้ากับ Teams
18. เชื่อม Calendar, Tasks และ Planner
- Tasks by Planner and To Do รวมงานจากหลายที่เป็นรายการเดียว
- ช่วยจัดลำดับความสำคัญง่ายขึ้น
19. ใช้ไฟล์ร่วมกันผ่าน SharePoint แทนการส่งไฟล์ซ้ำ
- เปิดเอกสารจาก Tab “Files”
- ทุกไฟล์จะเป็นเวอร์ชันเดียวกัน ลดสับสน
20. ใช้ Command Box เพื่อโทรหาคนเร็ว ๆ
- พิมพ์ `call ชื่อคน` → โทรทันที
- ประหยัดเวลา ไม่ต้องเลื่อนหา Contact
ถ้าต้องการ แบบไฟล์ HTML สำหรับแทรก Blogger หรือ เพิ่มจำนวนทิปเป็น 50 ข้อ แจ้งผมได้เลยครับ!
