Microsoft Teams ทำอะไรได้มากกว่าประชุมออนไลน์

Microsoft Teams ไม่ได้มีดีแค่เอาไว้ประชุมออนไลน์เท่านั้น หลายคนอาจคุ้นกับการใช้ Teams ไว้ประชุมประจำวัน แต่จริงๆ แล้วมันคือ “ศูนย์กลางการทำงานขององค์กร” 

ตัวช่วยให้ทุกอย่างง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการคุยงาน แบ่งปันไฟล์ ทำเอกสารร่วมกัน หรือจัดการงานเป็นทีมแบบเป็นขั้นตอนเดียวกัน ยิ่งในองค์กรที่มีหลายแผนกหรือหลายสาขาอย่างโรงแรม การใช้ Teams ช่วยลดความสับสน ลดการส่งไฟล์ซ้ำ และทำให้ทุกคนตามงานกันได้แบบเรียลไทม์ 

บทความนี้จะเล่าให้ฟังแบบอ่านสบายๆ ว่า Microsoft Teams มีประโยชน์อะไรอีกบ้างนอกจากประชุม และทำไมหลายองค์กรถึงเลือกใช้เป็นเครื่องมือหลักในการทำงานร่วมกันทุกวัน

ประโยชน์ของ Microsoft Teams นอกเหนือจากการประชุมออนไลน์ 

Microsoft Teams ถูกออกแบบมาให้เป็นที่รวมทุกอย่างของการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นข้อความ ไฟล์ งาน หรือเครื่องมืออื่นๆ ของ Office 365 ซึ่งช่วยลดการสลับโปรแกรมไปมา ทำให้งานเดินเร็วขึ้น เห็นภาพเดียวกัน และทำงานเป็นทีมได้ง่ายขึ้นมาก มาดูประโยชน์หลายๆ อย่างที่หลายคนอาจยังไม่รู้กัน

1. ใช้คุยงานแบบแชทได้สะดวกกว่าอีเมลเยอะ

Teams ทำให้การคุยงานรวดเร็วเหมือนแชทปกติ แต่ยังเป็นระเบียบเหมือนระบบทำงานองค์กร

สิ่งที่ทำได้ เช่น

• คุยแบบตัวต่อตัวหรือคุยเป็นกลุ่ม
• ส่งไฟล์ได้ง่ายกว่าการแนบอีเมล
• เลือกส่งข้อความแบบ “สำคัญ” หรือ “เร่งด่วน” ได้
• ค้นหาข้อความเก่าๆ ได้ครบ ไม่ต้องเลื่อนหาให้ปวดหัว

เหมาะมากสำหรับเวลาต้องคุยงานเร็วๆ เช่น ฝ่ายหน้า-หลังบ้านโรงแรมที่ต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้าในทุกวัน

2. แยกห้องทำงานเป็น Channel ทำให้งานไม่ปนกัน

จุดเด่นอีกอย่างของ Teams คือการแบ่งพื้นที่ทำงานเป็น “Channel”

ตัวอย่างที่นิยมใช้:

• Channel IT
• Channel HR
• Channel Front Office
• Channel Housekeeping
• Channel Marketing

แต่ละ Channel จะมีไฟล์ บทสนทนา และงานของตัวเอง ทำให้ทีมไม่สับสน และคนใหม่เข้าทีมมาก็ย้อนดูประวัติได้ทันที

3. แชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

Teams เชื่อมกับ OneDrive และ SharePoint แบบอัตโนมัติ

สิ่งที่ทำได้:

• เปิดไฟล์ Word/Excel/PowerPoint พร้อมกันหลายคน
• เห็นว่าใครกำลังแก้ตรงไหน
• ไม่ต้องส่งไฟล์เวอร์ชัน 1 / เวอร์ชัน 2 / เวอร์ชัน 10
• ทุกอย่างเก็บเป็นประวัติ แก้ไขย้อนหลังได้

เหมาะมากสำหรับงานโรงแรม เช่น SOP, รายงานรายวัน, ตารางเวร, รายงาน Maintenance ต่างๆ

4. ใช้เป็นศูนย์กลางของแอปและระบบอื่นๆ ได้

Teams ไม่ได้ใช้ได้เฉพาะโปรแกรมของ Microsoft เท่านั้น แต่ยังเชื่อมกับแอปอื่นๆ ได้ด้วย เช่น

• Trello
• Asana
• Power BI
• Jira
• Zoho
• CRM ต่างๆ
• ระบบงานโรงแรม (เช่น Dashboard จาก PMS หรือระบบแจ้งซ่อม)

ทำให้ไม่ต้องเปิดหลายระบบสลับกันทั้งวัน ทุกอย่างเรียกใช้ได้จากใน Teams เดียว

5. จัดการงาน (Tasks) ให้ทีมได้ง่ายขึ้น

บน Teams มีแอปชื่อ Planner หรือ Tasks ซึ่งช่วยให้เห็นงานของทั้งทีมแบบชัดเจน

สิ่งที่ทำได้:

• มอบหมายงานให้คนในทีม
• ตั้งกำหนดส่งงาน
• ติดตามสถานะว่า “ทำแล้ว / กำลังทำ / ยังไม่ทำ”
• แจ้งเตือนงานที่ใกล้ครบกำหนด

เหมาะสำหรับฝ่าย IT หรือ Engineering ที่ต้องทำงานเป็น Ticket และติดตามงานซ่อมบำรุงจำนวนมาก

6. ใช้เป็นระบบประกาศข่าวสารองค์กรได้

ไม่ต้องส่งอีเมลประกาศหลายๆ รอบ

Teams มีฟีเจอร์ “Announcement” ที่ทำให้:

• ส่งข่าวแบบเด่นขึ้นมาชัดเจน
• ใส่สีพื้นหลัง ไอคอน และภาพได้
• แจ้งเตือนทุกคนในทีมพร้อมกัน

เหมาะสำหรับ HR, IT หรือผู้บริหารที่ต้องประกาศเรื่องสำคัญ เช่น นโยบายใหม่ ตารางอบรม หรือประชุมด่วน

7. จัดเก็บไฟล์เป็นระบบมากกว่าแชร์ผ่าน LINE หรืออีเมล

ทุกไฟล์ที่ถูกส่งใน Channel จะถูกเก็บบน SharePoint อัตโนมัติ

จุดเด่น:

• ไม่ต้องตามหาไฟล์ในแชท
• จัดเป็นโฟลเดอร์ได้
• กำหนดสิทธิ์ได้ว่าใครดูได้บ้าง
• ดูประวัติการแก้ไขได้

ในงานโรงแรม ไฟล์ที่ยุ่งเหยิงเป็นเรื่องปกติ การใช้ Teams จะช่วยให้ทุกแผนกรักษาระเบียบได้ง่ายขึ้น

8. ใช้บันทึกโน้ตและ Knowledge Base สำหรับทีม

Teams เชื่อมกับ OneNote ได้

เหมาะสำหรับเก็บ:

• วิธีแก้ปัญหา IT
• SOP
• ข้อมูลลูกค้าสำคัญ
• ขั้นตอนการใช้งานระบบต่างๆ

ทำให้ทีมมี “คลังความรู้” ใช้ร่วมกัน ไม่ต้องถามซ้ำๆ และพนักงานใหม่เรียนรู้งานได้เร็วขึ้น

9. ทำ Automation ได้ผ่าน Power Automate

นี่คือประโยชน์ที่หลายคนไม่รู้ เช่น

• ถ้ามี Ticket ใหม่ในระบบ → แจ้งเตือนเข้า Teams
• ถ้าไฟล์ถูกอัปโหลด → ส่งข้อความอัตโนมัติ
• อนุมัติเอกสารผ่าน Teams ได้เลย
• ทำ Workflow เช่น การลางาน การขอสั่งซื้อ การแจ้งซ่อม

ช่วยลดงานเอกสาร ลดรอบอนุมัติ และลดความผิดพลาดจากมนุษย์ได้เยอะมาก

10. ใช้แทนอีเมลภายในองค์กรได้ในหลายกรณี

หลายองค์กรเลือกใช้ Teams แทนอีเมลสำหรับการสื่อสารภายใน เช่น

• ส่งข้อมูลประจำวัน
• รายงานปัญหา
• แจ้งคิวงาน
• แชร์ข่าวด่วน

เพราะสะดวกกว่า ค้นหาเร็วกกว่า และทุกอย่างอยู่รวมกัน

11. ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการสื่อสารขององค์กร

เมื่อใช้ Teams ดีๆ จะช่วยลดสิ่งเหล่านี้:

• ค่าระบบแชทอื่นๆ
• ค่าโทรภายใน
• ค่าไลเซนส์แยกของระบบจัดการงาน
• ค่าระบบเก็บไฟล์
• ค่าเครื่องมือประชุมออนไลน์จากเจ้าอื่น

เพราะ Teams รวมทุกอย่างไว้แล้วในแพ็กเกจ Microsoft 365