นอกจากนี้ยังสามารถช่วยเพิ่มความสะดวกในการทำงานร่วมกับทีมต่างๆ และการจัดการอีเมลในลักษณะอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงจากการลืมส่งข้อมูลสำคัญที่ต้องการส่งในเวลาที่กำหนด การตั้งค่านี้จึงเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการเพิ่มความมีระเบียบและประสิทธิภาพในการทำงาน
3 ขั้นตอนตั้งเวลาส่งอีเมลล่วงหน้า
ขั้นตอนที่ 1: เขียนอีเมล
- เปิด Microsoft Outlook และคลิกที่ New Email เพื่อเริ่มเขียนอีเมลใหม่
- กรอกข้อมูลในช่อง To (ผู้รับ), Subject (หัวเรื่อง), และข้อความที่ต้องการส่ง
ขั้นตอนที่ 2: ตั้งเวลาการส่งอีเมล
- คลิกที่ Options บนแถบเครื่องมือด้านบน
- จากนั้นคลิกที่ Delay Delivery ซึ่งจะเปิดหน้าต่าง Properties
- ในหน้าต่าง Properties ให้ไปที่ส่วน Delivery options และทำเครื่องหมายในช่อง Do not deliver before
- เลือกวันที่และเวลาที่คุณต้องการให้ส่งอีเมล (วัน/เวลาในอนาคต)
- คลิก Close เพื่อปิดหน้าต่าง Properties
ขั้นตอนที่ 3: ส่งอีเมล
- เมื่อคุณตั้งค่าการส่งเรียบร้อยแล้ว คลิก Send เพื่อส่งอีเมล
- อีเมลจะถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Outbox และจะถูกส่งตามเวลาที่คุณกำหนด
คำถาม จำเป็นต้องเปิดคอมฯ ทิ้งไว้หรือไม่
ไม่จำเป็นต้องเปิดคอมพิวเตอร์หรือเปิด Microsoft Outlook ทิ้งไว้เมื่อคุณตั้งเวลาส่งอีเมลล่วงหน้า หากคุณใช้ Outlook ในโหมดออนไลน์ (เช่น การใช้งานผ่าน Microsoft 365 หรือ Outlook.com) อีเมลจะถูกส่งตามเวลาที่คุณกำหนดแม้คอมพิวเตอร์ของคุณจะปิดอยู่หรือ Outlook ไม่เปิดอยู่ก็ตาม
อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้ Outlook ในโหมดออฟไลน์ (เช่น Outlook บน Windows) และยังไม่ได้เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์, อีเมลจะถูกเก็บไว้ใน Outbox และจะถูกส่งเมื่อคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตอีกครั้ง
บทสรุป การตั้งค่าการส่งอีเมลล่วงหน้าทำให้คุณสามารถเขียนอีเมลและกำหนดเวลาการส่งให้ตรงกับเวลาที่ต้องการโดยไม่จำเป็นต้องรออยู่หน้าคอมพิวเตอร์เมื่อถึงเวลา
#MicrosoftOutlook #MicrosoftOffice #Outlook
