ทิปการใช้อีเมล Outlook.com 20 ข้อ

Outlook.com คือบริการอีเมลฟรีจาก Microsoft ที่ได้รับความนิยมทั้งในกลุ่มผู้ใช้งานทั่วไปและองค์กรธุรกิจ ด้วยจุดเด่นด้านความเสถียร ความปลอดภัย และการทำงานร่วมกับบริการอื่น 

อย่างเช่น OneDrive, Microsoft Teams และ Microsoft 365 ได้อย่างลงตัว อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้งานจำนวนมากยังใช้ความสามารถของ Outlook.com ได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการอีเมลจำนวนมาก การตั้งค่าความปลอดภัย หรือการใช้งานฟีเจอร์อัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลา 

บทความนี้ได้รวบรวม “ทิปการใช้อีเมล Outlook.com 20 ข้อ” พร้อมวิธีทำทีละขั้นตอน เพื่อช่วยให้คุณใช้งานอีเมลได้เร็วขึ้น เป็นระบบมากขึ้น และปลอดภัยยิ่งขึ้น เหมาะทั้งสำหรับผู้เริ่มต้น พนักงานออฟฟิศ และผู้ดูแลระบบที่ต้องการแนวทางใช้งานจริงในชีวิตประจำวัน

ทิปการใช้อีเมล Outlook.com 20 ข้อ (พร้อมวิธีทำ)

1. 1) ใช้ Inbox แบบ Focused

   ประโยชน์: แยกอีเมลงานสำคัญออกจากอีเมลทั่วไป ลดโอกาสพลาดเรื่องเร่งด่วน

   วิธีทำ:

   • เข้าไปที่ Inbox
   • เลือกแท็บ Focused
   • ระบบจะคัดกรองอีเมลสำคัญให้อัตโนมัติ

2. 2) ปักหมุดอีเมลสำคัญ (Pin)

   ประโยชน์: ดันอีเมลสำคัญให้อยู่ด้านบน หาเจอง่าย

   วิธีทำ:

   • คลิกขวาที่อีเมลที่ต้องการ
   • เลือก Pin

3. 3) สร้างโฟลเดอร์แยกหมวดงาน

   ประโยชน์: จัดระเบียบอีเมล ช่วยให้ค้นหาเร็วและทำงานเป็นระบบ

   วิธีทำ:

   • แถบด้านซ้าย เลือก New folder
   • ตั้งชื่อ เช่น งาน, ใบแจ้งหนี้, ลูกค้า, HR

4. 4) ใช้ Rules คัดกรองอีเมลอัตโนมัติ

   ประโยชน์: ลดงานซ้ำ ๆ เช่น ย้ายอีเมลเข้โฟลเดอร์อัตโนมัติ

   วิธีทำ:

   • ไปที่ Settings (ไอคอนรูปเฟือง)
   • เลือก Mail > Rules
   • กด Add new rule แล้วกำหนดเงื่อนไข (เช่น From/Subject)
   • เลือกการกระทำ (เช่น Move to folder / Mark as read)
   • กด Save

5. 5) ค้นหาอีเมลแบบขั้นสูง

   ประโยชน์: หาอีเมลเก่า/ไฟล์แนบได้เร็ว โดยไม่ต้องไล่เปิดทีละฉบับ

   วิธีทำ:

   • พิมพ์คำค้นในช่อง Search ด้านบน
   • ใช้ตัวกรอง เช่น From, Date, Has attachments

6. 6) แนบไฟล์จาก OneDrive

   ประโยชน์: ส่งไฟล์ใหญ่ได้ง่าย และควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงได้

   วิธีทำ:

   • ขณะเขียนอีเมล คลิก Attach
   • เลือก Browse cloud locations หรือ OneDrive
   • เลือกไฟล์ แล้วกด Attach

7. 7) ตั้งลายเซ็นอีเมล (Signature)

   ประโยชน์: เพิ่มความเป็นมืออาชีพ และประหยัดเวลาพิมพ์ข้อมูลซ้ำ

   วิธีทำ:

   • ไปที่ Settings > Mail
   • เลือก Compose and reply
   • พิมพ์ลายเซ็น และเลือกให้แสดงอัตโนมัติ
   • กด Save

8. 8) ตั้ง Auto Reply (Out of Office)

   ประโยชน์: แจ้งผู้ส่งอีเมลอัตโนมัติเมื่อคุณลาหยุด/ไม่สะดวกตอบ

   วิธีทำ:

   • ไปที่ Settings > Mail
   • เลือก Automatic replies
   • เปิดใช้งาน เลือกช่วงเวลา และพิมพ์ข้อความตอบกลับ
   • กด Save

9. 9) ใช้ @Mention เพื่อดึงความสนใจผู้รับ

   ประโยชน์: ช่วยให้ผู้รับเห็นจุดที่ต้องตอบ/ต้องทำได้ชัดเจน

   วิธีทำ:

   • ในเนื้อหาอีเมล พิมพ์ @ ตามด้วยชื่อผู้รับ
   • เลือกชื่อจากรายการที่แสดง

10. 10) ลบอีเมลจำนวนมากพร้อมกัน

    ประโยชน์: เคลียร์ Inbox ได้เร็ว ลดอีเมลค้าง

    วิธีทำ:

    • ติ๊กเลือกหลายอีเมลจากช่องหน้ารายการ
    • คลิก Delete (ไอคอนถังขยะ)

11. 11) ใช้ Sweep ทำความสะอาดอีเมลประเภทเดียวกัน

    ประโยชน์: ลบ/ย้ายอีเมลซ้ำ ๆ จากผู้ส่งเดียวกันได้อัตโนมัติ

    วิธีทำ:

    • คลิกขวาที่อีเมลจากผู้ส่งที่ต้องการจัดการ
    • เลือก Sweep
    • กำหนดเงื่อนไข เช่น เก็บเฉพาะล่าสุด หรือลบอีเมลเก่ากว่า 10/30 วัน

12. 12) ตั้งค่าการแจ้งเตือนเฉพาะอีเมลสำคัญ

    ประโยชน์: ลดการแจ้งเตือนรบกวน โฟกัสงานได้ดีขึ้น

    วิธีทำ:

    • ไปที่ Settings > Notifications (หรือการแจ้งเตือน)
    • เลือกให้แจ้งเฉพาะอีเมลสำคัญ/Focused (ตามตัวเลือกที่มี)

13. 13) เปลี่ยนธีม Outlook.com ให้สบายตา

    ประโยชน์: ลดความล้า โดยเฉพาะทำงานหน้าจอนาน ๆ

    วิธีทำ:

    • ไปที่ Settings > General
    • เลือก Appearance แล้วปรับธีม/โหมดมืด (ถ้ามี)

14. 14) ใช้คีย์ลัด (Keyboard shortcuts)

    ประโยชน์: ทำงานเร็วขึ้น เช่น ตอบกลับ/ส่งต่อ/ค้นหา

    วิธีทำ:

    • ในหน้า Outlook.com กด ? เพื่อดูรายการคีย์ลัด
    • เปิดใช้งานคีย์ลัดใน Settings หากถูกปิดไว้

15. 15) ตรวจสอบ Junk/Spam เป็นประจำ

    ประโยชน์: กันพลาดอีเมลสำคัญที่ถูกกรองผิด

    วิธีทำ:

    • เข้าโฟลเดอร์ Junk Email
    • ถ้าเจออีเมลสำคัญ เลือก Not junk

16. 16) บล็อกผู้ส่งสแปม

    ประโยชน์: ลดอีเมลขยะและความเสี่ยงจากฟิชชิง

    วิธีทำ:

    • คลิกขวาที่อีเมลสแปม
    • เลือก Block หรือ Block sender

17. 17) ใช้ Calendar ร่วมกับอีเมลเพื่อจัดตารางงาน

    ประโยชน์: นำอีเมลนัดหมายไปสร้างตารางได้ทันที ลดหลุดนัด

    วิธีทำ:

    • คลิกไอคอน Calendar
    • สร้าง New event และคัดลอกข้อมูลจากอีเมล หรือใช้เมนูสร้างกิจกรรมจากอีเมล (ถ้ามี)

18. 18) ตั้งค่าภาษาและเขตเวลา

    ประโยชน์: เวลานัดหมายและการแสดงผลตรงตามพื้นที่ใช้งาน

    วิธีทำ:

    • ไปที่ Settings > General
    • เลือก Language and time
    • ตั้งค่า Time zone ให้ถูกต้อง แล้วกด Save

19. 19) เชื่อมต่ออีเมลหลายบัญชีในที่เดียว

    ประโยชน์: จัดการอีเมลงาน/ส่วนตัวในจุดเดียว ลดการสลับบัญชี

    วิธีทำ:

    • ไปที่ Settings > Mail
    • เลือกเมนูเกี่ยวกับการ Sync หรือเชื่อมต่อบัญชี (ตามตัวเลือกที่ระบบแสดง)
    • ทำตามขั้นตอนเข้าสู่ระบบและยืนยันสิทธิ์

20. 20) เปิดใช้งานการยืนยันตัวตน 2 ขั้นตอน (2FA)

    ประโยชน์: เพิ่มความปลอดภัย ป้องกันบัญชีถูกยึดแม้รหัสผ่านรั่ว

    วิธีทำ:

    • เข้าไปที่หน้า Microsoft Account
    • ไปที่ Security
    • เปิด Two-step verification และตั้งค่าตามระบบแนะนำ