การใช้งาน Microsoft Teams อย่างมีประสิทธิภาพจำเป็นต้องเข้าใจคำศัพท์เฉพาะที่ใช้ในระบบ เนื่องจาก Teams รวมฟังก์ชันทั้งหมดสำหรับการสื่อสาร การประชุม การแชร์ไฟล์
รวมถึงการจัดการงานร่วมกันในองค์กร การรู้จักคำศัพท์ที่ถูกต้องช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าประชุมได้อย่างถูกต้อง ใช้ Channel ได้อย่างเหมาะสม รวมถึงลดความผิดพลาดในการแชร์ไฟล์หรือกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ โดยเฉพาะองค์กรที่มีหลายแผนกหรือทีมงานจำนวนมาก การเข้าใจคำศัพท์ Teams จะช่วยให้สื่อสารงานได้เร็วขึ้น ทำงานร่วมกันได้คล่องตัว และลดภาระของฝ่ายไอทีในการให้คำแนะนำซ้ำ ๆ จึงเป็นพื้นฐานสำคัญของการทำงานแบบ Digital Workplace ในยุคปัจจุบัน
คำศัพท์ Microsoft Teams
(50 คำ พร้อมคำอธิบายแบบละเอียด)
- Team – กลุ่มงานหลักใน Teams ใช้รวมสมาชิกที่ทำงานร่วมกัน โดยมีพื้นที่สำหรับแชร์ไฟล์ สนทนา และจัดการโครงการต่าง ๆ
- Channel – ห้องย่อยภายใน Team ใช้แบ่งหัวข้อหรือโปรเจกต์ เพื่อให้การสนทนาและไฟล์ถูกจัดระเบียบและค้นหาได้ง่าย
- General Channel – ช่องพื้นฐานที่สร้างขึ้นอัตโนมัติของแต่ละ Team มักใช้สำหรับประกาศ ข่าวสาร หรือข้อมูลส่วนกลาง
- Private Channel – ช่องที่จำกัดเฉพาะกลุ่มสมาชิกบางคน เหมาะสำหรับข้อมูลลับหรือการทำงานที่ต้องการความเป็นส่วนตัว
- Shared Channel – ช่องที่สามารถแชร์ให้สมาชิกข้าม Team หรือแม้แต่ข้ามองค์กรเข้าร่วมได้ โดยไม่ต้องเพิ่มคนเข้าทั้ง Team
- Chat – ระบบสนทนาแบบ 1:1 หรือแบบกลุ่ม ที่แยกจาก Team ใช้สำหรับการคุยงานรวดเร็วหรือไม่ต้องการเชื่อมกับโปรเจกต์
- Group Chat – ห้องแชทสำหรับหลายคน แต่ไม่ได้ผูกกับ Channel เหมาะสำหรับงานชั่วคราวหรือการพูดคุยนอก Team
- Mention (@) – การแท็กชื่อบุคคลหรือทั้ง Team เพื่อให้ระบบส่งการแจ้งเตือนถึงผู้ที่ถูกกล่าวถึง
- Meeting – การประชุมออนไลน์พร้อมเสียง วิดีโอ และการแชร์หน้าจอ เหมาะทั้งงานภายในและภายนอกองค์กร
- Live Event – รูปแบบถ่ายทอดสดสำหรับผู้ชมจำนวนมาก เช่น การประชุมบริษัทหรืออบรมที่มีผู้เข้าร่วมหลักพันคน
- Webinar – การประชุมแบบสัมมนาออนไลน์ที่รองรับการลงทะเบียนผู้เข้าร่วม และมีการควบคุมผู้ชมมากกว่า Meeting
- Breakout Rooms – ห้องประชุมย่อยที่ผู้จัดสามารถแยกผู้เข้าร่วมออกไปทำงานกลุ่ม พร้อมเรียกกลับมาห้องหลักได้
- Presenter – ผู้ที่มีสิทธิ์แชร์หน้าจอ แก้ไขไฟล์ หรือควบคุมเนื้อหาที่แสดงในการประชุม
- Organizer – ผู้สร้างประชุมที่มีสิทธิ์ในการควบคุมทั้งหมด เช่น เปิด/ปิดไมค์ จัดการ Breakout Room หรือบันทึกประชุม
- Co-organizer – ผู้ช่วยจัดการประชุมที่มีสิทธิ์ใกล้เคียง Organizer เพื่อลดภาระของผู้จัดหลัก
- Attendee – ผู้เข้าร่วมประชุมทั่วไป มีสิทธิเพียงฟัง พูด หรือดูตามสิทธิ์ที่จัดประชุมกำหนดไว้
- Raise Hand – ปุ่มยกมือเสมือนจริงเพื่อแสดงความต้องการพูดหรือสอบถาม โดยไม่รบกวนการประชุม
- Recording – ฟีเจอร์บันทึกเสียง วิดีโอ และเนื้อหาการประชุม เพื่อใช้ทบทวนหรือส่งให้ผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วม
- Transcription – ระบบถอดคำพูดในการประชุมเป็นข้อความแบบอัตโนมัติ สามารถค้นหาและตรวจสอบภายหลังได้ง่าย
- Whiteboard – กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลสำหรับระดมความคิด วาดแผน หรือเขียนโน้ตร่วมกันแบบเรียลไทม์
- Files Tab – พื้นที่รวบรวมไฟล์ทั้งหมดใน Channel เพื่อให้สมาชิกเข้าถึง แชร์ และแก้ไขร่วมกัน
- SharePoint – ระบบเก็บไฟล์หลักที่อยู่เบื้องหลังของ Teams ทำหน้าที่เป็นคลังข้อมูลและจัดการสิทธิ์การแชร์ไฟล์
- OneDrive – ที่เก็บไฟล์ส่วนตัวของผู้ใช้ ใช้เก็บเอกสารที่แชร์ผ่านแชทแบบ 1:1 หรือ Group Chat
- Apps – แอปเสริมที่นำมาติดตั้งใน Teams เช่น Planner, Forms ช่วยเพิ่มความสามารถของการทำงานร่วมกัน
- Tabs – เมนูเพิ่มเติมใน Channel ที่ใช้ติดตั้งแอปหรือไฟล์ที่ต้องการให้เข้าถึงได้ง่าย เช่น Excel, Website
- Planner – เครื่องมือวางแผนงานแบบ Kanban Board ใช้แบ่งงาน ติดตามสถานะ และมอบหมายงานในทีม
- To Do – แอปจัดการงานส่วนตัว เชื่อมกับ Planner เพื่อให้เห็นงานทั้งหมดในที่เดียว
- Approvals – ระบบส่งคำขออนุมัติ เช่น ลา อนุมัติใบงาน พร้อมประวัติการอนุมัติครบถ้วน
- Activity Feed – หน้าต่างรวมทุกการแจ้งเตือน เช่น Mentions การตอบกลับ การประชุมที่เริ่มต้น
- Status – สถานะแสดงความพร้อม เช่น Available, Busy, Do Not Disturb เพื่อให้เพื่อนร่วมงานทราบว่าติดต่อได้หรือไม่
- Pinned Message – การปักหมุดข้อความสำคัญไว้ด้านบนเพื่อให้เห็นง่ายและไม่ตกหล่น
- Immersive Reader – เครื่องมือช่วยอ่าน ปรับขนาดข้อความ หรือแยกพยางค์ เหมาะสำหรับผู้ต้องการความสะดวกเพิ่ม
- Background Effects – ฟังก์ชันเปลี่ยนพื้นหลังในการประชุม เช่น เบลอพื้นหลัง หรือใช้ภาพองค์กร
- Noise Suppression – ระบบตัดเสียงรบกวน เช่น เสียงพิมพ์ แอร์ หรือเสียงรถ เพื่อให้ประชุมชัดเจนมากขึ้น
- Together Mode – โหมดการแสดงผู้เข้าประชุมในฉากเดียว ช่วยเพิ่มความรู้สึกมีส่วนร่วม
- Call – ระบบโทรศัพท์ภายใน Teams ที่รองรับการโทรเสียงและวิดีโอแทนโทรศัพท์สำนักงาน
- Voicemail – ระบบฝากข้อความเสียงเมื่อไม่สามารถรับสายได้
- Call Queue – ระบบคิวรอสายที่ใช้ใน Contact Center พร้อมส่งต่อให้พนักงานที่ว่าง
- Auto Attendant – ระบบตอบรับอัตโนมัติ เช่น เมนู “กด 1 ติดต่อฝ่ายขาย”
- Teams Admin Center – ศูนย์ควบคุมการตั้งค่าของผู้ดูแลระบบ IT เพื่อจัดการผู้ใช้ แอป นโยบาย และความปลอดภัย
- Policies – ชุดนโยบายที่กำหนดว่าผู้ใช้แต่ละกลุ่มสามารถใช้ฟีเจอร์ใดได้บ้าง เช่น ประชุมหรือบันทึกประชุม
- Meeting Policy – นโยบายควบคุมการประชุม เช่น อนุญาตบันทึกหรือไม่ ให้ใครแชร์หน้าจอได้
- App Permission Policy – นโยบายจำกัดแอปที่อนุญาตให้ใช้งานในองค์กร เพื่อความปลอดภัย
- Guest Access – การเชิญผู้ใช้นอกองค์กรเข้ามาร่วม Team พร้อมสิทธิ์ที่จำกัด
- External Access – การแชทหรือโทรกับโดเมนองค์กรอื่น โดยไม่ต้องเชิญมาเป็น Guest
- Compliance – ระบบปฏิบัติตามข้อกำกับ เช่น การเก็บข้อมูล บันทึกข้อความ และการตรวจสอบย้อนหลัง
- Retention Policy – นโยบายกำหนดระยะเวลาการเก็บหรือลบข้อมูล เพื่อให้สอดคล้องกับข้อบังคับองค์กร
- Team Owner – ผู้ที่มีสิทธิ์จัดการ Team ทั้งหมด เช่น เพิ่มสมาชิก ลบไฟล์ ตั้งค่าช่อง
- Member – สมาชิกทั่วไปที่เข้าถึงไฟล์และสนทนาได้ตามที่ Owner อนุญาต
- Guest – ผู้ใช้งานภายนอกที่ได้รับสิทธิ์เข้าร่วมบางส่วนใน Team มักใช้สำหรับคู่ค้า/ซัพพลายเออร์
#MicrosoftTeams #Teams # Microsoft365
