การใช้งาน Microsoft Teams ร่วมกับ Microsoft 365 ในระดับองค์กร เป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันแบบครบวงจร โดยมีการทำงานร่วมกันกับโปรแกรมอื่่นๆ
โดยเชื่อมโยงกับเครื่องมือใน Microsoft 365 เช่น Outlook, OneDrive, SharePoint และ Planner ได้อย่างลงตัว เพื่อการสื่อสาร ประสานงาน และจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ
การจะใช้ Microsoft Teams ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เราจำเป็นจะต้องเข้าใจเรื่องการจัดกลุ่มในการสื่อสาร และคำศัพท์ที่เกี่ยวข้อง ทั้งนี้ เพื่อจะได้สามารถใช้โปรแกรมได้อย่างถูกต้อง
องค์ประกอบ Microsoft Teams และความแตกต่าง
| องค์ประกอบ | ความหมาย | จุดเด่น / ความแตกต่าง |
|---|---|---|
| Team | กลุ่มงานหรือหน่วยงาน เช่น “ฝ่ายการตลาด”, “โรงแรม A” | มี Channel ภายในสำหรับแยกหัวข้อ |
| Channel | ห้องย่อยภายใน Team เช่น “งานอีเวนต์”, “รายงานยอดขาย” | ใช้สำหรับแยกงานหรือหัวข้อเพื่อไม่ให้ปะปนกัน |
| General | Channel พื้นฐานที่สร้างอัตโนมัติในทุก Team | เหมาะสำหรับประกาศ ข่าวสารทั่วไปของทั้งทีม |
| Chat | การสนทนาแบบตัวต่อตัว หรือกลุ่มย่อย (ไม่จำเป็นต้องอยู่ใน Team) | ไม่มีเครื่องมือการทำงานร่วมแบบ Channel |
| Group Chat | การสนทนากลุ่ม (2 คนขึ้นไป) ที่ไม่ขึ้นกับ Team | เหมาะกับงานเร่งด่วน หรือสื่อสารเฉพาะกิจ |
วิธีการใช้งาน (ระดับองค์กร)
1. การสร้าง Team
- ไปที่หน้า “Teams” > เลือก “Join or Create a Team”
- คลิก “Create Team” > เลือกว่าจะสร้างจากศูนย์หรือจากทีมที่มีอยู่
- ตั้งชื่อทีม เช่น “Sales Department”
- เชิญสมาชิกเข้าเป็นทีมงาน
2. การใช้งาน Channel
ภายในแต่ละ Team สามารถเพิ่ม Channel ได้:
- เลือก Team > กด "..." > Add Channel
- กำหนดชื่อ เช่น “Monthly Report”
- เลือกความเป็นส่วนตัว (Standard หรือ Private)
3. การใช้ General Channel ใช้สำหรับ
- ประกาศข่าวสารองค์กร
- นัดหมายการประชุมทีม
- ปักหมุดเอกสารสำคัญที่ใช้ร่วมกัน
4. การใช้งาน Chat และ Group Chat
- เลือกเมนู “Chat” จากแถบด้านซ้าย
- กด New Chat (ไอคอนดินสอ) แล้วเลือกผู้รับ 1 คน (Chat) หรือหลายคน (Group Chat)
- ส่งข้อความ รูปภาพ ไฟล์ หรือกด Meeting เพื่อสร้างการประชุมทันที
- ใช้ @mention เพื่อเรียกความสนใจในข้อความ
สรุปแบบเข้าใจง่าย คือ สำหรับองค์กร ขอแนะนำให้มีการสร้าง Team และ Channel ขึ้นมาก่อน เป็นการจัดกลุ่มในการสื่อสารภายในองค์กร ทั้งนี้ สามารถใช้อย่าง Team / Channel ได้อย่างต่อเนื่อง ไม่เสียเวลาในการสร้างใหม่ทุกครั้ง ส่วน Chat หรือ Group Chat สามารถ สร้างตามความพอใจของเรา หรือสร้างเมื่อเราต้องการสื่อสาร
