Microsoft Outlook 365 เป็นเครื่องมืออีเมลที่ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในภาคธุรกิจ โดยเฉพาะเมื่อใช้งานร่วมกับ Microsoft 365 ภายใต้ระบบองค์กร
แม้จะมีฟีเจอร์พื้นฐานที่ใช้งานบ่อย เช่น การส่งอีเมล การจัดการปฏิทิน และการนัดหมาย แต่ยังมีคำสั่งอีกหลายรายการที่มักไม่ถูกใช้งาน แต่กลับมีประโยชน์อย่างยิ่ง เช่น การตั้งเวลาส่งเมล การกู้คืนเมล การสร้างกฎจัดการกล่องจดหมาย หรือแม้แต่การเปิดใช้งาน Archive Mailbox ซึ่งช่วยจัดการพื้นที่อีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
บทความนี้จะอธิบายฟีเจอร์เหล่านี้อย่างละเอียด พร้อมตัวอย่างการใช้งาน เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนำไปปรับใช้ในงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานในสาย IT หรือองค์กรที่ต้องการความเป็นมืออาชีพในการสื่อสาร
9 คำสั่งที่ถูกมองข้ามและวิธีใช้งาน
1. Mailbox Size
ความหมาย: ใช้ตรวจสอบขนาดของกล่องจดหมายในปัจจุบัน
วิธีใช้งาน
- ไปที่ File > Tools > Mailbox Cleanup
- คลิก “View Mailbox Size…” เพื่อดูการใช้งานพื้นที่
ประโยชน์
- ป้องกันกล่องเต็ม
- วิเคราะห์ว่าควรลบหรือย้ายอีเมลเก่า
2. Archive Mailbox
ความหมาย: กล่องจดหมายสำรองเพื่อเก็บอีเมลเก่าโดยไม่ลบทิ้ง
วิธีใช้งาน
- ไปที่ File > Info > Tools > Clean Up Old Items
- เลือกโฟลเดอร์และช่วงเวลา
- กำหนดว่าให้ย้ายอีเมลที่เก่ากว่ากี่วันไปเก็บ
ประโยชน์
- ลดภาระพื้นที่ Mailbox หลัก
- คงข้อมูลสำคัญไว้ตามระเบียบองค์กร
3. Address Book
ความหมาย: สมุดรายชื่อผู้ติดต่อในระบบองค์กร
วิธีใช้งาน
- ไปที่ Home > Address Book
- ค้นหารายชื่อโดยพิมพ์ชื่อหรืออีเมล
ประโยชน์
- ค้นหาข้อมูลผู้ร่วมงานอย่างรวดเร็ว
- ลดข้อผิดพลาดในการกรอกอีเมลผิด
4. Block Spam Mail
ความหมาย: บล็อกอีเมลที่ไม่ต้องการหรือน่าสงสัยว่าเป็นสแปม
วิธีใช้งาน
- คลิกขวาบนอีเมล > Junk > Block Sender
- เพิ่มโดเมนหรือที่อยู่อีเมลใน Safe/Blocked List
ประโยชน์
- ลดความรำคาญจากอีเมลขยะ
- เพิ่มความปลอดภัยในระบบ
5. My Templates
ความหมาย: จัดเก็บอีเมลรูปแบบที่ใช้งานบ่อย
วิธีใช้งาน
- จากหน้าต่าง New Mail > คลิก “View Templates” ในแถบ Message
- สร้าง Template ใหม่ได้ทันที
ประโยชน์
- ประหยัดเวลาในการพิมพ์ข้อความซ้ำ
- เหมาะกับการตอบกลับแบบมาตรฐาน
6. Delay Delivery
ความหมาย: ตั้งเวลาส่งอีเมลล่วงหน้า
วิธีใช้งาน
- ขณะเขียนอีเมล > ไปที่ Options > Delay Delivery
- กำหนดวันที่และเวลาที่ต้องการให้ส่ง
ประโยชน์
- เหมาะกับการทำงานข้ามเขตเวลา
- ป้องกันการส่งอีเมลในเวลาที่ไม่เหมาะสม
7. Recall This Message
ความหมาย: เรียกคืนอีเมลที่ส่งไปแล้ว (ใช้ได้ในบางกรณีเท่านั้น)
เงื่อนไข
- ผู้รับต้องอยู่ในระบบ Exchange เดียวกัน และยังไม่เปิดอ่าน
วิธีใช้งาน
- เปิดอีเมลใน Sent Items > คลิก “Actions > Recall This Message”
ประโยชน์
- ลดความผิดพลาดในการส่งอีเมลผิดคน หรือเนื้อหาไม่ถูกต้อง
8. Rules (กฎการจัดการเมล)
ความหมาย: ตั้งเงื่อนไขให้ Outlook จัดการอีเมลอัตโนมัติ
วิธีใช้งาน
- ไปที่ File > Manage Rules & Alerts
- กำหนดกฎ เช่น หากชื่อเรื่องมีคำว่า “Booking” ให้ย้ายไปโฟลเดอร์เฉพาะ
ประโยชน์
- จัดระเบียบกล่องจดหมายอัตโนมัติ
- ลดเวลาในการคัดแยกอีเมล
9. Invited Calendar / MS Teams Integration
ความหมาย: การจัดการนัดหมายและประชุมผ่านปฏิทิน Outlook ที่เชื่อมกับ Microsoft Teams
วิธีใช้งาน
- สร้างนัดหมายในปฏิทิน Outlook > เลือก "Teams Meeting"
- ลิงก์จะถูกสร้างให้อัตโนมัติ
ประโยชน์
- ประสานงานการประชุมแบบออนไลน์ได้ง่าย
- เพิ่มความสะดวกในการเชิญผู้ร่วมประชุมหลายคน
คำแนะนำเพิ่มเติม
- แนะนำให้ผู้ใช้จัดหมวดหมู่เมล โดยใช้ Rules + Archive Mailbox
- ใช้ Delay Delivery เมื่อต้องสื่อสารกับทีมงานต่างเวลา เช่น ส่งอีเมลในช่วงเช้าเวลาไทย แต่ถึงผู้รับตอนเช้าทางยุโรป หรือ ความจำเป็นในการส่งอีเมลให้ตรงตามเวลานัดหมาย เป็นต้น
- ใช้ Templates สำหรับคำตอบอัตโนมัติ เช่น การตอบกลับคำถามซ้ำๆ จากลูกค้า
- ใช้ Recall อย่างระมัดระวัง และควรแนบอีเมลฉบับใหม่เพื่อแก้ไขด้วยเสมอ
#MicrosoftOutlook365 #MicrosoftOutlook #Outlook365 #Microsoft365
