วิธีใช้คอมบริษัทอย่างปลอดภัย

ในยุคดิจิทัล คอมพิวเตอร์ของบริษัทไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือทำงานเท่านั้น แต่ยังเป็นจุดศูนย์กลางของข้อมูลสำคัญ เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลทางการเงิน และข้อมูลเชิงกลยุทธ์ขององค์กร 

การใช้งานคอมพิวเตอร์บริษัทอย่างปลอดภัยจึงเป็นเรื่องที่พนักงานทุกระดับต้องให้ความสำคัญ ไม่ใช่เฉพาะฝ่ายไอทีเท่านั้น ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อย เช่น การคลิกลิงก์อีเมลปลอม การใช้รหัสผ่านซ้ำ หรือการนำแฟลชไดรฟ์ส่วนตัวมาเสียบ อาจนำไปสู่การรั่วไหลของข้อมูล การติดมัลแวร์ หรือความเสียหายทางธุรกิจในวงกว้างได้ 

บทความนี้จะอธิบายแนวทางการใช้คอมพิวเตอร์บริษัทอย่างปลอดภัย ตั้งแต่พื้นฐานที่พนักงานทั่วไปควรรู้ ไปจนถึงแนวปฏิบัติที่ช่วยลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยไซเบอร์ เพื่อให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างมั่นคงและยั่งยืน

การใช้คอมพิวเตอร์บริษัทอย่างปลอดภัย

1) เข้าใจความแตกต่างระหว่าง “เครื่องบริษัท” กับ “เครื่องส่วนตัว”

คอมพิวเตอร์ของบริษัทถูกออกแบบมาเพื่อการทำงานและเชื่อมต่อกับระบบภายใน เช่น ระบบอีเมล เซิร์ฟเวอร์ ไฟล์งาน หรือระบบบัญชี ดังนั้นควรปฏิบัติดังนี้

• หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องบริษัทเพื่อกิจกรรมส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวกับงาน
• ไม่ติดตั้งโปรแกรม/เกมเองโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ปฏิบัติตามนโยบาย IT ขององค์กรอย่างเคร่งครัด

เหตุผลคือซอฟต์แวร์ที่ไม่ได้รับการตรวจสอบอาจแฝงมัลแวร์หรือช่องโหว่ด้านความปลอดภัย

2) ใช้รหัสผ่านอย่างรัดกุมและไม่ใช้ซ้ำ

รหัสผ่านคือด่านแรกของความปลอดภัย แนะนำให้ทำตามนี้

• ตั้งรหัสผ่านยาวอย่างน้อย 12 ตัวอักษร
• ผสมตัวอักษรใหญ่/เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์
• ห้ามใช้รหัสผ่านเดียวกันกับบัญชีส่วนตัว เช่น Facebook หรือ Gmail
• ไม่จดรหัสผ่านไว้บนกระดาษหรือไฟล์ที่เข้าถึงง่าย

หากบริษัทมีระบบยืนยันตัวตนสองชั้น (2FA/MFA) ควรเปิดใช้งานทุกครั้ง

3) ระวังอีเมลและฟิชชิง (Phishing)

ภัยคุกคามที่พบบ่อยที่สุดคืออีเมลหลอกลวง ให้สังเกตดังนี้

• ตรวจสอบชื่อผู้ส่งและโดเมนอีเมลให้ละเอียด
• อย่าคลิกลิงก์หรือดาวน์โหลดไฟล์แนบที่น่าสงสัย
• อีเมลที่เร่งให้ตัดสินใจ เช่น “ด่วนมาก” หรือ “บัญชีจะถูกระงับ” มักเป็นฟิชชิง

หากไม่แน่ใจ ควรสอบถามฝ่ายไอทีก่อนเสมอ

4) อัปเดตระบบและโปรแกรมอย่างสม่ำเสมอ

การอัปเดตคือการอุดช่องโหว่ที่แฮกเกอร์มักใช้โจมตี

• เปิดให้อัปเดตระบบปฏิบัติการอัตโนมัติ
• อัปเดตโปรแกรมทำงาน เช่น เบราว์เซอร์ โปรแกรมเอกสาร
• หลีกเลี่ยงการเลื่อนการอัปเดตเป็นเวลานาน

5) ใช้เครือข่ายอย่างปลอดภัย

• หลีกเลี่ยงการใช้ Wi-Fi สาธารณะกับเครื่องบริษัท
• หากต้องทำงานนอกสถานที่ ควรเชื่อมต่อผ่าน VPN ของบริษัท
• ไม่แชร์อินเทอร์เน็ตจากแหล่งที่ไม่ปลอดภัย

เครือข่ายที่ไม่ปลอดภัยอาจถูกดักฟังข้อมูลได้ง่าย

6) จัดการอุปกรณ์เสริม (USB) อย่างรอบคอบ

แฟลชไดรฟ์และอุปกรณ์ USB เป็นแหล่งแพร่มัลแวร์ชั้นดี

• หลีกเลี่ยงการใช้ USB ส่วนตัวกับเครื่องบริษัท
• ใช้เฉพาะอุปกรณ์ที่ผ่านการอนุญาตจากองค์กร
• สแกนไวรัสทุกครั้งก่อนเปิดใช้งาน

7) ล็อกเครื่องทุกครั้งเมื่อไม่ใช้งาน

• กดล็อกหน้าจอเมื่อเดินออกจากโต๊ะ
• ตั้งค่าให้เครื่องล็อกอัตโนมัติเมื่อไม่ใช้งาน
• ไม่ให้ผู้อื่นใช้เครื่องแทน แม้จะเป็นเพื่อนร่วมงาน

8) สำรองข้อมูลตามนโยบายบริษัท

• บันทึกงานในระบบที่บริษัทกำหนด เช่น Cloud หรือ Server กลาง
• ไม่เก็บไฟล์งานสำคัญไว้ในเครื่องเพียงอย่างเดียว
• การสำรองข้อมูลช่วยลดความเสียหายจากไวรัสหรือเครื่องเสีย

9) แยกข้อมูลบริษัทออกจากข้อมูลส่วนตัว

• ไม่ใช้อีเมลบริษัทสมัครบริการส่วนตัว
• ไม่ส่งไฟล์งานไปเก็บใน Cloud ส่วนตัวโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ลดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหลเมื่อพนักงานลาออกหรือเครื่องสูญหาย

10) รายงานเหตุผิดปกติทันที

หากพบอาการผิดปกติ เช่น เครื่องช้าผิดปกติ มีป๊อปอัปแปลกๆ หรือไฟล์หาย/ถูกเข้ารหัส ควรแจ้งฝ่ายไอทีทันที และไม่ควรพยายามแก้ไขเอง

เพียงแค่ปฏิบัติตามคำแนะนำข้างต้น ก็สามารถช่วยลดปัญหาการใช้งาน และทำให้ระบบความปลอดภัยข้อมูลขององค์กรสามารถควบคุมได้ในระดับหนึ่ง