Microsoft Teams เป็นเครื่องมือสื่อสารและทำงานร่วมกันแบบออนไลน์ ช่วยให้แชท ประชุม แชร์ไฟล์ และทำงานเอกสารร่วมกันได้ในที่เดียว เหมาะกับการทำงานยุคดิจิทัล
1) เริ่มต้นใช้งาน Microsoft Teams
- เข้าใช้ผ่านแอปบน PC / Mobile หรือเว็บ teams.microsoft.com
- ล็อกอินด้วยบัญชีองค์กร Microsoft 365
- หน้าจอหลักมีเมนูหลัก ๆ เช่น Activity, Chat, Teams, Calendar, Files
2) การสร้างทีม (Teams)
- ไปที่เมนู Teams แล้วเลือก Create team
- เลือกประเภททีม เช่น Private (เฉพาะสมาชิก), Shared (ข้ามแผนกได้)
- ตั้งชื่อทีมตามแผนกหรือโปรเจกต์ เช่น “IT Support”, “Hotel Operations”
3) การแชท (Chat)
- ไปที่เมนู Chat แล้วกด New chat
- พิมพ์ข้อความ ส่งรูป ไฟล์ ลิงก์ ได้เหมือนแชททั่วไป
- ใช้ @mention เพื่อเรียกชื่อคนที่เกี่ยวข้อง
- สามารถ Pin แชทที่สำคัญให้อยู่ด้านบนได้
4) การประชุมออนไลน์ (Meetings)
- ไปที่เมนู Calendar แล้วเลือก New meeting
- กำหนดหัวข้อ วันเวลา และเพิ่มผู้เข้าร่วม ระบบจะสร้างลิงก์ให้โดยอัตโนมัติ
- ระหว่างประชุมสามารถ เปิดกล้อง ปิดไมค์ แชร์หน้าจอ และแชทในห้องประชุมได้
- เวอร์ชันใหม่มีสรุปการประชุมและโน้ตด้วย AI (ขึ้นกับแผน Microsoft 365)
5) การแชร์และจัดเก็บไฟล์
- แนบไฟล์ในหน้าต่าง Chat หรือใน Channel ของทีม
- ไฟล์จะถูกเก็บไว้บน OneDrive หรือ SharePoint โดยอัตโนมัติ
- ตั้งสิทธิ์ได้ เช่น อ่านอย่างเดียว หรือแก้ไขร่วมกัน
6) ทำงานร่วมกันบนเอกสาร
- เปิดไฟล์ Word, Excel, PowerPoint ผ่าน Teams แล้วแก้ไขพร้อมกันได้
- ดูประวัติการแก้ไขได้จาก Version history
- ใช้ Comments และ @mention เพื่อขอให้เพื่อนร่วมงานช่วยตรวจ
7) การใช้ Copilot ใน Teams (ถ้ามีสิทธิ์ใช้งาน)
- ใช้ Copilot ให้ช่วยสรุปการประชุมหรือแชทยาว ๆ
- ให้ช่วยสร้าง To-do / Action items จากเนื้อหาการประชุม
- ยกตัวอย่างคำสั่ง: “สรุปประเด็นสำคัญและงานที่ต้องทำจากการประชุมนี้”
8) การตั้งค่าการแจ้งเตือน
- คลิกที่รูปโปรไฟล์ → Settings → Notifications
- เลือกปิดการแจ้งเตือนที่ไม่สำคัญ และเปิดเฉพาะทีมหรือแชทหลัก
- ตั้ง Quiet hours หรือ Quiet days เพื่อลดรบกวนหลังเลิกงาน
9) ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ในโรงแรมและองค์กร
- Front Office: แชทแจ้งสถานะห้อง, VIP arrival, early check-in
- Engineering: ใช้ Channel สำหรับแจ้งงานซ่อมหรือ PM
- HR: ส่งประกาศ ตารางอบรม และไฟล์นโยบายต่าง ๆ
- IT: สร้างทีม “IT Support” สำหรับรับแจ้งปัญหาและติดตามสถานะ
10) เคล็ดลับใช้งานให้คุ้มค่า
- Pin ทีมหรือแชทที่ใช้ประจำ ลดเวลาเลื่อนหาห้องสนทนา
- ใช้ช่องค้นหา (Search) พิมพ์ชื่อคนหรือไฟล์เพื่อค้นหาย้อนหลังได้เร็ว
- ใช้ Tags แทนกลุ่มคน เช่น FO, HK, Supervisor เพื่อเรียกทีละกลุ่ม
- เปิด Dark mode เพื่อลดแสงจ้า โดยเฉพาะตอนใช้งานบนมือถือ
