บทสรุป วิธีใช้งาน OneNote

ในยุคที่การทำงานร่วมกันและการสื่อสารภายในทีมเป็นสิ่งสำคัญ Microsoft OneNote กลายเป็นเครื่องมือที่ตอบโจทย์ สำหรับองค์กรที่ต้องการความคล่องตัว ในการจัดการข้อมูลและเอกสารอย่างมีระบบ 

OneNote ไม่ได้เป็นเพียงแค่สมุดจดบันทึกดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังเป็นศูนย์กลางของการแลกเปลี่ยนความรู้ การบันทึกประชุม และการรวบรวมข้อมูลที่สามารถแชร์ให้ทีมงานดูและแก้ไขร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ 

ไม่ว่าจะใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ตโฟน ก็สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดปัญหาการสื่อสารซ้ำซ้อน และทำให้ข้อมูลทุกอย่างถูกรวบรวมไว้อย่างเป็นระเบียบ 

OneNote เหมาะสำหรับทั้งแผนกไอที ฝ่ายบริหาร หรือทีมโครงการที่ต้องการทำงานร่วมกันอย่างมืออาชีพ ด้วยเครื่องมือที่ใช้ง่ายแต่ทรงพลังเช่นนี้ องค์กรของคุณจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและเป็นระบบมากยิ่งขึ้น

วิธีใช้ OneNote และการแชร์ให้คนในแผนกดูร่วมกัน

Microsoft OneNote เป็นเครื่องมือสำหรับจดบันทึกและจัดการข้อมูลที่สามารถแชร์ให้ทีมงานดูและแก้ไขร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ โดยสามารถใช้งานได้ทั้งบน Windows, Mac, Web, และแอปมือถือ

1. วิธีใช้งาน OneNote เบื้องต้น

การสร้างสมุดบันทึก (Notebook)

• เปิดOneNote บน PC, Mac หรือ Web
• คลิก"File" > "New"
• เลือกที่จัดเก็บ เช่นOneDrive (เพื่อให้สามารถแชร์ได้)
• ตั้งชื่อสมุดบันทึก แล้วกด"Create"

การสร้างและจัดการเนื้อหา

• Section: แบ่งหมวดหมู่ข้อมูล เช่น "โครงการ A", "รายงานประชุม"
• Page: ใช้จดบันทึกหรือเพิ่มเนื้อหาต่างๆ
• แทรกไฟล์/รูปภาพ: ไปที่"Insert" > "File" หรือ "Picture"

2. วิธีแชร์ OneNote ให้ทีมงานดูและแก้ไขร่วมกัน

แชร์ให้ทีมงานผ่าน OneDrive

• ไปที่สมุดบันทึก (Notebook) ที่ต้องการแชร์
• คลิก"Share" (มุมขวาบน)
• เลือก"Share Entire Notebook"
• ใส่อีเมลของเพื่อนร่วมงานในช่องรับเชิญ
• ตั้งสิทธิ์การเข้าถึง เช่น   "Can Edit" (แก้ไขได้) หรือ  "Can View" (ดูอย่างเดียว)
• กด"Send"

แชร์ลิงก์ให้คนในแผนกเข้าถึง

• ไปที่"File" > "Share" > "Copy Link"
• เลือกสิทธิ์การเข้าถึง: เช่น เฉพาะคนที่ได้รับเชิญ หรือ ทุกคนที่มีลิงก์
• ส่งลิงก์ให้ทีมงานผ่านอีเมลหรือแชท

3. การจัดการสิทธิ์และการแก้ไข

• เปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึง: ไปที่"Share" > "Manage Access"
• นำผู้ใช้บางคนออก: เลือกชื่อและกด"Remove"
• ตรวจสอบประวัติการแก้ไข: ไปที่"View" > "Page Versions"
  
  

💡แนะนำ: ใช้ OneNote คู่กับMicrosoft Teams เพื่อแชร์และจัดการบันทึกสำหรับประชุมได้ง่ายขึ้น

บทสรุป OneNote เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทีมงานทำงานร่วมกันได้ง่าย เพียงแชร์สมุดบันทึกผ่าน OneDrive หรือส่งลิงก์ให้เพื่อนร่วมงาน คุณสามารถตั้งสิทธิ์ให้ดูหรือแก้ไขได้ และสามารถจัดการเนื้อหาผ่าน Sections และ Pages ได้อย่างเป็นระเบียบ