วิธี Sign และ Annotate PDF ด้วย Google Chrome ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่ม

ปัจจุบัน Google Chrome ไม่ได้เป็นเพียงเว็บเบราว์เซอร์สำหรับเปิดเว็บไซต์เท่านั้น แต่ยังมีเครื่องมือ Chrome PDF Viewer ที่ช่วยให้เราสามารถเปิด อ่าน Annotate PDF, Highlight ข้อความ และ Sign PDF ได้โดยตรงจากเบราว์เซอร์ โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Adobe Acrobat หรือโปรแกรมแก้ไข PDF เพิ่มเติม

ฟีเจอร์นี้เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องตรวจสอบเอกสาร เซ็นเอกสารอย่างรวดเร็ว ทำเครื่องหมายข้อความสำคัญ หรือเขียนคำอธิบายประกอบใน PDF โดยเฉพาะการทำงานในสำนักงาน การตรวจเอกสาร รายงาน ใบเสนอราคา หรือเอกสารที่ต้องส่งกลับทางอีเมล

สรุปสั้นๆ: Chrome สามารถเปิด PDF, ไฮไลต์ข้อความ, วาดเขียน, ลบ Annotation และวาดลายเซ็นลงบน PDF ได้โดยตรง จากนั้นสามารถบันทึกไฟล์ที่แก้ไขแล้วกลับลงเครื่องได้

Sign and Annotate PDF ใน Google Chrome คืออะไร

Chrome มีระบบอ่าน PDF หรือ PDF Viewer ในตัว เมื่อเปิดไฟล์ PDF ด้วย Chrome ผู้ใช้สามารถทำงานกับเอกสารได้หลายอย่าง เช่น

เปิดและอ่านไฟล์ PDF
ค้นหาข้อความภายใน PDF
ซูมเข้าและซูมออก
หมุนหน้ากระดาษ
วาดหรือเขียนบนเอกสาร
Highlight ข้อความสำคัญ
เพิ่ม Annotation หรือเครื่องหมายประกอบ
วาดลายเซ็นลงบนเอกสาร
ลบ Annotation ด้วย Eraser
Undo และ Redo การแก้ไข
บันทึก PDF พร้อมการแก้ไข

จึงเหมาะกับงานที่ต้องการแก้ไข PDF แบบง่ายและรวดเร็ว โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ผ่านโปรแกรม PDF Editor ภายนอก

วิธีเปิดไฟล์ PDF ด้วย Google Chrome

ก่อนที่จะ Sign หรือ Annotate เอกสาร จะต้องเปิดไฟล์ PDF ผ่าน Chrome PDF Viewer ก่อน สามารถทำได้หลายวิธี

วิธีที่ 1 เปิดไฟล์ PDF จากเว็บไซต์

เปิดเว็บไซต์ที่มีไฟล์ PDF ด้วย Google Chrome
คลิกลิงก์ของไฟล์ PDF
Chrome จะเปิด PDF ใน Chrome PDF Viewer โดยอัตโนมัติ

วิธีที่ 2 เปิด PDF ที่อยู่ในคอมพิวเตอร์

เปิด Google Chrome
กด Ctrl + O บน Windows หรือ Linux
เลือกไฟล์ PDF ที่ต้องการ
คลิก Open

อีกวิธีหนึ่งคือสามารถลากไฟล์ PDF จาก File Explorer แล้ววางลงบนหน้าต่าง Google Chrome ได้โดยตรง

วิธี Annotate PDF ด้วย Google Chrome

เมื่อเปิด PDF ใน Chrome แล้ว จะเห็น Toolbar ของ PDF Viewer ซึ่งมีเครื่องมือสำหรับจัดการเอกสาร

เปิดไฟล์ PDF ด้วย Google Chrome
เลือกเครื่องมือ Draw
แผงเครื่องมือสำหรับ Annotation จะปรากฏขึ้น
เลือก Pen สำหรับวาดหรือเขียน
เลือกขนาดของเส้นตามต้องการ
เลือกสีของปากกา
ใช้เมาส์หรือ Touchpad ลากเพื่อเขียนลงบน PDF
เมื่อเสร็จแล้วเลือก Done

หากใช้เมาส์ ให้คลิกปุ่มเมาส์ค้างไว้แล้วลาก Cursor ส่วนผู้ใช้ Touchpad สามารถแตะค้างแล้วลากนิ้วเพื่อเขียนได้

วิธี Highlight ข้อความใน PDF

หากต้องการเน้นข้อความสำคัญ เช่น ตัวเลข เงื่อนไข วันที่ หรือข้อความที่ต้องตรวจสอบ สามารถใช้ Highlighter ได้

เปิด PDF ด้วย Chrome
คลิก Draw
เลือก Highlighter
เลือกสีที่ต้องการ
เลือกขนาดของ Highlight
ลากเมาส์ผ่านข้อความที่ต้องการเน้น
เลือก Done เมื่อเสร็จ

ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์มากสำหรับการตรวจเอกสาร เนื่องจากสามารถระบุจุดสำคัญของเอกสารได้โดยไม่ต้องแก้ไขข้อความต้นฉบับ

วิธี Sign PDF ด้วย Google Chrome

หนึ่งในฟีเจอร์ที่น่าสนใจของ Chrome PDF Viewer คือ การวาดลายเซ็นลงบน PDF จึงสามารถใช้เซ็นเอกสารง่ายๆ ได้โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาก่อน

เปิดเอกสาร PDF ใน Google Chrome
เลื่อนไปยังตำแหน่งที่ต้องการเซ็นชื่อ
แนะนำให้ Zoom บริเวณลายเซ็นให้ใหญ่ขึ้น
คลิก Draw
เลือก Pen
กำหนดขนาดและสีของปากกา
ใช้เมาส์หรือ Touchpad วาดลายเซ็นลงบนเอกสาร
ตรวจสอบตำแหน่งและขนาดของลายเซ็น
คลิก Done

เคล็ดลับ: ก่อนเซ็นชื่อควร Zoom บริเวณช่อง Signature ให้ใหญ่ขึ้น จะช่วยให้ควบคุมเมาส์หรือ Touchpad และวาดลายเซ็นได้ง่ายกว่า

Sign PDF ด้วย Chrome เหมือน Digital Signature หรือไม่

สิ่งสำคัญที่ควรเข้าใจคือ การเซ็นชื่อด้วย Chrome PDF Viewer เป็นการ วาดลายเซ็น (Draw Signature) ลงในเอกสาร

จึงแตกต่างจากระบบ Digital Signature แบบ Certificate-based ที่มีการใช้ Digital Certificate เพื่อยืนยันตัวตนและตรวจสอบว่าเอกสารถูกแก้ไขหลังจากลงนามหรือไม่

ดังนั้น Chrome เหมาะสำหรับเอกสารทั่วไป เช่น

เอกสารภายในบริษัท
เอกสารยืนยันการรับทราบ
แบบฟอร์มทั่วไป
เอกสารที่ต้องเซ็นและส่งกลับอย่างรวดเร็ว
เอกสารที่คู่สัญญายอมรับการใช้ลายเซ็นในลักษณะดังกล่าว

แต่หากเป็นเอกสารทางกฎหมาย เอกสารการเงิน สัญญาที่มีมูลค่าสูง หรือเอกสารที่กำหนดให้ใช้ Digital Certificate ควรเลือกใช้ระบบ Electronic Signature หรือ Digital Signature ที่รองรับการตรวจสอบตัวตนและ Certificate โดยเฉพาะ

วิธีลบ Annotation หรือเขียนผิด

หากวาดหรือ Highlight ผิดตำแหน่ง สามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องเริ่มใหม่ทั้งหมด

ใช้ Eraser

เลือกเครื่องมือ Eraser
ลากผ่าน Annotation หรือ Highlight ที่ต้องการลบ

ใช้ Undo

หากเพิ่งทำรายการผิด สามารถเลือก Undo เพื่อย้อนกลับไปยังขั้นตอนก่อนหน้าได้

และหากต้องการนำรายการกลับมาอีกครั้ง สามารถใช้ Redo

วิธีบันทึก PDF หลังจาก Sign หรือ Annotate

หลังจากแก้ไขเอกสารเสร็จแล้ว อย่าปิดแท็บทันที ควรบันทึก PDF ฉบับที่แก้ไขแล้วก่อน

ตรวจสอบ Annotation และลายเซ็นให้เรียบร้อย
คลิกไอคอน Download หรือบันทึกไฟล์
หากมีตัวเลือก ให้เลือกบันทึก พร้อมการเปลี่ยนแปลง
ตั้งชื่อไฟล์ใหม่
เลือกตำแหน่งจัดเก็บ
คลิก Save

แนะนำให้ตั้งชื่อไฟล์ใหม่แทนการเขียนทับไฟล์ต้นฉบับ เช่น

Contract-Original.pdf
Contract-Signed.pdf

วิธีนี้ช่วยรักษาเอกสารต้นฉบับไว้ เผื่อจำเป็นต้องตรวจสอบย้อนหลัง

บันทึก PDF ไปยัง Google Drive ได้ด้วย

Chrome รุ่นใหม่ยังสามารถบันทึก PDF ไปยัง Google Drive ได้โดยตรงในกรณีที่ฟีเจอร์ดังกล่าวพร้อมใช้งานในบัญชีและ Chrome ของผู้ใช้

เปิด PDF ใน Chrome
เลือก Save to Drive
เลือกบัญชี Google ที่ต้องการ
เลือกบันทึก

ไฟล์ที่บันทึกผ่าน Chrome จะถูกจัดเก็บใน Google Drive ช่วยให้สามารถเปิดเอกสารจากอุปกรณ์อื่นได้สะดวกยิ่งขึ้น

Chrome สามารถค้นหาข้อความใน PDF ที่ Scan มาได้หรือไม่

Chrome PDF Viewer รุ่นใหม่มีความสามารถด้าน OCR (Optical Character Recognition) สำหรับเอกสาร PDF ที่เกิดจากการ Scan

ระบบสามารถช่วยทำให้ข้อความใน PDF บางประเภทสามารถ ค้นหา เลือก Highlight คัดลอก และวางได้ง่ายขึ้น

Google ระบุว่าการประมวลผล OCR ดังกล่าวทำบนอุปกรณ์ โดยไม่จำเป็นต้องส่งข้อมูลของเอกสารไปยัง Google หรือบุคคลที่สาม

ตัวอย่างการนำ Sign และ Annotate PDF ไปใช้ในงาน

ฟีเจอร์นี้สามารถนำไปใช้ได้ทั้งในงานส่วนตัวและงานองค์กร เช่น

ตรวจ Contract: Highlight เงื่อนไขที่ต้องแก้ไข
ตรวจใบเสนอราคา: ทำเครื่องหมายราคาหรือเงื่อนไขที่สำคัญ
อนุมัติเอกสาร: วาดลายเซ็นและส่งกลับอย่างรวดเร็ว
ตรวจ Report: ทำ Annotation ในส่วนที่ต้องแก้ไข
งาน HR: เซ็นเอกสารรับทราบหรือแบบฟอร์มทั่วไป
งานบัญชี: ทำเครื่องหมายรายการที่ต้องตรวจสอบ
การเรียน: Highlight และจดหมายเหตุบนเอกสารประกอบการเรียน

ข้อดีของการ Sign PDF ด้วย Chrome

ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรม PDF เพิ่ม
ใช้งานได้โดยตรงจาก Browser
เปิด PDF จากเว็บไซต์แล้วแก้ไขได้ทันที
เหมาะกับการเซ็นเอกสารแบบรวดเร็ว
รองรับทั้ง Mouse และ Touchpad
สามารถ Highlight และ Annotate ได้
บันทึกเอกสารที่แก้ไขแล้วได้
ลดขั้นตอน Print → Sign → Scan

ข้อจำกัดของ Chrome PDF Viewer

แม้ Chrome จะสะดวก แต่ยังไม่ใช่โปรแกรม PDF Editor เต็มรูปแบบ ดังนั้นอาจมีข้อจำกัดบางประการ เช่น

ไม่เหมาะกับการแก้ไข Layout PDF ที่ซับซ้อน
ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อแก้ข้อความต้นฉบับทุกประเภท
การเซ็นชื่อเป็นลักษณะวาดลายเซ็น
ไม่ใช่ Certificate-based Digital Signature
เอกสารบางประเภทอาจมี Security Permission จำกัดการแก้ไข
ความสามารถบางฟีเจอร์อาจแตกต่างกันตาม Chrome Version และระบบปฏิบัติการ

ถ้าไม่พบปุ่ม Draw หรือ Annotation ต้องทำอย่างไร

หากเปิด PDF แล้วไม่พบเครื่องมือ Draw หรือ Annotation แนะนำให้ตรวจสอบดังนี้

ตรวจสอบว่าเปิดเอกสารด้วย Chrome PDF Viewer จริง
ลองเปิด PDF ใน Tab ใหม่
ขยายหน้าต่าง Chrome ให้ใหญ่ขึ้น
อัปเดต Google Chrome เป็นเวอร์ชันล่าสุด
ปิดและเปิด Chrome ใหม่หลัง Update
ทดลองเปิด PDF ไฟล์อื่น เพื่อตรวจสอบว่าไฟล์เดิมมีข้อจำกัดหรือไม่

หากหน้าต่าง Chrome มีขนาดเล็ก แผง Annotation ทางด้านขวาอาจถูกเปลี่ยนเป็น Compact Toolbar ที่ด้านล่างของหน้าจอ

วิธีตรวจสอบและ Update Google Chrome

เปิด Google Chrome
คลิกเมนู ⋮ ด้านขวาบน
เลือก Help
เลือก About Google Chrome
Chrome จะตรวจสอบ Update โดยอัตโนมัติ
หากมี Update ให้ติดตั้งและเลือก Relaunch

คำแนะนำด้านความปลอดภัยสำหรับเอกสาร PDF

สำหรับการใช้งานในองค์กร โดยเฉพาะเอกสารที่มีข้อมูลสำคัญ ควรพิจารณาความปลอดภัยควบคู่ไปด้วย

ตรวจสอบแหล่งที่มาของ PDF ก่อนเปิด
หลีกเลี่ยงการเปิดเอกสารจากผู้ส่งที่ไม่รู้จัก
อัปเดต Chrome ให้เป็นเวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ
เก็บเอกสารสำคัญไว้ในพื้นที่ที่มี Access Control
ไม่ควรเก็บเอกสารสำคัญไว้ใน Public Shared Folder
ตั้งชื่อไฟล์ Signed แยกจาก Original
สำรองเอกสารต้นฉบับก่อนทำ Annotation
เอกสารลับควรปฏิบัติตามนโยบาย Data Protection ขององค์กร

Chrome PDF Viewer เหมาะกับใคร

Chrome PDF Viewer เหมาะกับผู้ใช้งานทั่วไปและองค์กรที่ต้องการทำงานกับ PDF ในระดับพื้นฐานอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะผู้ที่ไม่ต้องการติดตั้ง PDF Editor เพิ่ม

หากงานหลักคือการอ่าน Highlight ตรวจเอกสาร หรือเซ็นชื่อแบบง่าย Chrome สามารถตอบโจทย์ได้ดี แต่สำหรับงานที่ต้องการแก้ไข PDF ขั้นสูง จัดการหน้าเอกสารจำนวนมาก หรือใช้ Digital Certificate ควรเลือกใช้โปรแกรม PDF Editor หรือ Digital Signature Platform โดยเฉพาะ

สรุป

ฟีเจอร์ Sign and Annotate PDFs ใน Google Chrome ช่วยให้การทำงานกับเอกสาร PDF สะดวกมากขึ้น เพราะสามารถวาด Highlight ทำ Annotation และวาดลายเซ็นได้โดยตรงจาก Chrome PDF Viewer โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม

สำหรับผู้ใช้ทั่วไปและพนักงานสำนักงาน ฟีเจอร์นี้ช่วยลดขั้นตอนการ Print เอกสารออกมาเซ็นแล้ว Scan กลับเข้าเครื่องได้อย่างมาก เพียงเปิด PDF ด้วย Chrome ทำเครื่องหมายหรือเซ็นชื่อ ตรวจสอบเอกสาร แล้วบันทึกเป็น PDF ฉบับใหม่ก็สามารถส่งต่อให้ผู้เกี่ยวข้องได้ทันที

FAQ คำถามที่พบบ่อย

1. Google Chrome สามารถเซ็นชื่อใน PDF ได้จริงหรือไม่?

ได้ Chrome PDF Viewer สามารถใช้เครื่องมือ Draw และ Pen เพื่อวาดลายเซ็นลงบนเอกสาร PDF จากนั้นบันทึกเอกสารพร้อมลายเซ็นได้ แต่เป็นการวาดลายเซ็น ไม่ใช่ Digital Signature แบบ Certificate-based

2. ต้องติดตั้ง Extension เพื่อ Annotate PDF ใน Chrome หรือไม่?

สำหรับฟังก์ชันพื้นฐาน เช่น Draw, Highlight, Erase และวาดลายเซ็น สามารถใช้งานผ่าน Chrome PDF Viewer ได้โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Extension เพิ่ม ควรอัปเดต Chrome เป็นเวอร์ชันล่าสุดเพื่อให้รองรับฟีเจอร์ใหม่

3. หลังจากเซ็นหรือ Highlight PDF แล้วสามารถบันทึกไฟล์ได้หรือไม่?

ได้ หลังจากแก้ไข PDF เสร็จสามารถเลือก Download หรือ Save และบันทึกไฟล์พร้อมการเปลี่ยนแปลงได้ แนะนำให้ตั้งชื่อไฟล์ใหม่เพื่อเก็บ PDF ต้นฉบับไว้สำหรับตรวจสอบย้อนหลัง

ความคิดเห็น

สมัครสมาชิก: ส่งความคิดเห็น (Atom)