วิธีสร้าง Meeting ใน Microsoft Teams พร้อมตั้งเวลาประชุมล่วงหน้า
Microsoft Teams เป็นหนึ่งในเครื่องมือประชุมออนไลน์ที่นิยมใช้ในองค์กร โรงเรียน และธุรกิจ เพราะสามารถรวมการประชุมผ่านวิดีโอ แชต แชร์หน้าจอ แชร์ไฟล์ และทำงานร่วมกับ Microsoft 365 ได้ในระบบเดียว
การสร้างประชุมใน Teams สามารถทำได้ทั้งจากแอป Microsoft Teams และ Microsoft Outlook ผู้จัดประชุมสามารถกำหนดวัน เวลา ผู้เข้าร่วม รายละเอียดการประชุม รวมถึงตั้งค่าความปลอดภัย เช่น ห้อง Lobby สิทธิ์ Presenter การเปิดไมโครโฟน และกล้องของผู้เข้าร่วมได้ บทความนี้จะอธิบายตั้งแต่การสร้าง Meeting การตั้งเวลาประชุมล่วงหน้า การส่งลิงก์ การแก้ไขนัดหมาย ไปจนถึงคำแนะนำสำหรับการประชุมในองค์กรแบบเป็นขั้นตอน
Microsoft Teams Meeting คืออะไร?
Microsoft Teams Meeting คือระบบประชุมออนไลน์ภายใน Microsoft Teams ซึ่งรองรับการประชุมแบบเสียงและวิดีโอ พร้อมเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน เช่น Chat, Screen Sharing, File Sharing, Whiteboard และฟังก์ชันอื่นตามนโยบายหรือ Microsoft 365 License ที่องค์กรใช้งาน
การประชุมสามารถแบ่งออกได้ง่าย ๆ เป็นสองลักษณะ คือ ประชุมทันที (Meet now) และ ประชุมแบบกำหนดเวลาล่วงหน้า (Scheduled Meeting) หากเป็นการประชุมทางธุรกิจ การอบรม หรือการประชุมกับลูกค้าที่ทราบวันเวลาอยู่แล้ว แนะนำให้สร้างแบบ Scheduled Meeting เพราะผู้เข้าร่วมจะได้รับ Invitation และสามารถเพิ่มการประชุมลงใน Calendar ได้ทันที
วิธีสร้าง Meeting ใน Microsoft Teams แบบตั้งเวลาล่วงหน้า
- เปิดโปรแกรม Microsoft Teams และ Sign in ด้วยบัญชี Microsoft 365 หรือบัญชีองค์กร
- เลือกเมนู Calendar ที่แถบเมนูด้านซ้าย
- คลิก New meeting หรือ New event ตามเวอร์ชันของ Teams ที่ใช้งาน
- กรอกชื่อการประชุมในช่อง Title
- เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุม
- เลือกวันที่และเวลาเริ่มประชุม
- กำหนดเวลาสิ้นสุดประชุม
- เลือกการประชุมแบบครั้งเดียวหรือแบบเกิดซ้ำ
- เพิ่มรายละเอียด Agenda หรือข้อมูลที่ต้องการแจ้งผู้เข้าร่วม
- ตรวจสอบข้อมูลแล้วกด Save หรือ Send
หลังจากบันทึกการประชุม Meeting จะปรากฏใน Calendar และระบบจะส่งคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วมที่ระบุไว้ ผู้เข้าร่วมสามารถตอบรับ Accept, Tentative หรือ Decline ตามระบบปฏิทินของ Microsoft 365
วิธีเพิ่มผู้เข้าร่วมประชุมใน Microsoft Teams
ในหน้าสร้าง Meeting จะมีช่องสำหรับเพิ่มผู้เข้าร่วม โดยสามารถค้นหาชื่อบุคคลภายในองค์กร หรือกรอก Email Address ของผู้เข้าร่วมได้
โดยทั่วไปสามารถแบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นสองประเภท ได้แก่
- Required attendees – บุคคลที่จำเป็นต้องเข้าร่วมประชุม
- Optional attendees – บุคคลที่สามารถเข้าร่วมได้แต่ไม่จำเป็น
การแยก Required และ Optional ช่วยให้ผู้ได้รับ Invitation ทราบระดับความสำคัญของการเข้าร่วม และยังช่วยให้ผู้จัดประชุมบริหารรายชื่อผู้เข้าร่วมได้ง่ายขึ้น
การตั้งวันและเวลาประชุมล่วงหน้า
ส่วนที่สำคัญที่สุดของการสร้าง Teams Meeting คือการกำหนดวันและเวลา โดยควรตรวจสอบ Time Zone ให้ถูกต้อง โดยเฉพาะเมื่อมีผู้เข้าร่วมจากต่างประเทศ
ตัวอย่างเช่น หากต้องประชุมวันที่ 20 สิงหาคม เวลา 14:00-15:00 น. ให้กำหนด Start เป็นวันที่ 20 สิงหาคม เวลา 14:00 และ End เวลา 15:00
สำหรับองค์กรที่มีพนักงานอยู่หลายประเทศ ควรตรวจสอบ Time Zone ของ Calendar ก่อนส่ง Invitation เพราะการเลือก Time Zone ผิดอาจทำให้ผู้เข้าร่วมเห็นเวลาประชุมไม่ตรงกัน
ตั้งประชุมแบบเกิดซ้ำ Recurring Meeting
หากเป็นการประชุมประจำ เช่น Weekly Meeting, Monthly Meeting หรือ Daily Briefing ไม่จำเป็นต้องสร้าง Meeting ใหม่ทุกครั้ง สามารถใช้ฟังก์ชัน Repeat หรือ Recurrence ได้
รูปแบบที่พบบ่อย เช่น
- Daily – ประชุมทุกวัน
- Weekly – ประชุมทุกสัปดาห์
- Monthly – ประชุมทุกเดือน
- Custom – กำหนดรูปแบบการประชุมเอง
ตัวอย่างเช่น หากฝ่าย IT มี Weekly IT Meeting ทุกวันจันทร์ เวลา 10:00 น. สามารถกำหนด Repeat เป็น Weekly และเลือก Monday ได้ ทำให้ Teams สร้างรายการประชุมใน Calendar โดยอัตโนมัติ
ควรใส่อะไรในรายละเอียด Meeting?
ไม่ควรสร้าง Meeting โดยใส่เพียงชื่อและเวลาเท่านั้น โดยเฉพาะการประชุมทางธุรกิจ ควรใส่ Agenda หรือข้อมูลเบื้องต้นเพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถเตรียมตัวได้
ตัวอย่างรายละเอียด Meeting:
- วัตถุประสงค์ของการประชุม
- หัวข้อหรือ Agenda
- เอกสารที่ต้องเตรียม
- รายงานที่ต้องตรวจสอบก่อนประชุม
- Link ไปยัง SharePoint หรือ OneDrive
- ข้อมูลสำหรับติดต่อผู้จัดประชุม
วิธีนี้ช่วยลดเวลาในช่วงเริ่มต้นประชุม และทำให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าต้องเตรียมข้อมูลใดก่อนเข้าประชุม
วิธีสร้าง Microsoft Teams Meeting จาก Outlook
สำหรับผู้ที่ใช้งาน Outlook เป็นหลัก สามารถสร้าง Microsoft Teams Meeting จาก Outlook ได้โดยไม่จำเป็นต้องเปิด Teams ก่อน
- เปิด Microsoft Outlook
- ไปที่ Calendar
- เลือก New Event
- ใส่ชื่อการประชุม
- เปิดตัวเลือก Teams meeting
- เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุม
- กำหนดวันที่และเวลา
- ใส่รายละเอียดหรือ Agenda
- กด Send
ระบบจะสร้าง Microsoft Teams Meeting และแนบข้อมูลสำหรับเข้าร่วมประชุมไปกับ Calendar Invitation โดยอัตโนมัติ วิธีนี้เหมาะมากสำหรับผู้ใช้งาน Microsoft 365 ในองค์กร เพราะสามารถจัดการ Email และ Calendar จาก Outlook ได้ในหน้าจอเดียว
วิธี Copy Link Microsoft Teams Meeting
หลังจากสร้าง Meeting แล้ว บางครั้งอาจต้องส่งลิงก์ให้บุคคลอื่นเพิ่มเติม เช่น ส่งผ่าน LINE, Email, WhatsApp หรือระบบ Chat ภายในองค์กร
ให้เปิด Meeting ที่สร้างไว้ใน Teams Calendar จากนั้นค้นหาตัวเลือกสำหรับคัดลอก Meeting Link หรือข้อมูลการเข้าร่วม แล้วนำลิงก์ไปส่งให้ผู้ที่ต้องการเชิญ
อย่างไรก็ตาม หากเป็นการประชุมภายในองค์กรที่มีข้อมูลสำคัญ ควรเพิ่มผู้เข้าร่วมผ่าน Invitation โดยตรงมากกว่าการแจก Meeting Link แบบสาธารณะ เพราะสามารถควบคุมรายชื่อและตรวจสอบผู้เข้าร่วมได้ง่ายกว่า
Meeting Options คืออะไร?
Meeting Options เป็นส่วนที่ใช้ควบคุมพฤติกรรมและสิทธิ์ของผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งมีความสำคัญอย่างมากสำหรับการประชุมองค์กร การอบรม หรือการประชุมที่มีบุคคลภายนอก
ตัวอย่างการตั้งค่าที่ควรตรวจสอบ ได้แก่
- ใครสามารถผ่าน Lobby เข้าประชุมได้ทันที
- ใครเป็น Presenter
- กำหนด Co-organizer
- อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเปิด Microphone หรือไม่
- อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเปิด Camera หรือไม่
- การควบคุม Meeting Chat
- ตัวเลือกด้านการบันทึกหรือ Transcript ตามสิทธิ์และนโยบายขององค์กร
Lobby ใน Microsoft Teams คืออะไร?
Lobby เปรียบเสมือนห้องรอก่อนเข้าประชุม ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าห้องประชุมทันทีจะต้องรออยู่ใน Lobby จนกว่า Organizer หรือผู้มีสิทธิ์จะอนุมัติให้เข้าร่วม
สำหรับการประชุมทั่วไปภายในบริษัทอาจตั้งค่าให้พนักงานภายในองค์กรสามารถเข้าประชุมได้โดยตรง แต่หากเป็น Meeting ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลสำคัญ ฝ่ายบริหาร ข้อมูลการเงิน หรือบุคคลภายนอก ควรใช้ Lobby เพื่อช่วยตรวจสอบผู้เข้าร่วมก่อนอนุญาตให้เข้าสู่การประชุม
Organizer, Co-organizer, Presenter และ Attendee ต่างกันอย่างไร?
Microsoft Teams มีการกำหนด Role เพื่อควบคุมสิทธิ์ของผู้เข้าร่วมประชุม โดยแต่ละ Role มีหน้าที่แตกต่างกัน
- Organizer – ผู้สร้างและจัดการ Meeting
- Co-organizer – ผู้ช่วย Organizer จัดการการประชุมบางส่วน
- Presenter – ผู้ที่มีสิทธิ์นำเสนอหรือแชร์เนื้อหาตามสิทธิ์ที่กำหนด
- Attendee – ผู้เข้าร่วมประชุมทั่วไป
สำหรับการประชุมจำนวนมากหรือการอบรมออนไลน์ ควรกำหนด Presenter เฉพาะบุคคลที่จำเป็น เพื่อป้องกันผู้เข้าร่วมทั่วไปแชร์หน้าจอหรือดำเนินการบางอย่างโดยไม่ได้ตั้งใจ
วิธีแก้ไข Meeting ที่ตั้งไว้แล้ว
หากวัน เวลา หรือ Agenda มีการเปลี่ยนแปลง สามารถแก้ไข Meeting ได้โดยเปิด Teams Calendar และเลือก Meeting ที่ต้องการ จากนั้นเลือก Edit
สามารถเปลี่ยนรายละเอียด เช่น
- วันประชุม
- เวลาเริ่มและสิ้นสุด
- ผู้เข้าร่วม
- รายละเอียดหรือ Agenda
- รูปแบบการประชุมซ้ำ
หลังจากแก้ไขแล้วให้ส่ง Update เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้รับข้อมูลใหม่ โดยเฉพาะหากมีการเปลี่ยนวันหรือเวลาประชุม
วิธีเข้าร่วม Microsoft Teams Meeting
เมื่อถึงเวลาประชุม ผู้เข้าร่วมสามารถเปิด Teams Calendar และเลือก Meeting จากนั้นกด Join หรือเปิด Meeting Invitation แล้วใช้ลิงก์สำหรับเข้าร่วมประชุม
ก่อนเข้าห้อง Teams จะแสดงหน้าจอสำหรับตรวจสอบอุปกรณ์ ควรตรวจสอบ Microphone, Speaker และ Camera ให้เรียบร้อยก่อนกด Join now
ในกรณีผู้เข้าร่วมภายนอกองค์กร บาง Meeting สามารถเข้าผ่าน Web Browser ได้โดยไม่ต้องติดตั้ง Microsoft Teams ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Meeting และนโยบายขององค์กร
เทคนิคการตั้ง Microsoft Teams Meeting สำหรับองค์กร
หากองค์กรใช้งาน Microsoft Teams เป็นระบบประชุมหลัก ควรกำหนดแนวทางในการสร้าง Meeting ให้เป็นมาตรฐาน เพื่อช่วยเพิ่มความปลอดภัยและลดปัญหาการใช้งาน
-
ตั้งชื่อ Meeting ให้ชัดเจน
หลีกเลี่ยงชื่อกว้าง ๆ เช่น Meeting หรือ Discussion ควรใช้ชื่อที่ระบุวัตถุประสงค์ เช่น “IT Weekly Meeting – Infrastructure Review” -
กำหนดเวลาเริ่มและจบ
ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถจัดตารางงานและวางแผน Meeting ต่อไปได้ -
ใส่ Agenda ก่อนส่ง Invitation
เพื่อให้ทุกคนทราบวัตถุประสงค์และเตรียมข้อมูลล่วงหน้า -
ตรวจสอบ Meeting Options
โดยเฉพาะ Meeting ที่มีบุคคลภายนอกหรือข้อมูลสำคัญ -
ใช้ Lobby กับการประชุมสำคัญ
เพื่อป้องกันบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าร่วม Meeting โดยไม่ตั้งใจ -
กำหนด Presenter เท่าที่จำเป็น
ไม่ควรให้ผู้เข้าร่วมทุกคนเป็น Presenter หากไม่มีความจำเป็น -
ตรวจสอบ Time Zone
สำคัญอย่างยิ่งหากเป็นการประชุมกับต่างประเทศ
ปัญหาที่พบบ่อยในการสร้าง Microsoft Teams Meeting
1. ไม่พบเมนู Calendar
อาจเกิดจากประเภทบัญชี Microsoft Teams, License หรือนโยบายที่ IT Administrator ขององค์กรกำหนด หากใช้งานบัญชีบริษัทควรติดต่อฝ่าย IT เพื่อตรวจสอบ Microsoft 365 License และ Teams Policy
2. ผู้เข้าร่วมไม่ได้รับ Invitation
ตรวจสอบ Email Address ของผู้เข้าร่วม รวมถึง Junk หรือ Spam Folder และตรวจสอบว่า Meeting ถูก Save หรือ Send เรียบร้อยแล้ว
3. ผู้เข้าร่วมภายนอกเข้า Meeting ไม่ได้
สาเหตุอาจเกี่ยวข้องกับ Meeting Options หรือนโยบาย Anonymous/External Access ของ Microsoft Teams ในองค์กร จึงควรให้ IT Administrator ตรวจสอบนโยบาย Teams เพิ่มเติม
4. เวลา Meeting ไม่ตรงกัน
ควรตรวจสอบ Time Zone ของ Microsoft 365, Teams, Outlook และระบบปฏิบัติการ โดยเฉพาะการประชุมกับผู้ใช้งานจากต่างประเทศ
สรุป วิธีสร้าง Meeting ใน Microsoft Teams
การสร้าง Meeting ใน Microsoft Teams พร้อมตั้งเวลาประชุมล่วงหน้า สามารถทำได้ง่ายผ่าน Calendar ใน Teams หรือ Microsoft Outlook เพียงกำหนดชื่อ Meeting เลือกวันและเวลา เพิ่มผู้เข้าร่วม ใส่ Agenda และส่ง Invitation อย่างไรก็ตาม สำหรับการใช้งานในองค์กรไม่ควรมองเพียงขั้นตอนการสร้าง Meeting เท่านั้น แต่ควรให้ความสำคัญกับ Meeting Options, Lobby, Presenter และสิทธิ์ของผู้เข้าร่วมด้วย
หากมีการกำหนดมาตรฐานการสร้าง Teams Meeting ที่เหมาะสม จะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดปัญหาเรื่องตารางเวลา เพิ่มความปลอดภัย และช่วยให้ทีมงานสามารถทำงานร่วมกันผ่าน Microsoft 365 ได้อย่างเป็นระบบ
FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Microsoft Teams Meeting
Microsoft Teams สามารถตั้งเวลาประชุมล่วงหน้าได้หรือไม่?
ได้ สามารถเปิด Calendar ใน Microsoft Teams แล้วสร้าง Meeting พร้อมกำหนดวันที่ เวลา ผู้เข้าร่วม และรายละเอียดการประชุมล่วงหน้าได้ รวมถึงสามารถกำหนด Meeting แบบเกิดซ้ำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือนได้
สร้าง Teams Meeting จาก Outlook ได้หรือไม่?
ได้ ผู้ใช้งาน Microsoft 365 สามารถเปิด Outlook Calendar สร้าง New Event และเปิดตัวเลือก Teams meeting จากนั้นเพิ่มผู้เข้าร่วม วัน เวลา และรายละเอียดก่อนส่ง Invitation ได้
คนที่ไม่มี Microsoft Teams เข้าร่วม Meeting ได้หรือไม่?
ในหลายกรณีสามารถเข้าร่วมผ่าน Web Browser เช่น Microsoft Edge หรือ Google Chrome ได้โดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอป Teams แต่ความสามารถในการเข้าร่วมแบบไม่ Sign in ขึ้นอยู่กับ Meeting Options และนโยบายที่ IT Administrator ขององค์กรกำหนด
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น