เจาะลึก แชร์หน้าจอใน Microsoft Teams พร้อมเสียง
วิธีแชร์หน้าจอใน Microsoft Teams พร้อมแชร์เสียงจากคอมพิวเตอร์
เป็นฟังก์ชันสำคัญสำหรับการประชุมออนไลน์ การอบรมพนักงาน การสาธิตโปรแกรม การเปิดวิดีโอ หรือการนำเสนอเนื้อหาที่มีเสียงบทความนี้จะแนะนำตั้งแต่ขั้นตอนการแชร์หน้าจอ วิธีเปิดเสียงจากคอมพิวเตอร์ ความแตกต่างระหว่างการแชร์ทั้งหน้าจอกับเฉพาะหน้าต่าง เทคนิคก่อนนำเสนอ ตลอดจนวิธีแก้ไขเมื่อแชร์ภาพได้แต่ไม่มีเสียง เพื่อให้สามารถใช้ Microsoft Teams สำหรับการประชุม การ Training และการทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การแชร์หน้าจอใน Microsoft Teams คืออะไร?
Screen Sharing หรือการแชร์หน้าจอ เป็นฟังก์ชันที่อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นมองเห็นสิ่งที่กำลังแสดงอยู่บนคอมพิวเตอร์ของผู้แชร์ เช่น PowerPoint, Excel, เว็บไซต์ ระบบงานของบริษัท โปรแกรมต่าง ๆ หรือวิดีโอ
ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์อย่างมากในการประชุมออนไลน์ เพราะแทนที่จะต้องส่งไฟล์หรืออธิบายด้วยคำพูดเพียงอย่างเดียว ผู้พูดสามารถเปิดข้อมูลจริงและสาธิตการทำงานให้ผู้เข้าร่วมเห็นพร้อมกันได้ทันที
ตัวอย่างการใช้งาน ได้แก่
- นำเสนอรายงานหรือ Dashboard
- สาธิตวิธีใช้งานโปรแกรม
- เปิด PowerPoint สำหรับประชุม
- อบรมพนักงานผ่าน Microsoft Teams
- เปิดวิดีโอประกอบการ Training
- แชร์เว็บไซต์หรือระบบ Web Application
- สาธิตขั้นตอนการแก้ไขปัญหาคอมพิวเตอร์
- นำเสนอข้อมูลให้ลูกค้าหรือผู้บริหาร
ทำไมแชร์หน้าจอแล้วบางครั้งไม่มีเสียง?
หนึ่งในปัญหาที่ผู้ใช้ Microsoft Teams พบเป็นประจำคือ สามารถแชร์หน้าจอและเปิดวิดีโอได้ตามปกติ แต่ผู้เข้าร่วมประชุมกลับไม่ได้ยินเสียงจากวิดีโอนั้น
สาเหตุสำคัญคือ Microsoft Teams แยก เสียงจากไมโครโฟน และ เสียงจากคอมพิวเตอร์ ออกจากกัน
ไมโครโฟนใช้สำหรับส่งเสียงพูดของเราเข้าสู่การประชุม ส่วนเสียงจากคอมพิวเตอร์ เช่น YouTube, VLC Media Player, เว็บไซต์ หรือโปรแกรม Multimedia ต้องเปิดฟังก์ชันแชร์เสียงเพิ่มเติม
Microsoft Teams มีตัวเลือกที่เรียกว่า Include sound ซึ่งใช้ส่งเสียงที่กำลังเล่นอยู่ในคอมพิวเตอร์ไปยังผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมกับการแชร์หน้าจอ
วิธีแชร์หน้าจอใน Microsoft Teams
เมื่อเข้าร่วม Microsoft Teams Meeting แล้ว สามารถเริ่มแชร์หน้าจอได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้
ขั้นตอนที่ 1 เข้าร่วม Microsoft Teams Meeting
เปิด Microsoft Teams และเข้าร่วมการประชุมตามปกติ อาจเข้าผ่าน Calendar, Meeting Link หรือคำเชิญประชุมที่ได้รับทางอีเมล
ก่อนเริ่มประชุมควรตรวจสอบอุปกรณ์พื้นฐาน ได้แก่
- Microphone
- Speaker หรือ Headset
- Camera ถ้าต้องการเปิดกล้อง
- Internet Connection
ขั้นตอนที่ 2 คลิกปุ่ม Share
ระหว่างการประชุม ให้ดูบริเวณ Meeting Controls และคลิกปุ่ม Share หรือไอคอนสำหรับแชร์หน้าจอ
Microsoft Teams จะแสดงตัวเลือกสำหรับเนื้อหาที่สามารถนำเสนอได้
ขั้นตอนที่ 3 เลือกหน้าจอหรือ Window ที่ต้องการแชร์
โดยทั่วไปเราสามารถเลือกแชร์ได้หลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Microsoft Teams และอุปกรณ์ที่ใช้งาน เช่น
- Screen – แชร์สิ่งที่ปรากฏบนหน้าจอ
- Window – แชร์เฉพาะหน้าต่างของโปรแกรม
- PowerPoint – นำเสนอไฟล์ PowerPoint ผ่าน Teams
- Whiteboard – ใช้กระดานออนไลน์สำหรับทำงานร่วมกัน
หากต้องการสาธิตหลายโปรแกรมสลับกัน การแชร์ Screen จะสะดวกกว่า แต่ถ้าต้องการรักษาความเป็นส่วนตัวและไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมเห็นโปรแกรมอื่น ควรเลือกแชร์เฉพาะ Window
วิธีแชร์หน้าจอ Microsoft Teams พร้อมเสียงจากคอมพิวเตอร์
หากต้องการเปิดวิดีโอ เพลง เสียงจากเว็บไซต์ หรือเสียงจากโปรแกรมให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ยินด้วย ต้องเปิดตัวเลือก Include sound
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเมนู Share
ภายใน Microsoft Teams Meeting ให้คลิกปุ่ม Share
ขั้นตอนที่ 2 เปิด Include sound
ก่อนเลือกหน้าจอหรือ Window ให้มองหาตัวเลือก
Include sound
จากนั้นเปิดตัวเลือกนี้ให้อยู่ในสถานะ On
ขั้นตอนที่ 3 เลือกหน้าจอที่ต้องการแชร์
หลังจากเปิด Include sound แล้ว ให้เลือก Screen หรือ Window ที่ต้องการนำเสนอ
เมื่อเปิดวิดีโอหรือไฟล์เสียงบนเครื่อง เสียงจากคอมพิวเตอร์จะถูกส่งผ่าน Microsoft Teams ไปยังผู้เข้าร่วมประชุมพร้อมกับภาพ
Include sound แชร์เสียงอะไรบ้าง?
สิ่งสำคัญที่ผู้ใช้งานควรทราบคือ เมื่อเปิด Include sound ระบบอาจส่งเสียงจากคอมพิวเตอร์เข้าสู่ Meeting ไม่ได้จำกัดเฉพาะเสียงจากวิดีโอที่กำลังนำเสนอเท่านั้น
ตัวอย่างเสียงที่อาจถูกส่งเข้าสู่ Microsoft Teams ได้แก่
- เสียงจาก YouTube
- เสียงจาก VLC Media Player
- เสียงจากเว็บไซต์
- เสียงจาก Presentation
- เสียงจาก Application
- เสียงระบบ Windows
- เสียง Notification บางประเภท
ดังนั้นก่อนเริ่มนำเสนอควรปิดโปรแกรมหรือ Notification ที่ไม่จำเป็น โดยเฉพาะอีเมล โปรแกรม Chat หรือระบบที่อาจแสดงข้อมูลภายในองค์กร
แชร์ทั้ง Screen กับแชร์เฉพาะ Window ต่างกันอย่างไร?
แชร์ Screen
ผู้เข้าร่วมสามารถมองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นบนหน้าจอที่เราเลือก เหมาะสำหรับการสาธิตที่ต้องสลับระหว่างหลายโปรแกรม
ข้อดี
- สลับโปรแกรมได้ง่าย
- เหมาะกับการ Training
- เหมาะกับการสาธิตระบบ
ข้อควรระวัง
ข้อมูลส่วนตัว การแจ้งเตือน และโปรแกรมอื่นที่ปรากฏบนหน้าจออาจถูกผู้เข้าร่วมประชุมมองเห็นได้
แชร์ Window
ระบบจะแชร์เฉพาะหน้าต่างของโปรแกรมที่เลือก เช่น Chrome หรือ PowerPoint
ข้อดี
- มีความเป็นส่วนตัวมากกว่า
- ลดโอกาสเปิดเผยข้อมูลจากโปรแกรมอื่น
- เหมาะสำหรับการนำเสนอเนื้อหาเฉพาะโปรแกรม
สำหรับการประชุมทางธุรกิจ หากไม่จำเป็นต้องสลับหลายโปรแกรม การแชร์เฉพาะ Window มักเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่า
ตัวอย่างการแชร์วิดีโอพร้อมเสียงใน Microsoft Teams
สมมติว่าต้องการเปิดวิดีโอ Training จาก YouTube ให้พนักงานดูผ่าน Microsoft Teams สามารถทำได้ดังนี้
- เปิด Microsoft Teams Meeting
- เตรียมหน้า YouTube หรือวิดีโอไว้ล่วงหน้า
- คลิก Share
- เปิด Include sound
- เลือก Screen หรือ Window ที่เปิดวิดีโออยู่
- เริ่มเล่นวิดีโอ
- สอบถามผู้เข้าร่วมว่าสามารถได้ยินเสียงหรือไม่
ควรทดลองเปิดเสียงประมาณ 5–10 วินาทีก่อนเริ่มเนื้อหาจริง เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถได้ยินเสียงในระดับที่เหมาะสม
ถ้าเริ่มแชร์หน้าจอไปแล้ว แต่ลืมเปิดเสียงทำอย่างไร?
ใน Microsoft Teams สามารถจัดการการแชร์เสียงระหว่างการนำเสนอได้ในหลายกรณี โดยมองหาตัวเลือกการแชร์เสียงในแถบควบคุมการนำเสนอและเปิดการแชร์เสียงเพิ่มเติม
หากไม่พบตัวเลือกดังกล่าว วิธีง่ายที่สุดคือหยุดการแชร์หน้าจอ แล้วเริ่มแชร์ใหม่ จากนั้นเปิด Include sound ก่อนเลือก Screen หรือ Window
แชร์หน้าจอได้ แต่เสียงไม่ออก แก้ไขอย่างไร?
ถ้าเปิด Include sound แล้วแต่ผู้เข้าร่วมยังไม่ได้ยินเสียง สามารถตรวจสอบตามลำดับต่อไปนี้
1. ตรวจสอบ Include sound
ตรวจสอบก่อนว่าตัวเลือก Include sound เปิดอยู่จริง เพราะการแชร์หน้าจอเพียงอย่างเดียวไม่ได้หมายความว่า Teams จะส่งเสียงจากคอมพิวเตอร์ไปด้วยเสมอไป
2. ตรวจสอบ Volume ของ Windows
คลิกไอคอน Speaker บน Taskbar และตรวจสอบระดับเสียง
ควรตรวจสอบว่า
- ไม่ได้ตั้งค่า Mute
- Volume อยู่ในระดับที่เหมาะสม
- เลือก Output Device ถูกต้อง
3. ตรวจสอบ Volume Mixer
Windows สามารถกำหนดระดับเสียงแยกแต่ละโปรแกรมได้ ดังนั้นอาจเกิดกรณีที่เสียงระบบเปิดอยู่ แต่ Browser หรือ Video Player ถูก Mute
ให้ตรวจสอบ Volume Mixer และดูว่าโปรแกรมที่กำลังเล่นวิดีโอมีระดับเสียงเพียงพอหรือไม่
4. ทดสอบด้วยวิดีโออื่น
ลองเปิด YouTube หรือไฟล์วิดีโออื่นเพื่อดูว่าปัญหาเกิดจาก Microsoft Teams หรือเกิดจากไฟล์ต้นฉบับ
5. ปิดและเปิด Microsoft Teams ใหม่
หาก Teams ทำงานผิดปกติ สามารถออกจากโปรแกรมแล้วเปิดใหม่ จากนั้นเข้าร่วม Meeting และทดลองแชร์อีกครั้ง
6. อัปเดต Microsoft Teams
ควรใช้ Microsoft Teams รุ่นล่าสุด เนื่องจาก Microsoft มีการปรับปรุงประสิทธิภาพ แก้ไขข้อผิดพลาด และเปลี่ยนแปลง Interface อย่างต่อเนื่อง
ผู้ใช้ Mac ต้องระวังอะไร?
สำหรับ macOS การแชร์เสียงจากคอมพิวเตอร์อาจต้องมีองค์ประกอบหรือสิทธิ์เพิ่มเติมตามเวอร์ชันของ Teams และ macOS โดยเฉพาะระบบที่เกี่ยวข้องกับ Audio Driver และ Screen Recording Permission
หากไม่สามารถแชร์เสียงได้ ควรตรวจสอบ
- Microsoft Teams เป็นเวอร์ชันล่าสุด
- Permission สำหรับ Screen Recording
- Permission ที่เกี่ยวข้องกับ Audio
- Teams Audio Driver
หลังจากเปลี่ยน Permission บางรายการ อาจต้องปิดและเปิด Microsoft Teams ใหม่ก่อนจึงจะใช้งานได้
เทคนิคแชร์หน้าจอ Microsoft Teams แบบมืออาชีพ
1. ปิด Notification ก่อนประชุม
หากแชร์ Screen ทั้งหน้าจอ Notification จาก Outlook, Teams, LINE หรือโปรแกรม Chat อาจปรากฏให้ผู้เข้าร่วมเห็น
สำหรับ Windows สามารถเปิด Do Not Disturb หรือปิด Notification ชั่วคราวก่อนประชุม
2. ปิดข้อมูลที่เป็นความลับ
ก่อนแชร์หน้าจอควรปิดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ
- Password
- ข้อมูลลูกค้า
- ข้อมูลพนักงาน
- ข้อมูลการเงิน
- ระบบหลังบ้าน
- ข้อมูลส่วนบุคคล
โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องปฏิบัติตามนโยบาย Security หรือ PDPA ควรเลือกแชร์เฉพาะ Window เท่าที่จำเป็น
3. ปิดโปรแกรมที่ไม่เกี่ยวข้อง
นอกจากช่วยรักษาความเป็นส่วนตัวแล้ว ยังช่วยลดการใช้ CPU และ RAM ทำให้ Microsoft Teams ทำงานได้เสถียรมากขึ้น
4. ใช้อินเทอร์เน็ตที่เสถียร
การเปิดกล้อง พร้อมแชร์หน้าจอและแชร์เสียง ต้องใช้ Bandwidth มากกว่าการประชุมเสียงเพียงอย่างเดียว
หากเป็นการประชุมสำคัญหรือ Training จำนวนมาก ควรใช้ Network ที่มีความเสถียร และถ้าเป็นไปได้ควรใช้ LAN แทน Wi-Fi
5. ใช้ Headset
การใช้ Headset ช่วยลดปัญหาเสียงสะท้อนหรือ Echo โดยเฉพาะเมื่อเปิดวิดีโอหรือ Multimedia ระหว่างการประชุม
6. ทดสอบก่อน Meeting
สำหรับการประชุมสำคัญ ควรทดสอบล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งครั้ง โดยตรวจสอบ
- Microphone
- Speaker
- Camera
- Screen Sharing
- Include sound
- Presentation
- Video Playback
แชร์เสียงจากคอมพิวเตอร์เหมาะกับงานอะไร?
ฟังก์ชัน Include sound มีประโยชน์อย่างมากสำหรับองค์กร โดยเฉพาะการประชุมและ Training ที่มี Multimedia ประกอบ
ตัวอย่างเช่น
- อบรมพนักงานใหม่
- Training ระบบ IT
- อบรม Cybersecurity Awareness
- นำเสนอวิดีโอ Marketing
- Demo Software
- นำเสนอเว็บไซต์
- Training ระบบ PMS หรือ POS
- ประชุมกับ Vendor
- นำเสนอ Project ให้ผู้บริหาร
โดยเฉพาะองค์กรที่มีหลายสาขา Microsoft Teams สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายและเวลาในการเดินทาง เพราะ Trainer สามารถสาธิตระบบและเปิดสื่อประกอบให้ผู้ใช้งานในหลายสถานที่ดูพร้อมกันได้
สิ่งที่ควรระวังด้าน Security เมื่อแชร์หน้าจอ
การแชร์หน้าจอเป็นเครื่องมือที่สะดวก แต่ก็อาจทำให้ข้อมูลภายในองค์กรถูกเปิดเผยโดยไม่ได้ตั้งใจ
ก่อนเริ่มแชร์ควรปฏิบัติดังนี้
- ตรวจสอบรายชื่อผู้เข้าร่วม Meeting
- ปิดอีเมลที่มีข้อมูลสำคัญ
- ปิด Password Manager
- หลีกเลี่ยงการเปิด Credential บนหน้าจอ
- ปิด Notification
- เลือกแชร์เฉพาะ Window เมื่อเป็นไปได้
- ตรวจสอบข้อมูลก่อนเปิดหน้าจอให้ผู้เข้าร่วมเห็น
หากจำเป็นต้อง Login เข้าระบบระหว่างการ Demo ควรหยุดแชร์หน้าจอชั่วคราวก่อนกรอก Username และ Password แล้วจึงเริ่มแชร์ใหม่หลังจากเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว
สรุป
การแชร์หน้าจอใน Microsoft Teams พร้อมเสียงจากคอมพิวเตอร์สามารถทำได้ง่าย ๆ โดยคลิก Share และเปิด Include sound ก่อนเลือกหน้าจอหรือ Window ที่ต้องการนำเสนอ ฟังก์ชันนี้เหมาะสำหรับการเปิดวิดีโอ Training การ Demo โปรแกรม การนำเสนอ Multimedia และการประชุมออนไลน์ อย่างไรก็ตามควรปิด Notification ตรวจสอบข้อมูลส่วนตัว และทดลองเสียงก่อนเริ่มประชุมจริง เพื่อให้การนำเสนอมีความเป็นมืออาชีพและปลอดภัยมากขึ้น
FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการแชร์หน้าจอ Microsoft Teams
ทำไมแชร์หน้าจอ Microsoft Teams แล้ววิดีโอไม่มีเสียง?
สาเหตุที่พบบ่อยคือยังไม่ได้เปิดตัวเลือก Include sound ก่อนหรือระหว่างการแชร์หน้าจอ ให้ตรวจสอบเมนู Share และเปิดการแชร์เสียงจากคอมพิวเตอร์ รวมถึงตรวจสอบ Volume และ Output Device ของ Windows
Microsoft Teams แชร์เสียงจาก YouTube ได้หรือไม่?
ได้ สามารถเปิด YouTube บน Browser แล้วเลือก Share พร้อมเปิด Include sound ผู้เข้าร่วมประชุมจะสามารถรับชมวิดีโอและได้ยินเสียงจากคอมพิวเตอร์ผ่าน Microsoft Teams
ควรแชร์ Screen หรือ Window ใน Microsoft Teams?
หากต้องสลับหลายโปรแกรมควรใช้ Screen แต่หากต้องการความเป็นส่วนตัวหรือเปิดเพียงโปรแกรมเดียว ควรเลือก Window เพราะช่วยลดโอกาสที่ข้อมูลจากโปรแกรมอื่นหรือ Notification จะปรากฏให้ผู้เข้าร่วมเห็น
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น