Microsoft Teams ห้องประชุม Breakout Rooms คืออะไร และใช้งานอย่างไร
Microsoft Teams Breakout Rooms คือฟีเจอร์ที่ช่วยแบ่งผู้เข้าร่วมประชุมจากห้องประชุมหลักออกเป็นห้องประชุมย่อยหลายห้อง เหมาะสำหรับการประชุมองค์กร การอบรม การทำ Workshop การ Brainstorm
จุดเด่นของ Breakout Rooms คือผู้จัดประชุมสามารถกำหนดจำนวนห้อง แบ่งสมาชิกแบบอัตโนมัติหรือเลือกสมาชิกด้วยตนเอง เปลี่ยนชื่อห้อง ย้ายผู้เข้าร่วมระหว่างห้อง ส่งข้อความประกาศไปยังทุกห้อง รวมถึงกำหนดระยะเวลาในการทำกิจกรรมได้ จึงเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับองค์กรที่ใช้งาน Microsoft Teams ในการประชุม การฝึกอบรมพนักงาน และการทำงานร่วมกันแบบ Hybrid Working
Breakout Rooms ใน Microsoft Teams คืออะไร?
Breakout Rooms หรือที่อาจเรียกว่า ห้องประชุมย่อย เป็นพื้นที่ประชุมที่แยกออกจาก Microsoft Teams Meeting หลักชั่วคราว ตัวอย่างเช่น บริษัทจัดอบรมพนักงานจำนวน 40 คน ผู้สอนอาจแบ่งพนักงานออกเป็น 5 กลุ่ม กลุ่มละประมาณ 8 คน เพื่อให้แต่ละกลุ่มพูดคุยหรือทำ Workshop ภายในห้องของตนเอง
เมื่อเข้าสู่ Breakout Room แล้ว สมาชิกแต่ละกลุ่มสามารถพูดคุย เปิดกล้อง แชร์หน้าจอ ใช้ Chat และทำกิจกรรมร่วมกันได้ตามสิทธิ์การประชุมที่กำหนด โดยผู้จัดประชุมยังสามารถควบคุมห้องต่าง ๆ จากการประชุมหลักได้
เมื่อกิจกรรมกลุ่มสิ้นสุด ผู้จัดประชุมสามารถสั่งปิด Breakout Rooms และนำผู้เข้าร่วมกลับมายัง Main Meeting เพื่อสรุปผลหรือดำเนินการประชุมในหัวข้อถัดไปได้
Breakout Rooms เหมาะกับงานประเภทใด?
Microsoft Teams Breakout Rooms สามารถนำไปใช้ได้หลากหลาย เช่น
- การอบรมพนักงาน แบ่งกลุ่มเพื่อทำแบบฝึกหัดหรือ Case Study
- Workshop ให้แต่ละกลุ่มระดมความคิดเห็นในหัวข้อที่กำหนด
- Brainstorming แบ่งทีมเพื่อหาแนวคิดหรือแนวทางแก้ไขปัญหา
- การประชุมโครงการ แบ่งกลุ่มตาม Department หรือ Workstream
- กิจกรรม Team Building แบ่งทีมทำเกมหรือกิจกรรมออนไลน์
- การเรียนออนไลน์ แบ่งนักเรียนหรือนักศึกษาเป็นกลุ่มย่อย
- การสัมภาษณ์หรือ Assessment แยกผู้สมัครออกเป็นห้องต่าง ๆ
- การประชุมโรงแรม แบ่งกลุ่ม Front Office, Housekeeping, F&B, Sales และฝ่ายอื่น ๆ เพื่อหารือประเด็นเฉพาะ
ตัวอย่างการใช้ Breakout Rooms ในองค์กร
สมมติฝ่าย IT จัดอบรมเรื่อง Cyber Security Awareness ให้พนักงาน 60 คน หลังจากอธิบายเรื่อง Phishing แล้ว ผู้ฝึกอบรมอาจแบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นกลุ่มย่อยเพื่อวิเคราะห์ตัวอย่างอีเมลต้องสงสัย
แต่ละกลุ่มได้รับเวลาประมาณ 10–15 นาทีในการวิเคราะห์ว่าอีเมลใดเป็น Phishing และเพราะเหตุใด จากนั้นผู้จัดประชุมปิด Breakout Rooms เพื่อเรียกผู้เข้าร่วมกลับมายังห้องหลัก แล้วให้ตัวแทนแต่ละกลุ่มนำเสนอผลการวิเคราะห์
วิธีดังกล่าวทำให้การอบรมมี Interaction มากกว่าการให้พนักงานนั่งฟัง Presentation เพียงอย่างเดียว และยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างกันได้มากขึ้น
วิธีสร้าง Breakout Rooms ใน Microsoft Teams
การใช้งาน Breakout Rooms ควรดำเนินการผ่าน Microsoft Teams Desktop App บน Windows หรือ Mac และควรอัปเดต Teams ให้เป็นเวอร์ชันล่าสุดก่อนเริ่มประชุม
ขั้นตอนที่ 1: สร้าง Microsoft Teams Meeting
- เปิด Microsoft Teams
- เลือก Calendar
- เลือก New meeting
- กำหนดชื่อการประชุม
- กำหนดวันที่และเวลา
- เพิ่มผู้เข้าร่วมประชุม
- กด Save หรือ Send
เมื่อถึงเวลาประชุม ให้ Organizer หรือผู้ที่ได้รับสิทธิ์เข้าร่วม Meeting ตามปกติ
ขั้นตอนที่ 2: เปิดเมนู Breakout Rooms
ภายในหน้าต่าง Microsoft Teams Meeting ให้มองหาเมนู Rooms หรือไอคอน Breakout Rooms บน Meeting Controls
เลือกเมนูดังกล่าวเพื่อเข้าสู่หน้าจอสำหรับจัดการห้องประชุมย่อย
ขั้นตอนที่ 3: กำหนดจำนวนห้อง
เลือกจำนวน Breakout Rooms ที่ต้องการสร้างตามจำนวนผู้เข้าร่วมและลักษณะกิจกรรม เช่น ผู้เข้าร่วม 30 คน อาจสร้าง 5 ห้อง เพื่อให้แต่ละห้องมีประมาณ 6 คน
จำนวนสมาชิกต่อห้องที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับกิจกรรม หากต้องการ Brainstorm หรือ Discussion อย่างทั่วถึง กลุ่มประมาณ 4–8 คนมักจัดการได้ง่ายกว่ากลุ่มขนาดใหญ่
ขั้นตอนที่ 4: เลือกวิธีแบ่งผู้เข้าร่วม
Microsoft Teams มีวิธีการจัดสมาชิกเข้า Breakout Rooms หลัก ๆ ได้แก่
- Automatically – ให้ Teams กระจายผู้เข้าร่วมไปยังห้องต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ
- Manually – Organizer เลือกเองว่าแต่ละคนควรอยู่ห้องใด
หากเป็นกิจกรรมทั่วไปและไม่จำเป็นต้องแบ่งตามตำแหน่งงาน การเลือก Automatic จะช่วยประหยัดเวลา แต่หากเป็น Workshop ที่ต้องการแบ่งตามแผนก ตำแหน่ง หรือหน้าที่ แนะนำให้ใช้ Manual Assignment
การกำหนดสมาชิกเข้า Breakout Rooms แบบ Manual
หากเลือกแบ่งสมาชิกด้วยตนเอง Organizer สามารถเลือกชื่อผู้เข้าร่วม แล้วกำหนดว่าบุคคลดังกล่าวจะอยู่ใน Room ใด
ตัวอย่างเช่น
- Room 1 – Front Office
- Room 2 – Housekeeping
- Room 3 – Food & Beverage
- Room 4 – Sales & Marketing
- Room 5 – Finance & IT
การจัดกลุ่มล่วงหน้าจะเหมาะมากสำหรับการประชุมองค์กร เพราะ Organizer สามารถควบคุมองค์ประกอบของแต่ละกลุ่มได้ดีกว่าการสุ่มอัตโนมัติ
การเปลี่ยนชื่อ Breakout Room
หลังจากสร้างห้องแล้ว ควรตั้งชื่อห้องให้ผู้เข้าร่วมเข้าใจวัตถุประสงค์ของแต่ละห้อง โดยเลือกเมนูเพิ่มเติมของห้องและใช้คำสั่ง Rename
ตัวอย่างชื่อห้อง เช่น
- Group 1 – Customer Experience
- Group 2 – Revenue & Sales
- Group 3 – Operational Efficiency
- Group 4 – Technology & Innovation
การตั้งชื่อห้องตามหัวข้อจะช่วยลดความสับสน โดยเฉพาะเมื่อมี Breakout Rooms จำนวนมาก
วิธีเปิด Breakout Rooms
เมื่อจัดสมาชิกเรียบร้อยแล้ว Organizer สามารถเปิดห้องทั้งหมดเพื่อเริ่มกิจกรรมได้ เมื่อ Breakout Rooms เปิด ผู้เข้าร่วมจะได้รับการแจ้งเตือนให้เข้าห้องที่ได้รับมอบหมาย
หลังจากผู้เข้าร่วมเข้าห้องแล้ว การสนทนาภายในห้องจะดำเนินแยกจาก Main Meeting ทำให้แต่ละกลุ่มสามารถพูดคุยกันได้โดยไม่รบกวนกลุ่มอื่น
Organizer สามารถเข้า Breakout Room ได้หรือไม่?
Organizer หรือผู้ที่ได้รับสิทธิ์จัดการ Breakout Rooms สามารถติดตามสถานะของห้องและเข้าไปยังห้องที่ต้องการได้ตามสิทธิ์ที่ Microsoft Teams กำหนด
ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับผู้สอนหรือผู้ดำเนินการประชุม เพราะสามารถเข้าไปตรวจสอบความคืบหน้า ตอบคำถาม หรือให้คำแนะนำแก่แต่ละกลุ่มได้
การย้ายผู้เข้าร่วมระหว่างห้อง
ระหว่างการประชุมอาจพบว่ามีสมาชิกอยู่ผิดกลุ่ม หรือจำเป็นต้องปรับโครงสร้างกลุ่ม Organizer สามารถจัดการ Assignment เพื่อย้ายผู้เข้าร่วมจากห้องหนึ่งไปยังอีกห้องหนึ่งได้
ตัวอย่างเช่น พนักงานฝ่าย IT ถูกจัดอยู่ Room 1 โดยไม่ได้ตั้งใจ ผู้จัดประชุมสามารถย้ายไป Room 4 ซึ่งเป็นกลุ่ม Technology ได้
การส่ง Announcement ไปทุกห้อง
ในการทำ Workshop ผู้จัดประชุมไม่จำเป็นต้องเข้าไปแจ้งข้อมูลทีละห้อง เพราะ Breakout Rooms มีความสามารถในการส่ง Announcement ไปยังผู้เข้าร่วมในห้องย่อย
ตัวอย่างข้อความ เช่น
เหลือเวลาอีก 5 นาที กรุณาเลือกตัวแทนกลุ่มสำหรับนำเสนอผลการประชุมเมื่อกลับเข้าสู่ Main Meeting
วิธีนี้ช่วยให้ผู้จัดการประชุมควบคุมเวลาและดำเนินกิจกรรมพร้อมกันหลายกลุ่มได้ง่ายขึ้น
การกำหนดเวลาให้ Breakout Rooms
สำหรับการอบรมหรือ Workshop ควรกำหนดเวลาให้ชัดเจน เช่น 10, 15 หรือ 20 นาที เพื่อให้ทุกกลุ่มใช้เวลาใกล้เคียงกันและสามารถกลับเข้าสู่ Main Meeting ตามกำหนด
ก่อนหมดเวลา ควรมีการแจ้งเตือนผู้เข้าร่วม เช่น แจ้งก่อนหมดเวลา 5 นาที เพื่อให้แต่ละกลุ่มสามารถสรุปผลและเลือกตัวแทนสำหรับนำเสนอได้ทัน
วิธีปิด Breakout Rooms
เมื่อกิจกรรมกลุ่มเสร็จเรียบร้อย Organizer สามารถเลือกคำสั่งสำหรับปิด Breakout Rooms ได้ เมื่อปิดห้อง สมาชิกจะถูกนำกลับเข้าสู่ Main Meeting ตามกระบวนการของ Microsoft Teams
จากนั้นสามารถดำเนินการประชุมต่อ เช่น ให้แต่ละกลุ่มนำเสนอผล แสดงความคิดเห็น หรือเข้าสู่หัวข้อถัดไป
Breakout Room Manager คืออะไร?
ในกรณีที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก Organizer อาจไม่ต้องการดูแล Breakout Rooms เพียงคนเดียว Microsoft Teams สามารถกำหนดบุคคลที่มีสิทธิ์เหมาะสมให้ช่วยบริหาร Breakout Rooms ได้
ตัวอย่างเช่น การอบรมพนักงาน 100 คน อาจมี Trainer หลักหนึ่งคน และ Assistant Trainer ช่วยดูแลการจัดกลุ่ม การเปิด-ปิดห้อง หรือช่วยเหลือผู้เข้าร่วม
สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ แนวทางนี้ช่วยลดภาระของ Meeting Organizer และลดความเสี่ยงที่กิจกรรมจะติดขัดเนื่องจากมีผู้ควบคุมเพียงคนเดียว
ข้อดีของ Microsoft Teams Breakout Rooms
- ช่วยให้การประชุมกลุ่มใหญ่มี Interaction มากขึ้น
- เหมาะกับ Workshop และ Brainstorming
- ช่วยให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็น
- สามารถแบ่งสมาชิกเป็นกลุ่มย่อยได้อย่างเป็นระบบ
- รองรับการจัดสมาชิกแบบอัตโนมัติและแบบ Manual
- สามารถเปลี่ยนชื่อห้องให้ตรงกับกิจกรรม
- ผู้จัดประชุมสามารถติดตามและบริหารห้องได้
- สามารถเรียกผู้เข้าร่วมกลับเข้าสู่ Main Meeting ได้
- เหมาะสำหรับ Remote Working และ Hybrid Working
ข้อควรระวังในการใช้ Breakout Rooms
แม้ Breakout Rooms จะใช้งานไม่ซับซ้อน แต่การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมากควรมีการเตรียมตัวล่วงหน้า
- อัปเดต Microsoft Teams ให้เป็นเวอร์ชันปัจจุบัน
- ตรวจสอบสิทธิ์ของ Organizer และ Breakout Room Manager
- เตรียมรายชื่อและการแบ่งกลุ่มก่อนประชุม
- ตั้งชื่อห้องให้ชัดเจน
- กำหนดเวลาของกิจกรรมแต่ละช่วง
- อธิบายให้ผู้เข้าร่วมทราบว่าจะต้องทำอะไรเมื่อเข้าสู่ห้อง
- เตรียมผู้ช่วยดูแลกรณีเป็นการประชุมหรือ Training ขนาดใหญ่
เทคนิคใช้ Breakout Rooms ให้การประชุมมีประสิทธิภาพ
1. อธิบายโจทย์ก่อนแยกห้อง
อย่าส่งผู้เข้าร่วมเข้าสู่ Breakout Rooms โดยยังไม่เข้าใจงานที่ต้องทำ ควรแสดงโจทย์ คำถาม หรือ Objective ให้ทุกคนเข้าใจก่อน
2. จำกัดจำนวนสมาชิกต่อกลุ่ม
กลุ่มที่ใหญ่เกินไปอาจทำให้บางคนไม่มีโอกาสพูด หากวัตถุประสงค์คือ Discussion ควรออกแบบกลุ่มให้มีขนาดเหมาะสม
3. กำหนดผู้ดำเนินการของแต่ละกลุ่ม
อาจกำหนด Group Leader หรือ Facilitator เพื่อคอยควบคุมการสนทนาและสรุปประเด็นสำคัญ
4. กำหนดเวลาอย่างชัดเจน
ตัวอย่างเช่น "ให้เวลาพูดคุย 15 นาที และเตรียมนำเสนอ 3 นาที" จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมบริหารเวลาได้ดีกว่า
5. เตรียมคำถามสำหรับการสรุปผล
เมื่อทุกคนกลับเข้าสู่ Main Meeting ควรมีคำถามหรือรูปแบบการนำเสนอที่ชัดเจน เพื่อเชื่อมโยงผลจาก Breakout Rooms กลับเข้าสู่หัวข้อหลักของการประชุม
ตัวอย่าง Workflow สำหรับ Training ในองค์กร
- เริ่ม Microsoft Teams Meeting
- Trainer อธิบายหัวข้อประมาณ 20 นาที
- อธิบาย Workshop และเป้าหมายของกิจกรรม
- แบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็น 5 Breakout Rooms
- กำหนดเวลาทำกิจกรรม 15 นาที
- Trainer เข้าเยี่ยมแต่ละห้องเพื่อช่วยตอบคำถาม
- ส่ง Announcement ก่อนหมดเวลา
- ปิด Breakout Rooms
- ผู้เข้าร่วมกลับสู่ Main Meeting
- ตัวแทนแต่ละกลุ่มนำเสนอผล
- Trainer สรุปและปิดการอบรม
Workflow ลักษณะนี้สามารถประยุกต์ใช้กับการอบรม Cyber Security, Customer Service, Sales Training, Hotel Operations, Leadership Training และการวางแผนโครงการได้เป็นอย่างดี
สรุป Microsoft Teams Breakout Rooms
Microsoft Teams Breakout Rooms เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยแบ่งการประชุมขนาดใหญ่ออกเป็นกลุ่มย่อย ทำให้การประชุม การอบรม และ Workshop มีการมีส่วนร่วมมากขึ้น ผู้จัดประชุมสามารถสร้างห้อง แบ่งสมาชิก เปิดหรือปิดห้อง ย้ายผู้เข้าร่วม และบริหารกิจกรรมกลุ่มจาก Microsoft Teams ได้
สำหรับองค์กรที่ใช้งาน Microsoft Teams เป็นระบบประชุมหลัก Breakout Rooms เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ควรเรียนรู้ เพราะสามารถนำมาใช้ได้ตั้งแต่การประชุมทีมขนาดเล็กไปจนถึงการอบรมพนักงานจำนวนมาก และช่วยให้กิจกรรมออนไลน์มีประสิทธิภาพใกล้เคียงกับ Workshop แบบพบหน้ากัน
FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Microsoft Teams Breakout Rooms
Microsoft Teams Breakout Rooms คืออะไร?
Breakout Rooms คือห้องประชุมย่อยที่แยกออกจาก Main Meeting ชั่วคราว เพื่อแบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นกลุ่มเล็ก ๆ สำหรับ Discussion, Workshop, Brainstorm หรือกิจกรรมกลุ่ม ก่อนเรียกกลับเข้าสู่ห้องประชุมหลัก
ผู้เข้าร่วมสามารถเลือก Breakout Room เองได้หรือไม่?
ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของการประชุม ผู้จัดประชุมสามารถกำหนดสมาชิกเข้าห้องแบบอัตโนมัติหรือ Manual และในบางรูปแบบสามารถเปิดตัวเลือกให้ผู้เข้าร่วมจัดการการเข้าห้องตามสิทธิ์และการตั้งค่าที่รองรับ
Breakout Rooms เหมาะสำหรับงานประเภทใด?
เหมาะกับการอบรมพนักงาน Workshop, Brainstorming, Team Building, Project Meeting, Online Learning และการประชุมที่ต้องการแบ่งผู้เข้าร่วมเป็นกลุ่มย่อยเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วม
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น