Keyboard Shortcuts Gmail คีย์ลัด Gmail ที่ควรรู้ ใช้งานเร็วขึ้น จัดการอีเมลได้มืออาชีพ
Gmail เป็นหนึ่งในบริการอีเมลที่ได้รับความนิยมอย่างมาก ทั้งในกลุ่มผู้ใช้งานทั่วไป นักเรียน นักศึกษา พนักงานออฟฟิศ ไปจนถึงองค์กรที่ใช้ Google Workspace ในการทำงานร่วมกัน
Keyboard Shortcuts Gmail คืออะไร
Keyboard Shortcuts Gmail คือชุดคำสั่งที่ใช้ปุ่มบนแป้นพิมพ์เพื่อควบคุมการทำงานต่าง ๆ ใน Gmail แทนการคลิกเมาส์ เช่น เขียนอีเมลใหม่ ตอบกลับ ส่งต่อ ลบอีเมล ค้นหาอีเมล เปิดกล่องจดหมาย หรือย้ายไปยังอีเมลถัดไป การใช้คีย์ลัดช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้รวดเร็วขึ้น เพราะไม่ต้องเลื่อนเมาส์ไปหาปุ่มคำสั่งบนหน้าจอทุกครั้ง
โดยทั่วไป Gmail จะมีคีย์ลัดบางส่วนที่ใช้งานได้ทันที และบางคำสั่งจำเป็นต้องเปิดใช้งาน Keyboard shortcuts ก่อนในหน้า Settings เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ผู้ใช้สามารถกด Shift + ? ภายใน Gmail เพื่อดูรายการคีย์ลัดทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว
ทำไมควรใช้คีย์ลัด Gmail
การใช้ Gmail ด้วยเมาส์อาจเพียงพอสำหรับผู้ใช้งานทั่วไป แต่สำหรับคนที่ต้องจัดการอีเมลวันละหลายสิบหรือหลายร้อยฉบับ การใช้คีย์ลัดจะช่วยลดขั้นตอนซ้ำ ๆ ได้มาก ตัวอย่างเช่น หากต้องการเขียนอีเมลใหม่ ผู้ใช้สามารถกด c แทนการเลื่อนเมาส์ไปคลิกปุ่ม Compose หรือหากต้องการค้นหาอีเมล สามารถกด / เพื่อเลื่อนไปที่ช่องค้นหาได้ทันที
| ประโยชน์ | รายละเอียด |
|---|---|
| ประหยัดเวลา | ลดการคลิกเมาส์และทำงานซ้ำ ๆ ได้เร็วขึ้น |
| เพิ่มประสิทธิภาพ | เหมาะกับผู้ที่ต้องจัดการอีเมลจำนวนมาก |
| ลดความสับสน | ใช้คำสั่งมาตรฐานแทนการค้นหาปุ่มบนหน้าจอ |
| ทำงานต่อเนื่อง | เหมาะกับผู้ที่พิมพ์งานอยู่แล้ว ไม่ต้องสลับไปใช้เมาส์ |
| เหมาะกับงานองค์กร | ช่วยให้ทีมตอบกลับ จัดหมวดหมู่ และติดตามอีเมลได้เป็นระบบ |
วิธีเปิดใช้งาน Keyboard Shortcuts ใน Gmail
| ขั้นตอน | วิธีดำเนินการ |
|---|---|
| 1 | เปิด Gmail บนคอมพิวเตอร์ |
| 2 | คลิกไอคอนรูปเฟืองมุมขวาบน |
| 3 | เลือก See all settings |
| 4 | อยู่ในแท็บ General |
| 5 | เลื่อนลงมาที่หัวข้อ Keyboard shortcuts |
| 6 | เลือก Keyboard shortcuts on |
| 7 | คลิก Save Changes ด้านล่างสุด |
ตาราง Keyboard Shortcuts Gmail ที่ควรรู้
1. คีย์ลัดสำหรับเขียนและส่งอีเมล
| คีย์ลัด | ความหมาย | เหมาะกับการใช้งาน |
|---|---|---|
c |
เขียนอีเมลใหม่ | เริ่มสร้างอีเมลอย่างรวดเร็ว |
d |
เขียนอีเมลในหน้าต่างใหม่ | เหมาะกับการเขียนอีเมลหลายฉบับ |
Ctrl + Enter หรือ Cmd + Enter |
ส่งอีเมล | ส่งอีเมลโดยไม่ต้องคลิกปุ่ม Send |
r |
ตอบกลับอีเมล | ตอบผู้ส่งเดิม |
a |
ตอบกลับทุกคน | ใช้เมื่ออีเมลมีหลายผู้รับ |
f |
ส่งต่ออีเมล | Forward อีเมลให้ผู้อื่น |
Esc |
ออกจากช่องพิมพ์ข้อความ | กลับไปควบคุมหน้าจอหลัก |
Ctrl + Shift + c |
เพิ่มช่อง CC | ใช้เมื่อมีผู้รับสำเนา |
Ctrl + Shift + b |
เพิ่มช่อง BCC | ใช้เมื่อต้องการซ่อนรายชื่อผู้รับ |
2. คีย์ลัดสำหรับจัดการอีเมล
| คีย์ลัด | ความหมาย | เหมาะกับการใช้งาน |
|---|---|---|
e |
Archive อีเมล | เก็บอีเมลออกจาก Inbox แต่ยังค้นหาได้ |
# |
ลบอีเมล | ย้ายอีเมลไปถังขยะ |
! |
รายงาน Spam | แจ้งว่าอีเมลเป็นสแปม |
v |
ย้ายอีเมล | Move ไปยังโฟลเดอร์หรือ Label |
l |
ติด Label | จัดหมวดหมู่อีเมล |
s |
เพิ่มหรือลบ Star | ทำเครื่องหมายอีเมลสำคัญ |
= |
ทำเครื่องหมายว่าสำคัญ | ใช้เน้นอีเมลที่ต้องติดตาม |
- |
ทำเครื่องหมายว่าไม่สำคัญ | ลดความสำคัญของอีเมล |
Shift + i |
ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว | จัดการอีเมลค้างอ่าน |
Shift + u |
ทำเครื่องหมายว่ายังไม่อ่าน | ใช้ติดตามอีเมลที่ต้องกลับมาอ่านใหม่ |
3. คีย์ลัดสำหรับการนำทางใน Gmail
| คีย์ลัด | ความหมาย | เหมาะกับการใช้งาน |
|---|---|---|
g แล้วกด i |
ไปที่ Inbox | กลับไปกล่องจดหมายเข้า |
g แล้วกด s |
ไปที่ Starred | ดูอีเมลที่ติดดาว |
g แล้วกด t |
ไปที่ Sent Mail | ดูอีเมลที่ส่งแล้ว |
g แล้วกด d |
ไปที่ Drafts | เปิดอีเมลฉบับร่าง |
g แล้วกด a |
ไปที่ All Mail | ดูอีเมลทั้งหมด |
g แล้วกด c |
ไปที่ Contacts | เปิดรายชื่อผู้ติดต่อ |
/ |
ไปที่ช่องค้นหา | ค้นหาอีเมลอย่างรวดเร็ว |
u |
กลับไปยังรายการอีเมล | ออกจากอีเมลที่เปิดอยู่ |
j |
เลื่อนไปอีเมลถัดไป | อ่านอีเมลต่อเนื่อง |
k |
เลื่อนไปอีเมลก่อนหน้า | ย้อนกลับไปอีเมลก่อนหน้า |
o หรือ Enter |
เปิดอีเมล | เปิดอีเมลที่เลือก |
4. คีย์ลัดสำหรับเลือกอีเมล
| คีย์ลัด | ความหมาย | เหมาะกับการใช้งาน |
|---|---|---|
x |
เลือกอีเมล | เลือกอีเมลเพื่อจัดการ |
* แล้วกด a |
เลือกอีเมลทั้งหมด | ใช้จัดการอีเมลจำนวนมาก |
* แล้วกด n |
ยกเลิกการเลือกทั้งหมด | ยกเลิกคำสั่งเลือก |
* แล้วกด r |
เลือกอีเมลที่อ่านแล้ว | จัดการอีเมลอ่านแล้ว |
* แล้วกด u |
เลือกอีเมลที่ยังไม่อ่าน | ตรวจสอบอีเมลค้างอ่าน |
* แล้วกด s |
เลือกอีเมลที่ติดดาว | จัดการอีเมลสำคัญ |
* แล้วกด t |
เลือกอีเมลที่ไม่ติดดาว | คัดกรองอีเมลทั่วไป |
5. คีย์ลัดสำหรับจัดรูปแบบข้อความ
| คีย์ลัด | ความหมาย | เหมาะกับการใช้งาน |
|---|---|---|
Ctrl + b หรือ Cmd + b |
ตัวหนา | เน้นข้อความสำคัญ |
Ctrl + i หรือ Cmd + i |
ตัวเอียง | ใช้เน้นคำหรือประโยค |
Ctrl + u หรือ Cmd + u |
ขีดเส้นใต้ | เน้นหัวข้อหรือคำสำคัญ |
Ctrl + Shift + 7 |
รายการแบบตัวเลข | ทำลำดับขั้นตอน |
Ctrl + Shift + 8 |
รายการแบบ Bullet | ทำรายการหัวข้อ |
Ctrl + k หรือ Cmd + k |
แทรกลิงก์ | ใส่ URL ในข้อความ |
Ctrl + Shift + 9 |
ล้างรูปแบบข้อความ | ทำให้ข้อความกลับเป็นรูปแบบปกติ |
ตัวอย่างการใช้งานจริงในงานประจำวัน
สมมติว่าคุณเป็นพนักงานฝ่าย IT ที่ต้องตรวจสอบอีเมลแจ้งปัญหาจากหลายสาขาในแต่ละวัน คุณสามารถใช้คีย์ลัด Gmail เพื่อทำงานได้เร็วขึ้น เช่น กด / เพื่อค้นหาอีเมลจากชื่อโรงแรมหรือชื่อระบบ กด o เพื่อเปิดอีเมล กด r เพื่อตอบกลับ กด l เพื่อติด Label เช่น Network, PMS, POS หรือ Urgent และกด e เพื่อ Archive อีเมลที่ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว
หากใช้วิธีเดิมด้วยเมาส์ อาจต้องคลิกหลายครั้งต่ออีเมลหนึ่งฉบับ แต่เมื่อใช้คีย์ลัด ผู้ใช้สามารถจัดการอีเมลได้ต่อเนื่อง เหมาะกับงานบริการ งาน Helpdesk งาน Support และงานบริหารที่ต้องตอบอีเมลอย่างรวดเร็ว
เทคนิคจำคีย์ลัด Gmail ให้ง่าย
การจำคีย์ลัดทั้งหมดในครั้งเดียวอาจยากเกินไป แนะนำให้เริ่มจากคีย์ลัดที่ใช้บ่อยที่สุดก่อน แล้วค่อยเพิ่มกลุ่มคำสั่งอื่นภายหลัง
| กลุ่มเริ่มต้น | คีย์ลัดที่ควรจำ |
|---|---|
| เขียนอีเมล | c |
| ตอบกลับ | r |
| ส่งต่อ | f |
| ค้นหา | / |
| Archive | e |
| ลบ | # |
| ติดดาว | s |
| กลับ Inbox | g แล้ว i |
ข้อควรระวังในการใช้ Keyboard Shortcuts Gmail
แม้คีย์ลัด Gmail จะช่วยให้ทำงานเร็วขึ้น แต่ควรใช้อย่างระมัดระวัง โดยเฉพาะคีย์ลัดที่เกี่ยวข้องกับการลบ การย้าย หรือการส่งอีเมล เช่น # สำหรับลบอีเมล หรือ Ctrl + Enter สำหรับส่งอีเมล เพราะหากกดผิดอาจทำให้อีเมลถูกส่งหรือลบโดยไม่ตั้งใจ
สำหรับองค์กร ควรแนะนำให้พนักงานฝึกใช้คีย์ลัดพื้นฐานก่อน และควรเน้นเรื่องการตรวจสอบผู้รับ หัวข้ออีเมล ไฟล์แนบ และเนื้อหาก่อนส่งเสมอ โดยเฉพาะอีเมลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลลูกค้า ข้อมูลการเงิน หรือข้อมูลภายในองค์กร
Keyboard Shortcuts Gmail เหมาะกับใคร
| กลุ่มผู้ใช้งาน | ประโยชน์ที่ได้รับ |
|---|---|
| พนักงานออฟฟิศ | ตอบอีเมลเร็วขึ้น ลดเวลาทำงานซ้ำ |
| ผู้บริหาร | ตรวจสอบและจัดการอีเมลสำคัญได้เร็ว |
| ฝ่าย IT Support | จัดกลุ่มอีเมลแจ้งปัญหาได้เป็นระบบ |
| ฝ่ายขาย | ตอบลูกค้า ติดตามอีเมล และค้นหาข้อมูลได้เร็ว |
| ฝ่ายบัญชี | ค้นหาเอกสาร ใบแจ้งหนี้ และอีเมลสำคัญได้สะดวก |
| นักเรียน นักศึกษา | จัดการอีเมลการเรียนและเอกสารได้ง่ายขึ้น |
| ผู้ใช้ Google Workspace | ทำงานร่วมกับทีมได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น |
สรุป
Keyboard Shortcuts Gmail เป็นเครื่องมือเล็ก ๆ ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก โดยเฉพาะผู้ที่ต้องใช้ Gmail เป็นประจำทุกวัน การเริ่มต้นใช้งานไม่ยาก เพียงเปิด Keyboard shortcuts ใน Settings แล้วฝึกใช้คีย์ลัดพื้นฐาน เช่น c เขียนอีเมลใหม่, r ตอบกลับ, / ค้นหา, e Archive และ g แล้ว i เพื่อกลับ Inbox เมื่อใช้งานคล่องขึ้น ผู้ใช้จะสามารถจัดการอีเมลได้เร็วขึ้น ลดการใช้เมาส์ และทำงานได้ต่อเนื่องมากกว่าเดิม สำหรับองค์กร การแนะนำคีย์ลัด Gmail ให้พนักงานใช้งาน ถือเป็นหนึ่งในวิธีเพิ่ม Productivity ที่ทำได้ง่าย ไม่ต้องลงทุนเพิ่ม และเห็นผลได้จริงในการทำงานประจำวัน
FAQ คำถามที่พบบ่อย
ทำไมกดคีย์ลัด Gmail แล้วไม่ทำงาน
อาจเป็นเพราะยังไม่ได้เปิดใช้งาน Keyboard shortcuts ใน Gmail ให้ไปที่ Settings > See all settings > General > Keyboard shortcuts แล้วเลือก Keyboard shortcuts on จากนั้นกด Save Changes
จะดูคีย์ลัด Gmail ทั้งหมดได้จากที่ไหน
เมื่อเปิด Gmail บนคอมพิวเตอร์ สามารถกด Shift + ? เพื่อดูรายการ Keyboard shortcuts ทั้งหมดที่ Gmail รองรับได้ทันที
ใช้ Keyboard Shortcuts Gmail บนมือถือได้ไหม
การใช้งานบนมือถืออาจมีข้อจำกัด โดยเฉพาะหากไม่มีแป้นพิมพ์ภายนอก แนะนำให้ใช้คีย์ลัด Gmail บนคอมพิวเตอร์เป็นหลัก ส่วนแท็บเล็ตหรือ iPad อาจรองรับบางคำสั่งเมื่อเชื่อมต่อแป้นพิมพ์
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น