Google Drive for Desktop คืออะไร วิธีติดตั้งและซิงก์ไฟล์กับคอมพิวเตอร์
Google Drive เป็นบริการจัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงไฟล์จากคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ และแท็บเล็ตได้ทุกที่ เพียงแค่เชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต
อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ควรทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างการสตรีมไฟล์และการมิเรอร์ไฟล์ เพื่อเลือกรูปแบบที่เหมาะกับพื้นที่จัดเก็บข้อมูล ความเร็วอินเทอร์เน็ต และลักษณะการทำงานของตนเอง
Google Drive for Desktop คืออะไร
Google Drive for Desktop คือโปรแกรมสำหรับระบบปฏิบัติการ Windows และ macOS ที่ทำหน้าที่เชื่อมต่อข้อมูลในบัญชี Google Drive เข้ากับคอมพิวเตอร์ เมื่อติดตั้งและลงชื่อเข้าใช้แล้ว ผู้ใช้จะพบ Google Drive แสดงเป็นไดรฟ์หรือตำแหน่งจัดเก็บข้อมูลใหม่ในคอมพิวเตอร์
ผู้ใช้สามารถเปิดไฟล์จาก Google Drive ผ่านโปรแกรมที่ติดตั้งอยู่ในเครื่องได้โดยตรง เช่น เปิดไฟล์ Microsoft Word ด้วย Word เปิดไฟล์ Excel ด้วย Excel เปิดไฟล์ PDF ด้วยโปรแกรมอ่าน PDF หรือเปิดรูปภาพด้วยโปรแกรมจัดการรูปภาพ โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดไฟล์ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ก่อนทุกครั้ง
กระบวนการซิงก์จะช่วยให้ไฟล์บนคอมพิวเตอร์และไฟล์บนคลาวด์มีข้อมูลตรงกัน เมื่อมีการแก้ไขไฟล์ในคอมพิวเตอร์ โปรแกรมจะอัปโหลดการเปลี่ยนแปลงไปยัง Google Drive และเมื่อมีการแก้ไขไฟล์จากอุปกรณ์อื่น การเปลี่ยนแปลงนั้นจะถูกส่งกลับมายังคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อบัญชีเดียวกัน
Google Drive for Desktop ทำอะไรได้บ้าง
1. เข้าถึงไฟล์บน Drive จากคอมพิวเตอร์
หลังจากติดตั้งโปรแกรม ผู้ใช้สามารถเข้าถึง My Drive และพื้นที่อื่นที่ได้รับอนุญาตผ่าน File Explorer หรือ Finder ได้ทันที จึงสามารถจัดการไฟล์ด้วยวิธีเดียวกับไฟล์ทั่วไป เช่น ลากและวาง เปลี่ยนชื่อ สร้างโฟลเดอร์ หรือค้นหาไฟล์
2. ซิงก์ข้อมูลโดยอัตโนมัติ
ไฟล์ที่เพิ่มหรือแก้ไขในพื้นที่ซิงก์จะถูกอัปเดตบน Google Drive โดยอัตโนมัติ ช่วยลดความเสี่ยงจากการใช้ไฟล์คนละเวอร์ชัน และทำให้ข้อมูลที่เปิดจากอุปกรณ์แต่ละเครื่องเป็นข้อมูลล่าสุด
3. เลือกใช้ไฟล์ออนไลน์หรือออฟไลน์
ผู้ใช้สามารถเลือกเก็บไฟล์ไว้บนคลาวด์เป็นหลักเพื่อประหยัดพื้นที่ หรือกำหนดไฟล์สำคัญให้พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ได้ เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องเดินทางหรือทำงานในบริเวณที่การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่เสถียร
4. สำรองโฟลเดอร์จากคอมพิวเตอร์
โปรแกรมสามารถกำหนดโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ เช่น Desktop, Documents หรือโฟลเดอร์งาน ให้ซิงก์ขึ้น Google Drive ได้ อย่างไรก็ตาม การซิงก์ไม่ควรถูกมองว่าเป็นระบบสำรองข้อมูลที่สมบูรณ์ เนื่องจากการลบหรือแก้ไขไฟล์อาจถูกซิงก์ตามไปด้วย
5. ใช้งานหลายบัญชี
ผู้ใช้ที่มีทั้งบัญชีส่วนตัวและบัญชี Google Workspace ขององค์กรสามารถเพิ่มบัญชีใน Google Drive for Desktop ได้หลายบัญชี ทำให้จัดการไฟล์ส่วนตัวและไฟล์งานจากคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวได้สะดวกขึ้น
Stream files และ Mirror files ต่างกันอย่างไร
Google Drive for Desktop มีรูปแบบหลักในการซิงก์ข้อมูลจาก My Drive สองแบบ ได้แก่ Stream files และ Mirror files การเลือกรูปแบบที่เหมาะสมมีผลต่อพื้นที่ฮาร์ดดิสก์ ความเร็วในการเปิดไฟล์ และความสามารถในการทำงานเมื่อไม่มีอินเทอร์เน็ต
| หัวข้อ | Stream files | Mirror files |
|---|---|---|
| ตำแหน่งหลักของไฟล์ | เก็บบนคลาวด์เป็นหลัก | เก็บทั้งบนคลาวด์และคอมพิวเตอร์ |
| พื้นที่ในคอมพิวเตอร์ | ใช้น้อยกว่า | ต้องมีพื้นที่เพียงพอกับข้อมูลทั้งหมด |
| การใช้งานแบบออฟไลน์ | ต้องเลือกไฟล์ให้พร้อมใช้งานออฟไลน์ | ไฟล์พร้อมใช้งานออฟไลน์โดยทั่วไป |
| ความเหมาะสม | โน้ตบุ๊กหรือเครื่องที่มีพื้นที่จำกัด | เครื่องที่มีพื้นที่มากและต้องทำงานออฟไลน์บ่อย |
Stream files คืออะไร
Stream files เป็นการแสดงไฟล์บน Google Drive ให้เห็นในคอมพิวเตอร์โดยไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์ทั้งหมดมาเก็บไว้ล่วงหน้า เมื่อผู้ใช้เปิดไฟล์ โปรแกรมจึงดาวน์โหลดข้อมูลที่จำเป็นมาใช้งาน วิธีนี้ช่วยประหยัดพื้นที่ใน SSD หรือฮาร์ดดิสก์ เหมาะสำหรับผู้ที่มีข้อมูลจำนวนมากแต่มีพื้นที่ในคอมพิวเตอร์จำกัด
ผู้ใช้สามารถกำหนดไฟล์หรือโฟลเดอร์บางรายการให้พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ได้ โดยคลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ จากนั้นเลือกเมนูเกี่ยวกับการเข้าถึงแบบออฟไลน์และกำหนดให้พร้อมใช้งานออฟไลน์ ไฟล์ดังกล่าวจะถูกดาวน์โหลดมาเก็บในเครื่อง
Mirror files คืออะไร
Mirror files เป็นการดาวน์โหลดสำเนาไฟล์ใน My Drive มาเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ พร้อมซิงก์กับข้อมูลบนคลาวด์อย่างต่อเนื่อง ผู้ใช้จึงสามารถเปิดไฟล์ได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต แต่คอมพิวเตอร์ต้องมีพื้นที่ว่างเพียงพอสำหรับไฟล์ทั้งหมด
รูปแบบนี้เหมาะสำหรับคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ เครื่องทำงานหลัก หรือผู้ที่ต้องเปิดไฟล์ขนาดใหญ่เป็นประจำและไม่ต้องการรอการดาวน์โหลดทุกครั้ง อย่างไรก็ตาม หาก My Drive มีข้อมูลหลายร้อยกิกะไบต์ การใช้ Mirror files อาจทำให้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลเต็มอย่างรวดเร็ว
ข้อควรตรวจสอบก่อนติดตั้ง
- ตรวจสอบว่าคอมพิวเตอร์ใช้ Windows หรือ macOS รุ่นที่ Google รองรับ
- อัปเดตระบบปฏิบัติการและเว็บเบราว์เซอร์ให้เป็นเวอร์ชันปัจจุบัน
- เตรียมบัญชี Google ที่ต้องการเชื่อมต่อ
- ตรวจสอบพื้นที่ว่างในคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะเมื่อต้องการใช้ Mirror files
- ตรวจสอบความเร็วและความเสถียรของอินเทอร์เน็ต
- องค์กรควรตรวจสอบนโยบายจากผู้ดูแลระบบ Google Workspace ก่อนติดตั้ง
สำหรับ Windows โปรแกรมอาจต้องใช้ Microsoft WebView2 หากคอมพิวเตอร์ยังไม่มี ส่วนประกอบดังกล่าวอาจถูกดาวน์โหลดและติดตั้งระหว่างขั้นตอนติดตั้งโดยอัตโนมัติ
วิธีติดตั้ง Google Drive for Desktop บน Windows
- เปิดเว็บไซต์ดาวน์โหลด Google Drive for Desktop อย่างเป็นทางการของ Google
- เลือกดาวน์โหลดโปรแกรมสำหรับ Windows
- เมื่อดาวน์โหลดเสร็จ ให้เปิดไฟล์ติดตั้ง GoogleDriveSetup.exe
- อนุญาตให้โปรแกรมทำการเปลี่ยนแปลงบนคอมพิวเตอร์เมื่อ Windows แสดงข้อความยืนยัน
- เลือกตัวเลือกการสร้างทางลัดตามความต้องการ
- กดปุ่ม Install และรอจนการติดตั้งเสร็จสมบูรณ์
- เปิด Google Drive for Desktop และเลือก Get started หรือ Sign in
- ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ที่ต้องการเชื่อมต่อ
- อนุญาตให้โปรแกรมเข้าถึงบัญชีและดำเนินการตั้งค่าต่อ
เมื่อติดตั้งสำเร็จ จะพบสัญลักษณ์ Google Drive ในบริเวณ System Tray ใกล้กับนาฬิกาของ Windows และพบ Google Drive เพิ่มเข้ามาใน File Explorer
วิธีติดตั้ง Google Drive for Desktop บน Mac
- เข้าสู่หน้าดาวน์โหลด Google Drive for Desktop ของ Google
- ดาวน์โหลดไฟล์ติดตั้งสำหรับ macOS
- เปิดไฟล์ GoogleDrive.dmg ที่ดาวน์โหลดมา
- เปิดไฟล์ GoogleDrive.pkg และทำตามขั้นตอนบนหน้าจอ
- กรอกรหัสผ่านของผู้ดูแลเครื่องเมื่อ macOS ร้องขอ
- เปิดโปรแกรม Google Drive หลังติดตั้งเสร็จ
- ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google
- อนุญาตสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ตามที่ macOS แจ้ง
บน macOS บางรุ่น ผู้ใช้อาจต้องอนุญาตสิทธิ์เพิ่มเติมใน System Settings เช่น สิทธิ์เข้าถึงไฟล์ โฟลเดอร์ หรือส่วนขยายที่เกี่ยวข้องกับระบบไฟล์ หากไม่อนุญาต โปรแกรมอาจไม่สามารถแสดงหรือซิงก์ไฟล์ได้ครบถ้วน
วิธีตั้งค่าซิงก์ไฟล์จาก Google Drive มายังคอมพิวเตอร์
- คลิกไอคอน Google Drive บริเวณ System Tray ของ Windows หรือ Menu Bar ของ Mac
- คลิกไอคอนรูปเฟืองและเลือก Preferences
- เลือกเมนู Folders from Drive หรือ Google Drive
- ค้นหาส่วน My Drive syncing options
- เลือก Stream files หรือ Mirror files ตามลักษณะการใช้งาน
- กด Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า
- รอให้โปรแกรมเริ่มประมวลผลและซิงก์ข้อมูล
หากเลือก Mirror files ควรตรวจสอบตำแหน่งโฟลเดอร์ที่จะใช้จัดเก็บข้อมูลก่อนเริ่มซิงก์ โดยเฉพาะเครื่องที่มีไดรฟ์ C: เหลือพื้นที่ไม่มาก ผู้ใช้อาจเลือกตำแหน่งในไดรฟ์อื่นที่มีพื้นที่มากกว่าได้ หากโปรแกรมและระบบรองรับ
วิธีซิงก์โฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ขึ้น Google Drive
นอกจากการเข้าถึงไฟล์จาก My Drive แล้ว ผู้ใช้ยังสามารถเลือกโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์เพื่อซิงก์ขึ้นระบบคลาวด์ได้ เช่น โฟลเดอร์เอกสาร โฟลเดอร์โครงการ หรือโฟลเดอร์รูปภาพ
- เปิด Google Drive for Desktop
- คลิก Settings และเลือก Preferences
- เลือกส่วน My Computer หรือชื่อคอมพิวเตอร์
- คลิก Add folder
- เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการซิงก์
- กำหนดว่าจะซิงก์กับ Google Drive หรือใช้ตัวเลือกสำรองรูปภาพตามที่โปรแกรมแสดง
- ยืนยันการตั้งค่าและรอให้โปรแกรมอัปโหลดข้อมูล
ไฟล์จากโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์อาจปรากฏอยู่ในส่วน Computers ของ Google Drive ผู้ใช้จึงควรตรวจสอบตำแหน่งของไฟล์บนหน้าเว็บให้ชัดเจน ไม่ควรสับสนกับโฟลเดอร์ใน My Drive
วิธีทำให้ไฟล์พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์
สำหรับผู้ใช้ Stream files ไฟล์ส่วนใหญ่จะอยู่บนคลาวด์และดาวน์โหลดเมื่อต้องการเปิด หากต้องเดินทางหรือทราบล่วงหน้าว่าจะไม่มีอินเทอร์เน็ต สามารถกำหนดไฟล์สำคัญให้พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ได้
- เปิด File Explorer หรือ Finder
- ไปยัง Google Drive และเปิด My Drive
- คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ
- เลือกเมนู Offline access
- เลือก Available offline หรือคำสั่งที่มีความหมายใกล้เคียงกัน
- รอจนโปรแกรมดาวน์โหลดไฟล์เสร็จ
เมื่อไม่ต้องการเก็บไฟล์นั้นไว้ในเครื่องแล้ว สามารถคลิกขวาและเปลี่ยนกลับเป็น Online only เพื่อคืนพื้นที่ให้คอมพิวเตอร์ โดยไฟล์ต้นฉบับยังคงอยู่บน Google Drive
วิธีตรวจสอบสถานะการซิงก์
ผู้ใช้สามารถคลิกไอคอน Google Drive บนแถบงานเพื่อดูสถานะล่าสุดได้ หากการซิงก์ทำงานเรียบร้อย โปรแกรมจะแสดงข้อความว่าไฟล์เป็นปัจจุบัน หากกำลังอัปโหลดหรือดาวน์โหลด โปรแกรมจะแสดงรายชื่อไฟล์และความคืบหน้า
สัญลักษณ์ที่แสดงบนไฟล์อาจแตกต่างกันตามระบบปฏิบัติการและเวอร์ชันของโปรแกรม แต่โดยทั่วไปจะช่วยบอกว่าไฟล์อยู่บนคลาวด์ พร้อมใช้งานออฟไลน์ กำลังซิงก์ หรือเกิดข้อผิดพลาด
ปัญหาที่พบบ่อยและแนวทางแก้ไข
ไฟล์ไม่ซิงก์หรือค้างระหว่างซิงก์
- ตรวจสอบว่าอินเทอร์เน็ตสามารถใช้งานได้ตามปกติ
- คลิกไอคอน Drive เพื่อดูว่าการซิงก์ถูกหยุดชั่วคราวหรือไม่
- ตรวจสอบพื้นที่ว่างในคอมพิวเตอร์และพื้นที่ว่างในบัญชี Google
- ตรวจสอบชื่อไฟล์ อักขระพิเศษ หรือเส้นทางโฟลเดอร์ที่ยาวเกินไป
- ปิดและเปิด Google Drive for Desktop ใหม่
- รีสตาร์ตคอมพิวเตอร์และตรวจสอบอีกครั้ง
- อัปเดตโปรแกรมให้เป็นเวอร์ชันล่าสุด
ไม่พบ Google Drive ใน File Explorer
ตรวจสอบว่าโปรแกรมกำลังทำงานและลงชื่อเข้าใช้เรียบร้อยแล้ว จากนั้นลองออกจากโปรแกรมและเปิดใหม่ หากยังไม่ปรากฏ อาจต้องลงชื่อออก ติดตั้งโปรแกรมใหม่ หรือตรวจสอบนโยบายความปลอดภัยขององค์กร
พื้นที่ฮาร์ดดิสก์ลดลงอย่างรวดเร็ว
ปัญหานี้มักเกิดจากการเลือก Mirror files หรือกำหนดไฟล์จำนวนมากให้พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์ สามารถเปลี่ยนไปใช้ Stream files และตั้งไฟล์ที่ไม่จำเป็นเป็น Online only เพื่อคืนพื้นที่
ไฟล์ถูกลบจาก Drive หลังลบในคอมพิวเตอร์
Google Drive for Desktop เป็นระบบซิงก์ การลบไฟล์ในโฟลเดอร์ที่ซิงก์จึงอาจส่งผลให้ไฟล์บนคลาวด์ถูกย้ายไปยังถังขยะด้วย หากลบโดยไม่ตั้งใจ ควรตรวจสอบ Trash ใน Google Drive และกู้คืนไฟล์โดยเร็ว
ข้อควรระวังด้านความปลอดภัย
- เปิดใช้การยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอนในบัญชี Google
- ไม่ควรเลือกจดจำบัญชีบนคอมพิวเตอร์สาธารณะหรือเครื่องที่ใช้ร่วมกับผู้อื่น
- ล็อกหน้าจอทุกครั้งเมื่อออกจากโต๊ะทำงาน
- เข้ารหัสดิสก์ด้วย BitLocker หรือ FileVault เมื่อจัดเก็บข้อมูลสำคัญ
- ตรวจสอบสิทธิ์การแชร์ไฟล์และโฟลเดอร์เป็นประจำ
- อย่าซิงก์ข้อมูลลับขององค์กรกับบัญชี Google ส่วนตัวโดยไม่ได้รับอนุญาต
- ใช้โปรแกรมป้องกันมัลแวร์และอัปเดตระบบปฏิบัติการอย่างสม่ำเสมอ
สำหรับองค์กร ควรกำหนดนโยบายว่าข้อมูลประเภทใดสามารถซิงก์ลงคอมพิวเตอร์ได้ โดยเฉพาะข้อมูลลูกค้า ข้อมูลพนักงาน เอกสารทางการเงิน และข้อมูลที่อยู่ภายใต้ข้อกำหนด PDPA การใช้ Stream files อาจช่วยลดปริมาณข้อมูลที่เก็บถาวรในเครื่อง แต่ยังต้องควบคุมบัญชีผู้ใช้ สิทธิ์เข้าถึง และความปลอดภัยของอุปกรณ์ร่วมด้วย
Google Drive for Desktop ใช้แทนระบบสำรองข้อมูลได้หรือไม่
Google Drive for Desktop ช่วยให้มีสำเนาข้อมูลอยู่บนคลาวด์ แต่ระบบซิงก์ไม่เหมือนกับระบบสำรองข้อมูลที่เก็บประวัติหลายเวอร์ชันอย่างสมบูรณ์ หากไฟล์ถูกลบ ถูกเข้ารหัสโดยมัลแวร์ หรือถูกแก้ไขผิดพลาด การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวอาจถูกซิงก์ไปยังคลาวด์ด้วย
ข้อมูลสำคัญควรใช้หลักการสำรองข้อมูลแบบ 3-2-1 คือมีข้อมูลอย่างน้อยสามชุด เก็บไว้บนสื่ออย่างน้อยสองประเภท และมีอย่างน้อยหนึ่งชุดอยู่นอกสถานที่หรือแยกจากระบบหลัก เช่น สำรองลงอุปกรณ์ภายนอกและบริการสำรองข้อมูลบนคลาวด์ที่มีระบบจัดเก็บประวัติ
ควรเลือก Stream files หรือ Mirror files
ผู้ใช้โน้ตบุ๊กที่มี SSD ความจุไม่มาก หรือมีข้อมูลบน Google Drive จำนวนมาก ควรเริ่มต้นด้วย Stream files เพราะช่วยประหยัดพื้นที่และยังสามารถเลือกบางโฟลเดอร์ให้ใช้งานออฟไลน์ได้
ผู้ใช้ที่มีคอมพิวเตอร์พื้นที่จัดเก็บข้อมูลสูง อินเทอร์เน็ตไม่เสถียร หรือต้องทำงานกับไฟล์ขนาดใหญ่แบบออฟไลน์เป็นประจำ อาจเลือก Mirror files แต่ควรตรวจสอบพื้นที่ว่างและวางแผนสำรองข้อมูลเพิ่มเติม
สำหรับการใช้งานในองค์กร ควรพิจารณาร่วมกับนโยบายรักษาความปลอดภัย การจัดการอุปกรณ์ และข้อกำหนดของ Google Workspace การอนุญาตให้พนักงานดาวน์โหลดข้อมูลทั้งหมดลงเครื่องอาจเพิ่มความเสี่ยงหากอุปกรณ์สูญหายหรือพนักงานพ้นสภาพการทำงาน
FAQ คำถามที่พบบ่อย
Google Drive for Desktop ใช้งานฟรีหรือไม่
โปรแกรม Google Drive for Desktop สามารถดาวน์โหลดและติดตั้งได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย แต่พื้นที่จัดเก็บข้อมูลจะขึ้นอยู่กับบัญชี Google หรือแพ็กเกจ Google Workspace ที่ใช้งาน หากพื้นที่เต็ม ผู้ใช้อาจต้องลบข้อมูลหรือซื้อพื้นที่เพิ่มเติม
ปิดคอมพิวเตอร์ระหว่างซิงก์ไฟล์ได้หรือไม่
สามารถปิดคอมพิวเตอร์ได้ แต่ไฟล์ที่กำลังอัปโหลดหรือดาวน์โหลดอาจยังซิงก์ไม่เสร็จ เมื่อเปิดคอมพิวเตอร์และเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง โปรแกรมจะดำเนินการซิงก์ต่อโดยอัตโนมัติ ควรรอให้ไฟล์สำคัญซิงก์เสร็จก่อนปิดเครื่อง
ลบไฟล์ในโฟลเดอร์ Google Drive บนคอมพิวเตอร์แล้วไฟล์บนคลาวด์จะหายหรือไม่
โดยทั่วไป การลบไฟล์จากตำแหน่งที่ซิงก์อาจทำให้ไฟล์บน Google Drive ถูกย้ายไปยังถังขยะด้วย เนื่องจากระบบต้องทำให้ข้อมูลทั้งสองตำแหน่งตรงกัน หากลบผิดควรเข้าไปตรวจสอบ Trash และกู้คืนไฟล์ก่อนถังขยะถูกล้าง
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น