10 คำสั่ง Google Sheets น่าใช้ ทำถึง ที่ Excel ไม่มี พร้อมวิธีทำ
Google Sheets เป็นเครื่องมือสเปรดชีตออนไลน์ที่ได้รับความนิยมมาก เพราะใช้งานง่าย แชร์ไฟล์สะดวก ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และเชื่อมต่อข้อมูลจากอินเทอร์เน็ตได้โดยตรง
บทความนี้จะพาไปรู้จัก 10 คำสั่ง Google Sheets ที่น่าใช้ พร้อมตัวอย่างวิธีทำแบบเข้าใจง่าย
หมายเหตุสำคัญก่อนใช้งาน
คำว่า “Excel ไม่มี” ในบทความนี้ หมายถึง Excel ไม่มีฟังก์ชันชื่อเดียวกัน หรือไม่ได้ทำงานแบบเดียวกับ Google Sheets โดยตรง อย่างไรก็ตาม Excel บางเวอร์ชันอาจมีฟีเจอร์ทดแทน เช่น Power Query, Dynamic Array, Add-ins หรือ Microsoft 365 Functions ซึ่งสามารถทำงานคล้ายกันได้บางส่วน ดังนั้นการเปรียบเทียบควรดูจากลักษณะการใช้งานจริง ไม่ใช่ดูจากชื่อฟังก์ชันเพียงอย่างเดียว
จุดแข็งของ Google Sheets คือการทำงานร่วมกับระบบออนไลน์และข้อมูลบนเว็บได้อย่างยืดหยุ่น ผู้ใช้สามารถดึงข้อมูลจากไฟล์อื่น เว็บไซต์ ไฟล์ CSV หรือแม้แต่แปลภาษาในเซลล์ได้ทันทีโดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเสริมจำนวนมาก จึงเหมาะกับงานยุคใหม่ที่ต้องการความรวดเร็ว การทำงานร่วมกัน และการอัปเดตข้อมูลแบบต่อเนื่อง
1. GOOGLEFINANCE ดึงข้อมูลหุ้นและค่าเงิน
คำสั่งตัวอย่าง
=GOOGLEFINANCE("CURRENCY:USDTHB")=GOOGLEFINANCE("NASDAQ:GOOGL","price")GOOGLEFINANCE เป็นฟังก์ชันที่ใช้ดึงข้อมูลทางการเงิน เช่น ราคาหุ้น อัตราแลกเปลี่ยน ดัชนีตลาด และข้อมูลย้อนหลังบางประเภท จุดเด่นคือสามารถนำข้อมูลมาแสดงใน Google Sheets ได้โดยตรง เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการติดตามค่าเงิน หุ้น หรือสร้าง Dashboard ทางการเงินเบื้องต้น
วิธีทำ
- เปิด Google Sheets
- คลิกเซลล์ที่ต้องการแสดงข้อมูล
- ใส่สูตร
=GOOGLEFINANCE("CURRENCY:USDTHB") - กด Enter
- ระบบจะแสดงอัตราแลกเปลี่ยน USD เป็น THB โดยอัตโนมัติ
ตัวอย่างเช่น ธุรกิจโรงแรมที่รับลูกค้าต่างชาติ สามารถใช้สูตรนี้เพื่อติดตามค่าเงิน USD/THB หรือ EUR/THB เพื่อประกอบการวิเคราะห์รายได้เบื้องต้นได้ อย่างไรก็ตาม ข้อมูลจาก GOOGLEFINANCE อาจมีความล่าช้า จึงไม่ควรใช้เป็นข้อมูลยืนยันธุรกรรมทางการเงินแบบเรียลไทม์
2. GOOGLETRANSLATE แปลภาษาในเซลล์
คำสั่งตัวอย่าง
=GOOGLETRANSLATE(A2,"th","en")GOOGLETRANSLATE ใช้แปลข้อความจากภาษาหนึ่งไปอีกภาษาหนึ่งภายในเซลล์ เหมาะกับงานเอกสารหลายภาษา งานบริการลูกค้า งานโรงแรม งานคำอธิบายสินค้า หรือการแปลข้อความจำนวนมาก จุดเด่นคือไม่ต้องคัดลอกข้อความไปแปลในเว็บไซต์ภายนอกทีละรายการ
วิธีทำ
- พิมพ์ข้อความภาษาไทยไว้ในเซลล์ A2
- คลิกเซลล์ B2
- ใส่สูตร
=GOOGLETRANSLATE(A2,"th","en") - กด Enter
- ข้อความใน A2 จะถูกแปลจากไทยเป็นอังกฤษ
ตัวอย่างเช่น หากเซลล์ A2 มีข้อความว่า “ยินดีต้อนรับสู่โรงแรมของเรา” เมื่อนำสูตรไปใช้ในเซลล์ B2 ระบบจะแปลข้อความเป็นภาษาอังกฤษให้อัตโนมัติ เหมาะสำหรับทีมโรงแรมที่ต้องเตรียมข้อความต้อนรับลูกค้าหลายภาษา เช่น ไทย อังกฤษ จีน ญี่ปุ่น หรือเกาหลี
3. DETECTLANGUAGE ตรวจจับภาษาของข้อความ
คำสั่งตัวอย่าง
=DETECTLANGUAGE(A2)
DETECTLANGUAGE ใช้ตรวจจับว่าข้อความในเซลล์เป็นภาษาอะไร โดยระบบจะแสดงรหัสภาษา เช่น th สำหรับภาษาไทย, en สำหรับภาษาอังกฤษ, ja สำหรับภาษาญี่ปุ่น และ ko สำหรับภาษาเกาหลี
วิธีทำ
- ใส่ข้อความในเซลล์ A2
- คลิกเซลล์ B2
- ใส่สูตร
=DETECTLANGUAGE(A2) - กด Enter
- ระบบจะแสดงรหัสภาษาของข้อความ
ฟังก์ชันนี้เหมาะมากกับงานที่ได้รับข้อความจากลูกค้าหลายประเทศ เช่น รีวิวโรงแรม ความคิดเห็นจากแบบสอบถาม หรือข้อความจากแบบฟอร์มออนไลน์ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ร่วมกับ GOOGLETRANSLATE ได้ เช่น
=GOOGLETRANSLATE(A2,DETECTLANGUAGE(A2),"th")สูตรนี้จะตรวจจับภาษาต้นทางอัตโนมัติ แล้วแปลข้อความเป็นภาษาไทย ช่วยให้ทีมบริการลูกค้าหรือฝ่ายบริหารอ่านข้อมูลจากลูกค้าต่างชาติได้สะดวกขึ้น
4. IMPORTRANGE ดึงข้อมูลจาก Google Sheets ไฟล์อื่น
คำสั่งตัวอย่าง
=IMPORTRANGE("URL ของไฟล์","Sheet1!A1:D20")IMPORTRANGE ใช้นำเข้าข้อมูลจาก Google Sheets อีกไฟล์หนึ่งมายังไฟล์ปัจจุบัน เหมาะสำหรับงานรวมข้อมูลจากหลายสาขา หลายแผนก หรือหลายโรงแรม โดยไม่ต้องคัดลอกข้อมูลด้วยมือ
วิธีทำ
- เปิดไฟล์ Google Sheets ปลายทาง
- คลิกเซลล์ที่ต้องการนำเข้าข้อมูล
- ใส่สูตร
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/xxxx","Sales!A1:E100") - กด Enter
- ครั้งแรกระบบจะให้กด Allow access
- หลังจากอนุญาตแล้ว ข้อมูลจะถูกดึงเข้ามาอัตโนมัติ
ตัวอย่างการใช้งานจริงคือสำนักงานใหญ่สามารถดึงข้อมูลยอดขายจากไฟล์ Google Sheets ของแต่ละโรงแรมมารวมในไฟล์ Dashboard กลางได้ โดยไม่ต้องให้แต่ละสาขาส่งไฟล์ซ้ำทุกวัน ช่วยลดความผิดพลาดจากการ Copy & Paste และทำให้ข้อมูลอัปเดตได้รวดเร็วขึ้น
5. IMPORTHTML ดึงตารางจากหน้าเว็บไซต์
คำสั่งตัวอย่าง
=IMPORTHTML("URL","table",1)IMPORTHTML ใช้ดึงข้อมูลจากตารางหรือรายการบนหน้าเว็บไซต์เข้ามาใน Google Sheets โดยตรง เหมาะกับงานติดตามข้อมูลสาธารณะ เช่น ตารางราคา ตารางอันดับ ตารางข้อมูลประกาศ หรือข้อมูลอ้างอิงจากเว็บไซต์
วิธีทำ
- หา URL เว็บไซต์ที่มีตารางข้อมูล
- เปิด Google Sheets
- ใส่สูตร
=IMPORTHTML("https://example.com","table",1) - กด Enter
- ข้อมูลจากตารางแรกของเว็บไซต์จะถูกนำเข้ามาในชีต
ความหมายของสูตรคือ URL เป็นเว็บไซต์ต้นทาง, "table" คือให้ดึงข้อมูลแบบตาราง และเลข 1 คือดึงตารางลำดับที่หนึ่งของหน้าเว็บไซต์ หากต้องการตารางที่สองสามารถเปลี่ยนเป็นเลข 2 ได้
ข้อควรระวังคือ หากเว็บไซต์เปลี่ยนโครงสร้าง หรือบล็อกการดึงข้อมูล สูตรอาจใช้งานไม่ได้ นอกจากนี้ควรใช้กับข้อมูลสาธารณะที่อนุญาตให้เข้าถึงได้เท่านั้น
6. IMPORTXML ดึงข้อมูลเฉพาะจากหน้าเว็บ
คำสั่งตัวอย่าง
=IMPORTXML("https://www.example.com","//title")=IMPORTXML("https://www.example.com","//h1")IMPORTXML ใช้ดึงข้อมูลเฉพาะจุดจากหน้าเว็บไซต์ เช่น Title, Meta Description, H1, Link หรือข้อมูล HTML บางส่วน เหมาะมากกับงาน SEO และการตรวจสอบเว็บไซต์เบื้องต้น
วิธีทำ
- ใส่ URL เว็บไซต์ที่ต้องการตรวจสอบในสูตร
- กำหนด XPath ที่ต้องการดึงข้อมูล
- กด Enter
- Google Sheets จะแสดงข้อมูลที่พบจากหน้าเว็บ
ตัวอย่างการใช้งานจริงคือเจ้าของเว็บไซต์สามารถใช้ IMPORTXML ตรวจสอบ Title และ H1 ของหลาย URL พร้อมกัน เพื่อดูว่าแต่ละหน้าเขียน SEO ครบหรือไม่ หากต้องการดึงลิงก์ทั้งหมดในหน้าเว็บ สามารถใช้ XPath สำหรับลิงก์ได้ เช่น
=IMPORTXML("https://www.example.com","//a/@href")ข้อควรระวังคือ IMPORTXML เหมาะกับเว็บไซต์ที่โหลดข้อมูลใน HTML ปกติ หากเว็บไซต์ใช้ JavaScript โหลดข้อมูลภายหลัง สูตรอาจดึงข้อมูลไม่สำเร็จ
7. IMPORTDATA ดึงข้อมูล CSV หรือ TSV ออนไลน์
คำสั่งตัวอย่าง
=IMPORTDATA("https://example.com/data.csv")IMPORTDATA ใช้นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ CSV หรือ TSV ที่อยู่บนอินเทอร์เน็ต เหมาะสำหรับงานข้อมูลเปิด รายงานระบบ หรือไฟล์ Export จากเครื่องมือต่าง ๆ จุดเด่นคือสามารถนำข้อมูลมาแสดงเป็นตารางใน Google Sheets ได้โดยตรง
วิธีทำ
- เตรียมลิงก์ไฟล์ CSV หรือ TSV
- เปิด Google Sheets
- คลิกเซลล์ที่ต้องการแสดงข้อมูล
- ใส่สูตร
=IMPORTDATA("https://example.com/data.csv") - กด Enter
- ข้อมูลจะถูกแยกเป็นตารางให้อัตโนมัติ
ฟังก์ชันนี้เหมาะกับข้อมูลประเภท Open Data, รายงาน Log, รายงานยอดขายจากระบบที่ Export เป็น CSV หรือข้อมูลราคาที่เผยแพร่เป็นไฟล์ออนไลน์ ข้อดีคือไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์เองทุกครั้ง และช่วยให้ Dashboard อัปเดตตามแหล่งข้อมูลได้ง่ายขึ้น
8. QUERY วิเคราะห์ข้อมูลคล้าย SQL
คำสั่งตัวอย่าง
=QUERY(A1:D100,"select A, B, D where D > 1000",1)QUERY เป็นหนึ่งในคำสั่งที่ทรงพลังมากใน Google Sheets เพราะสามารถเลือกคอลัมน์ กรองข้อมูล จัดเรียง สรุปผล และคำนวณข้อมูลได้ด้วยภาษาคล้าย SQL เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องจัดการข้อมูลจำนวนมาก แต่ไม่ต้องการสร้างสูตรซับซ้อนหลายขั้นตอน
วิธีทำ
- เตรียมตารางข้อมูล เช่น ชื่อสินค้า แผนก ยอดขาย วันที่
- คลิกเซลล์ปลายทาง
- ใส่สูตร
=QUERY(A1:D100,"select A, B, D where D > 1000",1) - กด Enter
- ระบบจะแสดงเฉพาะแถวที่ยอดขายมากกว่า 1,000
ตัวอย่างการสรุปยอดขายตามแผนก สามารถใช้สูตรดังนี้
=QUERY(A1:D100,"select B, sum(D) group by B",1)สูตรนี้จะรวมยอดขายตามแผนก เหมาะกับผู้ดูแลรายงาน ผู้จัดการ เจ้าหน้าที่บัญชี เจ้าหน้าที่ IT และผู้ที่ต้องสร้าง Dashboard แบบรวดเร็ว
9. ARRAYFORMULA ใส่สูตรครั้งเดียวให้ทั้งคอลัมน์
คำสั่งตัวอย่าง
=ARRAYFORMULA(A2:A&B2:B)=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="","",A2:A*B2:B))ARRAYFORMULA ใช้คำนวณข้อมูลทั้งช่วงเซลล์ในครั้งเดียว ไม่ต้องลากสูตรลงทีละแถว แม้ Excel เวอร์ชันใหม่จะมี Dynamic Array แล้ว แต่ Google Sheets ยังมี ARRAYFORMULA เป็นฟังก์ชันเฉพาะที่ผู้ใช้คุ้นเคยและใช้งานตรงไปตรงมา
วิธีทำ
- กำหนดคอลัมน์ A เป็นจำนวนสินค้า
- กำหนดคอลัมน์ B เป็นราคาต่อหน่วย
- คลิกเซลล์ C2
- ใส่สูตร
=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="","",A2:A*B2:B)) - กด Enter
- ระบบจะคำนวณทั้งคอลัมน์ให้อัตโนมัติ
ข้อดีของ ARRAYFORMULA คือไม่ต้องลากสูตร ลดปัญหาสูตรขาดบางแถว เหมาะกับไฟล์ที่มีข้อมูลเพิ่มเรื่อย ๆ และใช้งานร่วมกับ Google Forms ได้ดี เช่น เมื่อมีคำตอบใหม่จาก Google Forms เข้ามา สูตรจะคำนวณผลลัพธ์ให้อัตโนมัติ
10. SORTN ดึงข้อมูลอันดับต้น ๆ แบบรวดเร็ว
คำสั่งตัวอย่าง
=SORTN(A2:D100,10,0,4,FALSE)SORTN ใช้จัดเรียงข้อมูลและดึงเฉพาะจำนวนแถวที่ต้องการ เช่น Top 10 ยอดขายสูงสุด Top 5 ลูกค้าที่ใช้บริการมากที่สุด หรือรายการที่มีคะแนนสูงสุด เหมาะกับงานจัดอันดับและสรุปรายงานสำหรับผู้บริหาร
วิธีทำ
- เตรียมข้อมูลในช่วง A2:D100
- สมมติคอลัมน์ D คือยอดขาย
- คลิกเซลล์ปลายทาง
- ใส่สูตร
=SORTN(A2:D100,10,0,4,FALSE) - กด Enter
- ระบบจะแสดงข้อมูล 10 แถวแรกที่มียอดขายสูงสุด
ความหมายของสูตรคือ A2:D100 คือช่วงข้อมูล, 10 คือจำนวนรายการที่ต้องการ, 0 คือโหมดแสดงผล, 4 คือจัดเรียงตามคอลัมน์ที่ 4 และ FALSE คือเรียงจากมากไปน้อย
ตัวอย่างการใช้งานจริงคือฝ่ายบริหารโรงแรมสามารถใช้ SORTN ดู Top 10 Corporate Account, Top 10 Room Revenue หรือ Top 10 รายการค่าใช้จ่ายได้อย่างรวดเร็ว
ตารางสรุป 10 คำสั่ง Google Sheets ที่น่าใช้
| ลำดับ | คำสั่ง | จุดเด่น | เหมาะกับงาน |
|---|---|---|---|
| 1 | GOOGLEFINANCE | ดึงข้อมูลการเงิน | ค่าเงิน หุ้น Dashboard |
| 2 | GOOGLETRANSLATE | แปลภาษาในเซลล์ | เอกสารหลายภาษา |
| 3 | DETECTLANGUAGE | ตรวจจับภาษา | งานแปลและบริการลูกค้า |
| 4 | IMPORTRANGE | ดึงข้อมูลจากไฟล์ Sheets อื่น | รวมข้อมูลหลายสาขา |
| 5 | IMPORTHTML | ดึงตารางจากเว็บ | ข้อมูลสาธารณะ |
| 6 | IMPORTXML | ดึงข้อมูล HTML เฉพาะจุด | SEO, Website Audit |
| 7 | IMPORTDATA | ดึง CSV/TSV ออนไลน์ | Open Data, Log, Report |
| 8 | QUERY | วิเคราะห์ข้อมูลคล้าย SQL | Dashboard, รายงาน |
| 9 | ARRAYFORMULA | คำนวณทั้งคอลัมน์ | Google Forms, งานซ้ำ |
| 10 | SORTN | ดึงอันดับ Top N | Ranking, Sales Report |
แนวทางเลือกใช้ให้เหมาะกับงาน
ถ้าต้องการทำงานกับข้อมูลออนไลน์ ควรเริ่มจาก IMPORTRANGE, IMPORTHTML, IMPORTXML และ IMPORTDATA เพราะช่วยลดเวลาการรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง ถ้าต้องการทำรายงานหรือ Dashboard ควรใช้ QUERY, SORTN และ ARRAYFORMULA เพราะช่วยจัดการข้อมูลจำนวนมากได้ดี ส่วนงานที่เกี่ยวข้องกับภาษา การบริการลูกค้า หรือการทำคอนเทนต์หลายภาษา ควรใช้ GOOGLETRANSLATE และ DETECTLANGUAGE ร่วมกัน
สำหรับงานโรงแรมหรือธุรกิจหลายสาขา Google Sheets สามารถใช้เป็นเครื่องมือรายงานเบื้องต้นได้ดี เช่น รวมยอดขายรายวันจากหลายโรงแรม ดึงข้อมูลค่าเงิน ตรวจสอบข้อมูลเว็บไซต์ วิเคราะห์รีวิว หรือสร้าง Dashboard ให้ผู้บริหารดูแบบออนไลน์ โดยไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบ BI ราคาแพงทันที
ข้อควรระวังในการใช้งาน
แม้ Google Sheets จะมีฟังก์ชันที่สะดวกมาก แต่การใช้งานจริงควรระวังเรื่องสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล ความถูกต้องของแหล่งข้อมูล และข้อจำกัดการโหลดข้อมูลจากเว็บ โดยเฉพาะ IMPORTRANGE ที่ต้องอนุญาตการเข้าถึงไฟล์ และ IMPORTHTML หรือ IMPORTXML ที่อาจหยุดทำงานเมื่อเว็บไซต์ต้นทางเปลี่ยนโครงสร้าง
นอกจากนี้ สูตรที่ดึงข้อมูลออนไลน์จำนวนมากอาจทำให้ไฟล์โหลดช้า จึงควรวางแผนโครงสร้างไฟล์ให้ดี เช่น แยกชีตข้อมูลดิบออกจากชีตรายงาน ลดการดึงข้อมูลซ้ำ และใช้ช่วงข้อมูลเท่าที่จำเป็น ไม่ควรใช้สูตรแบบทั้งคอลัมน์โดยไม่จำเป็นในไฟล์ขนาดใหญ่
FAQ คำถามที่พบบ่อย
Google Sheets ดีกว่า Excel หรือไม่?
Google Sheets ไม่ได้ดีกว่า Excel ทุกด้าน แต่เด่นเรื่องการทำงานออนไลน์ การแชร์ไฟล์ การทำงานร่วมกัน และฟังก์ชันที่เชื่อมต่อเว็บโดยตรง ส่วน Excel ยังแข็งแรงมากในงานวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง งานไฟล์ขนาดใหญ่ และงานองค์กรที่ใช้ Microsoft 365
คำสั่งเหล่านี้ใช้ได้ฟรีหรือไม่?
โดยทั่วไปสามารถใช้ได้ใน Google Sheets ฟรี แต่บางฟังก์ชันต้องใช้อินเทอร์เน็ต และบางกรณีอาจมีข้อจำกัดด้านปริมาณการเรียกข้อมูลหรือสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ เช่น IMPORTRANGE ต้องได้รับอนุญาตก่อนจึงจะดึงข้อมูลจากไฟล์อื่นได้
Excel ทำงานแบบเดียวกันได้ไหม?
Excel บางเวอร์ชันสามารถทำงานคล้ายกันได้ด้วยวิธีอื่น เช่น Power Query, Add-ins, Dynamic Array หรือ Microsoft 365 Functions แต่หลายคำสั่งของ Google Sheets เช่น GOOGLETRANSLATE, DETECTLANGUAGE, IMPORTRANGE และ QUERY ไม่มีรูปแบบการใช้งานเหมือนกันโดยตรงใน Excel
ความคิดเห็น
แสดงความคิดเห็น