CSV file คืออะไร ใช้ประโยชน์อย่างไร

IT Guides • Data Basics

รู้จักไฟล์ CSV (Comma-Separated Values) ที่นิยมใช้ส่งออก–นำเข้าข้อมูลระหว่างระบบ วิเคราะห์ข้อมูล และทำงานร่วมกับ Excel/Google Sheets ได้อย่างยืดหยุ่น

บทนำ

ในยุคที่ข้อมูลกลายเป็นทรัพยากรสำคัญของทุกองค์กร การจัดเก็บและแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเป็นระบบถือเป็นหัวใจของการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นงานบัญชี การตลาด ระบบสมาชิก หรือรายงานยอดขาย หนึ่งในรูปแบบไฟล์ที่ได้รับความนิยมสูงสุดและถูกใช้งานทั่วโลกคือ CSV file ซึ่งเป็นไฟล์ข้อมูลที่เรียบง่าย แต่ทรงพลัง ด้วยโครงสร้างที่เข้าใจง่าย เปิดได้แทบทุกโปรแกรม และนำเข้า–ส่งออกข้อมูลได้สะดวก CSV จึงกลายเป็นมาตรฐานกลางในการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างระบบ เช่น โปรแกรมสเปรดชีต ฐานข้อมูล ระบบ POS หรือเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลออนไลน์

บทความนี้จะอธิบายว่า CSV คืออะไร โครงสร้างทำงานอย่างไร ข้อดีข้อจำกัดมีอะไรบ้าง และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ในงานธุรกิจและงานไอทีได้อย่างไร

CSV file คืออะไร

CSV (Comma-Separated Values) คือไฟล์ข้อความธรรมดา (Plain Text) ที่เก็บข้อมูลในรูปแบบ “ตาราง” โดยใช้เครื่องหมายคอมมา , คั่นข้อมูลแต่ละคอลัมน์ และใช้การขึ้นบรรทัดใหม่เพื่อแบ่งข้อมูลแต่ละแถว มักมีแถวแรกเป็นชื่อคอลัมน์ (Header) เพื่อให้ระบบปลายทางอ่านและจับคู่ข้อมูลได้ถูกต้อง

ตัวอย่างโครงสร้าง CSV

Name,Email,Phone
Somchai,somchai@email.com,0812345678
Suda,suda@email.com,0898765432

หมายเหตุ: บางระบบอาจใช้ตัวคั่นเป็น ; หรือ Tab แทนคอมมา โดยขึ้นกับการตั้งค่าภูมิภาค (Locale)

โครงสร้างและหลักการทำงานของ CSV

เป็นไฟล์ข้อความธรรมดา เปิดอ่านได้ด้วย Notepad/Text Editor ไม่ต้องใช้โปรแกรมเฉพาะ
ไม่มีรูปแบบซับซ้อน ไม่มีสูตร สี ฟอนต์ หรือหลายชีตเหมือน Excel จึงเหมาะกับการส่งข้อมูล
มี Header ช่วยระบุคอลัมน์ เช่น FirstName, LastName, Price, Quantity เพื่อให้ Import/Export ตรงกัน
รองรับ Encoding แนะนำให้ใช้ UTF-8 เพื่อลดปัญหาภาษาไทยเพี้ยน

CSV ต่างจาก Excel อย่างไร

เปรียบเทียบ	CSV	Excel (.xlsx)
ขนาดไฟล์	เล็ก	ใหญ่กว่า
รองรับสูตร	ไม่รองรับ	รองรับ
หลายชีต	ไม่รองรับ	รองรับ
เปิดด้วย Text Editor	ได้	ไม่ได้โดยตรง
เหมาะสำหรับส่งข้อมูลระหว่างระบบ	มาก	ปานกลาง

ประโยชน์ของ CSV file

1) แลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างระบบ (Import/Export)

CSV เป็นรูปแบบไฟล์มาตรฐานที่ระบบส่วนใหญ่รองรับ เช่น ระบบบัญชี POS CRM ERP และระบบสมาชิก เหมาะสำหรับการส่งออกข้อมูลจากระบบหนึ่ง แล้วนำเข้าอีกระบบหนึ่งได้รวดเร็ว

2) วิเคราะห์ข้อมูล (Data Analysis)

เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลและสเปรดชีตส่วนใหญ่เปิด CSV ได้ทันที เช่น Excel, Google Sheets, Power BI, Tableau จึงเหมาะกับการทำรายงาน สรุปยอด และสร้าง Dashboard

3) ใช้กับเว็บไซต์และฐานข้อมูล

CSV ถูกใช้บ่อยในงานเว็บและฐานข้อมูล เช่น นำเข้า (Import) ไปยัง MySQL/SQL Server, ใช้เป็นไฟล์ข้อมูลให้ Web App หรือเป็นแหล่งข้อมูลสำหรับการทำงานแบบอัตโนมัติ (Automation)

4) งานธุรกิจประจำวัน

รายชื่อพนักงาน/ลูกค้า
รายการสินค้า/สต๊อก
รายงานยอดขาย
ข้อมูลสมาชิก/การลงทะเบียน

ข้อดีและข้อจำกัดของ CSV

ข้อดี

ไฟล์เล็ก ส่งต่อเร็ว
เปิดได้เกือบทุกระบบ
โครงสร้างง่าย เหมาะกับงาน Automation
ใช้กับ Script/Tools วิเคราะห์ข้อมูลได้ดี

ข้อจำกัด

ไม่มีสูตร ไม่มีการจัดรูปแบบ
ไม่รองรับหลายชีต
ภาษาไทยอาจเพี้ยนถ้า Encoding ไม่ถูก (แนะนำ UTF-8)
ต้องระวังกรณีข้อมูลมีคอมมาในข้อความ

ตัวอย่างข้อมูลที่มีคอมมา ควรใส่เครื่องหมายอัญประกาศ

"Bangkok, Thailand"

แนวทางใช้งาน CSV อย่างมืออาชีพ

บันทึกเป็น UTF-8 เพื่อลดปัญหาภาษาไทยแสดงผลผิด
ตรวจสอบ Header ให้ตรง ชื่อคอลัมน์ต้องตรงกับที่ระบบปลายทางกำหนด
ทดสอบ Import ด้วยไฟล์เล็กก่อน เพื่อเช็คความถูกต้องก่อนนำเข้าจำนวนมาก
สำรองข้อมูลก่อนนำเข้า ลดความเสี่ยงแก้ไขย้อนกลับไม่ได้

ตัวอย่างการใช้งาน CSV ในธุรกิจโรงแรม

CSV สามารถช่วยงานโรงแรมได้หลายส่วน เช่น ส่งออกข้อมูล Guest จาก PMS, รายงานยอดขายอาหารจาก POS, รายงานรายได้รายวัน/รายเดือน, อัปโหลดรายชื่อพนักงานเข้าระบบ HR หรือใช้วิเคราะห์แนวโน้มยอดขายและ Occupancy เพื่อช่วยการตัดสินใจเชิงธุรกิจ