ตั้งค่า OneDrive ให้ปลอดภัย

การเก็บไฟล์บนคลาวด์เป็นเรื่องปกติในชีวิตประจำวัน ไม่ว่าจะเป็นเอกสารงาน รูปภาพส่วนตัว หรือไฟล์สำคัญขององค์กร โดยเฉพาะผู้ที่ใช้ OneDrive ซึ่งสะดวกต่อการเข้าถึงไฟล์ได้ทุกที่ทุกเวลา 

อย่างไรก็ตาม ความสะดวกนี้ก็มาพร้อมความเสี่ยง หากตั้งค่าความปลอดภัยไม่เหมาะสม อาจทำให้ไฟล์รั่วไหล ถูกเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต หรือโดนมัลแวร์เข้ารหัสไฟล์ได้ บทความนี้สรุปวิธีตั้งค่า OneDrive ให้ปลอดภัยตั้งแต่พื้นฐานที่ทำได้เอง ไปจนถึงแนวคิดป้องกันไฟล์รั่วไหลแบบเข้าใจง่าย เหมาะทั้งผู้ใช้ตามบ้าน พนักงานออฟฟิศ และองค์กรขนาดเล็ก เพื่อให้คุณใช้ OneDrive ได้อย่างมั่นใจและลดความเสี่ยงในระยะยาว|

1) ใช้รหัสผ่านที่แข็งแรง และไม่ซ้ำ

บัญชี OneDrive ผูกกับบัญชี Microsoft หากรหัสผ่านเดาง่าย ไฟล์ทั้งหมดเสี่ยงทันที

• ใช้รหัสผ่านอย่างน้อย 12 ตัวอักษร
• ผสมตัวพิมพ์เล็ก/พิมพ์ใหญ่/ตัวเลข/สัญลักษณ์
• ไม่ใช้รหัสเดียวกับอีเมลหรือโซเชียลมีเดีย
• เปลี่ยนรหัสผ่านทุก 6–12 เดือน

เคล็ดลับ: ใช้ Password Manager ช่วยจำรหัสยาก ๆ ได้โดยไม่ต้องจด

2) เปิดการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน (Two-Factor Authentication: 2FA)

เพิ่มด่านความปลอดภัย แม้รหัสผ่านหลุด คนร้ายก็ยังเข้าไม่ได้

• ไปที่ Microsoft Account > Security
• เปิด “การยืนยันตัวตนสองขั้นตอน”
• แนะนำให้ใช้แอป Authenticator (ปลอดภัยกว่า SMS)

ประโยชน์: ลดความเสี่ยงบัญชีถูกยึด เหมาะมากกับไฟล์งานและเอกสารสำคัญ

3) ใช้ Personal Vault เก็บไฟล์สำคัญ

Personal Vault คือโฟลเดอร์พิเศษที่ต้องยืนยันตัวตนซ้ำก่อนเปิด

• เหมาะกับ: สำเนาบัตรประชาชน/พาสปอร์ต/สัญญา/เอกสารการเงิน
• ล็อกอัตโนมัติเมื่อไม่ได้ใช้งาน
• ต้องยืนยันตัวตนทุกครั้งที่เปิด

4) ตรวจสอบและจำกัดการแชร์ไฟล์

การแชร์ผิดพลาดเป็นสาเหตุหลักของข้อมูลรั่วไหล ควรตั้งค่าการแชร์ให้รัดกุม

• หลีกเลี่ยง “Anyone with the link” หากไม่จำเป็น
• เลือก “Specific people” เพื่อระบุผู้รับให้ชัดเจน
• ตั้ง “วันหมดอายุของลิงก์” เมื่อแชร์งานชั่วคราว
• ปิด “Download” หากต้องการให้ดูอย่างเดียว

ตรวจสอบย้อนหลัง: เข้าเมนู Shared และลบลิงก์ที่ไม่ใช้งานแล้วทันที

5) ควบคุมอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับ OneDrive

หลายคนเคยล็อกอินไว้บนคอม/มือถือเครื่องเก่าแล้วลืม ทำให้เสี่ยงถูกเข้าถึง

• ตรวจสอบอุปกรณ์ที่ล็อกอินจากหน้า Security
• Sign out/Remove อุปกรณ์ที่ไม่ใช้แล้ว
• ถ้าเครื่องหาย ให้เปลี่ยนรหัสผ่านทันที

6) ป้องกันไฟล์จาก Ransomware และการลบผิดพลาด

OneDrive มีฟีเจอร์ช่วยกู้ไฟล์ย้อนหลัง ลดความเสียหายจากไฟล์โดนเข้ารหัสหรือเผลอลบ

• Version History: ย้อนกลับไปใช้ไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า
• Restore OneDrive: ย้อนสถานะไฟล์ทั้งบัญชี (เหมาะกรณีโดนโจมตีเป็นวงกว้าง)

คำแนะนำ: ฝึกใช้งานการกู้ไฟล์เบื้องต้นไว้ล่วงหน้า จะช่วยลดเวลาหยุดชะงักเมื่อเกิดเหตุจริง

7) เข้ารหัสอุปกรณ์ก่อนซิงก์ OneDrive

แม้คลาวด์ปลอดภัย แต่ถ้าเครื่องไม่ปลอดภัย ไฟล์ที่ซิงก์ไว้ก็ยังเสี่ยง

• เปิด BitLocker (Windows) หรือ FileVault (Mac)
• ตั้งรหัสผ่าน/พินหน้าจอ และล็อกเครื่องอัตโนมัติเมื่อไม่ใช้งาน
• อัปเดตระบบปฏิบัติการและแอนตี้ไวรัสสม่ำเสมอ

8) ระวังอีเมลปลอมและลิงก์หลอก (Phishing)

ภัยคุกคามจำนวนมากไม่ได้เจาะระบบ แต่หลอกให้ผู้ใช้กรอกรหัสผ่านเอง

• Microsoft จะไม่ขอรหัสผ่านทางอีเมล
• ตรวจสอบ URL ก่อนล็อกอินทุกครั้ง
• หากสงสัย ให้พิมพ์เข้าเว็บด้วยตนเองแทนการกดลิงก์

9) ใช้ OneDrive ร่วมกับแนวทางองค์กร (สำหรับธุรกิจ)

องค์กรควรเพิ่มมาตรการเพื่อควบคุมการรั่วไหล เช่น แยกงาน/ส่วนตัว และกำหนดสิทธิ์ให้เหมาะสม

• แยกบัญชี OneDrive งานกับส่วนตัว
• กำหนดสิทธิ์ตามตำแหน่งงาน (Least Privilege)
• จำกัดการแชร์ออกนอกองค์กร หากไม่จำเป็น
• ทบทวนการแชร์และการเข้าถึงไฟล์เป็นระยะ

10) สร้างนิสัยความปลอดภัยให้ผู้ใช้

เทคโนโลยีดีแค่ไหน หากผู้ใช้ไม่ระวัง ก็ยังเสี่ยงไฟล์รั่วไหลได้

• ไม่แชร์ลิงก์ไฟล์ในที่สาธารณะหรือกลุ่มเปิด
• เช็กสิทธิ์ก่อนส่งไฟล์ทุกครั้ง
• แจ้งทีม IT ทันทีเมื่อพบความผิดปกติ

เช็กลิสต์สั้นๆ (สรุปทำทันที)

1. เปิด 2FA ให้บัญชี Microsoft
2. ตั้งค่าการแชร์เป็น “Specific people” เป็นหลัก
3. ใช้ Personal Vault เก็บไฟล์สำคัญ
4. ตรวจ Shared links และลบสิ่งที่ไม่ใช้
5. เปิดการเข้ารหัสอุปกรณ์ (BitLocker/FileVault)