Google Drive เก็บข้อมูลอย่างไรให้ปลอดภัย

ในยุคดิจิทัลที่ข้อมูลและไฟล์งานกลายเป็นทรัพย์สินสำคัญของทั้งบุคคลและองค์กร การจัดเก็บไฟล์ให้ ปลอดภัย เข้าถึงง่าย และไม่สูญหาย เป็นเรื่องที่ไม่อาจมองข้ามได้ 

Google Drive คือหนึ่งในบริการ Cloud Storage ที่ได้รับความนิยมสูง เพราะใช้งานง่าย รองรับการทำงานร่วมกัน และมีระบบความปลอดภัยมาตรฐานระดับโลก อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้งานจำนวนไม่น้อยยังคงใช้ Google Drive แบบพื้นฐาน เช่น อัปโหลดไฟล์แล้วแชร์ทันที โดยไม่ได้ตั้งค่าความปลอดภัยหรือวางโครงสร้างการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ซึ่งอาจนำไปสู่ความเสี่ยงด้านข้อมูลรั่วไหล การลบไฟล์ผิดพลาด หรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต 

บทความนี้จะอธิบายวิธีใช้ Google Drive อย่างถูกต้อง ตั้งแต่การจัดโฟลเดอร์ การตั้งค่าสิทธิ์ การป้องกันบัญชี ไปจนถึงแนวทางสำรองไฟล์ เพื่อให้คุณเก็บงานได้อย่างปลอดภัย มั่นใจ และเหมาะกับทั้งงานส่วนตัวและระดับองค์กร

1) ทำความเข้าใจโครงสร้างการจัดเก็บของ Google Drive

Google Drive ทำงานในลักษณะ “ศูนย์กลางไฟล์” ที่เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต ไฟล์ทั้งหมดจะถูกเก็บไว้บนระบบคลาวด์ของ Google ช่วยลดการพึ่งพาแฟลชไดรฟ์หรือฮาร์ดดิสก์

• My Drive: พื้นที่เก็บไฟล์หลักของผู้ใช้
• Shared with me: ไฟล์/โฟลเดอร์ที่ผู้อื่นแชร์ให้
• Recent / Starred: ค้นหาไฟล์ที่ใช้งานบ่อยได้เร็ว
• Trash: ไฟล์ที่ลบแล้ว (มักกู้คืนได้ภายใน 30 วัน)

การเข้าใจโครงสร้างเหล่านี้เป็นพื้นฐานสำคัญก่อนเริ่มตั้งค่าความปลอดภัยและการทำงานร่วมกัน

2) จัดโฟลเดอร์อย่างเป็นระบบ ลดความเสี่ยงไฟล์หาย

โฟลเดอร์ที่เป็นระเบียบช่วยค้นหาเร็ว ลดการแชร์ผิดที่ และลดโอกาสลบไฟล์ผิดโฟลเดอร์ โดยเฉพาะงานองค์กรที่มีไฟล์จำนวนมาก

• แยกโฟลเดอร์ตาม ประเภทงาน เช่น เอกสาร, บัญชี, ออกแบบ
• แยกตาม ปี / โครงการ / แผนก สำหรับงานองค์กร
• ตั้งชื่อไฟล์ให้สื่อความหมาย เช่น IT_Policy_2025_v1.pdf
• หลีกเลี่ยงการเก็บไฟล์ทั้งหมดรวมไว้ที่ My Drive แบบไม่จัดหมวดหมู่

แนะนำให้กำหนด “มาตรฐานการตั้งชื่อไฟล์” ภายในทีม เพื่อให้ค้นหาและตรวจสอบเวอร์ชันได้ง่ายขึ้น

3) ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึง (Sharing Permissions) อย่างปลอดภัย

จุดเสี่ยงอันดับต้นๆ ของการใช้ Google Drive คือการแชร์ไฟล์โดยไม่กำหนดสิทธิ์ให้เหมาะสม ควรใช้หลัก “ให้น้อยที่สุดเท่าที่จำเป็น (Least Privilege)” เพื่อจำกัดความเสี่ยงข้อมูลรั่วไหล

ระดับสิทธิ์หลัก

• Viewer (ดูได้อย่างเดียว): เหมาะสำหรับไฟล์อ้างอิง
• Commenter (คอมเมนต์ได้): เหมาะสำหรับงานตรวจทาน
• Editor (แก้ไขได้): ให้เฉพาะผู้ที่จำเป็นจริงๆ

คำแนะนำด้านความปลอดภัย

• หลีกเลี่ยงการตั้งค่า Anyone with the link สำหรับไฟล์สำคัญ
• ตรวจสอบรายชื่อผู้เข้าถึงเป็นระยะ และลบสิทธิ์ที่ไม่จำเป็น
• เมื่อจบโปรเจกต์ ให้ “ปิดการแชร์” หรือปรับสิทธิ์เป็น Viewer

4) เปิด Two-Step Verification (2FA) ป้องกันบัญชีถูกแฮ็ก

ต่อให้ไฟล์ปลอดภัยแค่ไหน หากบัญชี Google ถูกขโมย ข้อมูลทั้งหมดก็เสี่ยงทันที ดังนั้นควรเพิ่มความปลอดภัยที่ “บัญชีผู้ใช้”

• เปิดใช้งาน 2-Step Verification (2FA) ด้วยแอป Authenticator หรือวิธีที่องค์กรกำหนด
• ตั้งรหัสผ่านที่แข็งแรง (ยาว, ไม่ซ้ำ, เดายาก) และไม่ใช้ซ้ำกับบริการอื่น
• ตรวจสอบอุปกรณ์ที่ล็อกอินบัญชี Google เป็นระยะ และออกจากระบบอุปกรณ์ที่ไม่รู้จัก

5) วางแผนสำรองไฟล์ (Backup) เพื่อความมั่นใจระยะยาว

Cloud มีความเสถียร แต่การมีแผนสำรองยังจำเป็น โดยเฉพาะไฟล์สำคัญหรือไฟล์ด้านการเงิน/สัญญา/ข้อมูลลูกค้า

• ดาวน์โหลดไฟล์สำคัญเก็บไว้ใน External Hard Drive ตามรอบเวลา (เช่น รายเดือน)
• ใช้ Google Drive for Desktop เพื่อ Sync ไฟล์กับคอมพิวเตอร์ (ควบคุมสิทธิ์และพื้นที่จัดเก็บให้เหมาะสม)
• แยกบัญชีงานกับบัญชีส่วนตัว เพื่อลดความเสี่ยงจากการแชร์ผิดหรือการเข้าถึงข้ามกัน

6) ใช้ Version History ลดความเสียหายจากการแก้ไขผิด

สำหรับไฟล์ Google Docs, Sheets และ Slides คุณสามารถดูประวัติการแก้ไขและย้อนกลับเวอร์ชันก่อนหน้าได้ ซึ่งมีประโยชน์มากเมื่อทำงานร่วมกันหลายคน

• กู้คืนไฟล์เวอร์ชันเก่าได้อย่างรวดเร็ว
• ตรวจสอบว่าใครแก้ไขอะไร และเมื่อใด
• ลดปัญหาไฟล์ “ถูกแก้ผิด” หรือข้อมูลหายจากการบันทึกทับ

7) แนวทางใช้งาน Google Drive สำหรับองค์กร

หากใช้ในองค์กรหรือโรงแรม ควรกำหนดนโยบายและมาตรฐาน เพื่อให้ทุกคนใช้รูปแบบเดียวกัน ลดความเสี่ยงด้าน IT Security

• กำหนดโครงสร้างโฟลเดอร์กลาง (เช่น แผนก/โครงการ/ปี) และเจ้าของโฟลเดอร์
• จำกัดการแชร์ออกนอกองค์กร โดยให้แชร์ได้เฉพาะโดเมนที่อนุญาต
• อบรมพนักงานเรื่องการแชร์ไฟล์ การตั้งสิทธิ์ และการระวังลิงก์
• ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงเป็นรอบ (Quarterly/Monthly) โดยเฉพาะโฟลเดอร์สำคัญ

สรุปสั้นๆ การใช้ Google Drive อย่างปลอดภัยควรเริ่มจากการจัดโฟลเดอร์ให้เป็นระบบ ตั้งค่าสิทธิ์การแชร์อย่างเหมาะสม เปิดใช้งาน 2FA เพื่อป้องกันบัญชี และสำรองข้อมูลสม่ำเสมอ เพื่อลดความเสี่ยงไฟล์สูญหายและข้อมูลรั่วไหล