Microsoft Bookings คือเครื่องมือบริหารจัดการการนัดหมายออนไลน์ที่เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft 365 โดยออกแบบมาเพื่อช่วยธุรกิจและองค์กรจัดตารางการให้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Microsoft Bookings ช่วยลดความซับซ้อนของการจองนัด พบปะ หรือบริการต่าง ๆ สำหรับลูกค้าและพนักงาน การใช้งาน Microsoft Bookings ช่วยให้ลูกค้าสามารถจองบริการออนไลน์ผ่านหน้าเว็บไซต์ที่ปรับแต่งได้ พร้อมระบบแจ้งเตือนทางอีเมลและการซิงค์กับ Outlook Calendar ทำให้ลดโอกาสเกิดการจองซ้ำหรือพลาดนัดหมายอย่างมีนัยสำคัญ
Microsoft Bookings เหมาะสำหรับธุรกิจบริการ เช่น คลินิก โรงแรม ซาลอน ที่ปรึกษา หรือหน่วยงานภาครัฐและสถาบันการศึกษา ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้งาน Microsoft Bookings ตั้งแต่เริ่มต้นไปจนถึงการใช้งานแบบมืออาชีพ ครอบคลุมการตั้งค่าระบบ การสร้างบริการ การจัดการทีมงาน ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลและรวมระบบเข้ากับแอปอื่น ๆ ใน Microsoft 365
การใช้งาน Microsoft Bookings ตั้งแต่เริ่มต้นถึงระดับมืออาชีพ
1. รู้จักกับ Microsoft Bookings
คุณสมบัติเด่น
- ระบบจองนัดออนไลน์ (Online Booking Page)
- ซิงค์กับ Outlook Calendar
- การแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านอีเมล
- การจัดการเวลาทำงานของพนักงาน
- รองรับการรวมกับ Microsoft Teams
ข้อดี
- ลดการใช้ทรัพยากรบุคคลในการนัดหมาย
- เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าด้วยระบบจองตลอด 24 ชม.
- เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการเวลา
2. การเริ่มต้นใช้งาน
ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งาน Microsoft Bookings
- เข้าเว็บไซต์: [https://book.ms](https://book.ms)
- ใช้บัญชี Microsoft 365 ที่มีสิทธิ์ (Business Standard ขึ้นไป)
- คลิก “Get it now” หากยังไม่เปิดใช้งาน หรือ “Launch app” หากพร้อมใช้
ขั้นตอนที่ 2: สร้างธุรกิจ (Create a Business)
- ใส่ชื่อธุรกิจ
- เลือกประเภทของธุรกิจ (เช่น Health, Education, IT Services)
- กำหนด Time zone, Currency, และ Language
- ระบบจะสร้างเว็บไซต์สำหรับการจองอัตโนมัติ
3. การตั้งค่าขั้นพื้นฐาน
3.1 Business Information
- กรอกข้อมูลธุรกิจ เช่น ที่อยู่, เบอร์โทร, อีเมล
- แนบโลโก้ และเลือกสีธีม
3.2 Booking Page
- เปิด/ปิดให้บุคคลทั่วไปจองผ่านลิงก์
- ตั้งค่ารหัสผ่านสำหรับการจอง (หากจำกัดเฉพาะลูกค้ากลุ่ม)
- ปรับระยะเวลาการนัดหมายล่วงหน้า
- เปิดใช้งาน SMS แจ้งเตือน (เฉพาะบางประเทศ)
3.3 Staff
- เพิ่มรายชื่อพนักงานที่สามารถให้บริการ
- กำหนดเวลาทำงาน
- เลือกบริการที่แต่ละคนสามารถให้บริการได้
- กำหนดสิทธิ์ของแต่ละคน (Viewer / Guest / Admin)
4. การสร้างบริการ (Services)
ตัวอย่างบริการ
- นัดพบปรึกษา 30 นาที
- บริการซ่อมเครื่องใช้ไฟฟ้า
- การจองห้องประชุม
สิ่งที่ต้องกำหนด
- ชื่อบริการ
- คำอธิบาย
- ระยะเวลา
- พนักงานที่เกี่ยวข้อง
- ค่าใช้จ่าย (ถ้ามี)
- คำถามเพิ่มเติมจากลูกค้าก่อนยืนยันการจอง
ตัวเลือกเพิ่มเติม
- กำหนด Buffer time ก่อน/หลังบริการ
- เปิดหรือปิดการให้ลูกค้าเลือกพนักงาน
- เปิดใช้งาน Teams Meeting อัตโนมัติ
5. การแชร์ลิงก์หน้า Booking
- คลิก "Booking Page" → Copy URL
- ฝังลิงก์บนเว็บไซต์บริษัท หรือแปะบนโซเชียลมีเดีย
- สามารถสร้าง QR Code สำหรับลิงก์
6. การจัดการนัดหมาย
ดูตารางงาน
- หน้าปฏิทิน (Calendar View) แสดงรายการนัดหมายทั้งหมด
- กรองตามพนักงานหรือบริการได้
รายละเอียดการนัดหมาย
- วันที่/เวลา
- ลูกค้าผู้จอง
- ช่องทาง (Online/On-site)
- บันทึกภายใน หรือหมายเหตุพิเศษ
การยกเลิก / เปลี่ยนเวลา
- กดที่รายการ → ปรับแก้/ยกเลิก
- ระบบแจ้งเตือนลูกค้าโดยอัตโนมัติ
7. การใช้งานร่วมกับแอป Microsoft อื่น ๆ
Outlook Calendar
- ซิงค์อัตโนมัติกับปฏิทินส่วนตัว
- ป้องกันการจองซ้ำกับภารกิจอื่น
Microsoft Teams
- เปิดใช้ Teams Meeting อัตโนมัติ
- ลูกค้ารับลิงก์ Teams ผ่านอีเมลเมื่อจองสำเร็จ
Excel / Power BI
- ส่งออกข้อมูลนัดหมายเป็น Excel
- วิเคราะห์ข้อมูลนัดด้วย Power BI สำหรับการวางแผน
8. การปรับแต่งแบบมืออาชีพ
- Custom Fields
เพิ่มคำถามเฉพาะ เช่น หมายเลขสมาชิก, จุดประสงค์การพบ - Reminder Settings
กำหนดระยะเวลาแจ้งเตือนล่วงหน้า (เช่น 1 วัน / 1 ชม.) - Branding
ปรับหน้า Booking ให้เข้ากับแบรนด์ (สี, โลโก้, URL แบบกำหนดเอง) - Integration
รวมกับระบบ CRM หรือเว็บไซต์ผ่าน API
ใช้ Power Automate สร้าง Workflow เช่น ส่ง SMS แจ้งเตือนลูกค้าอัตโนมัติ
9. เคล็ดลับการใช้งานขั้นสูง
- แบ่งกลุ่มบริการ เป็นหมวดหมู่ เช่น “ปรึกษา”, “บริการหลังการขาย”
- กำหนดสิทธิ์การมองเห็น เฉพาะบริการบางรายการให้เฉพาะลูกค้าประจำ
- วางแผนใช้ร่วมกับ Microsoft Forms เพื่อเก็บข้อมูลลูกค้าก่อนจอง
- ตั้งค่า Break Time และวันหยุด ล่วงหน้า ป้องกันการจองผิดช่วง
10. ข้อควรระวังและแนวทางแก้ไข
- ไม่สามารถเพิ่มพนักงาน
ไม่มีสิทธิ์ระดับ Admin ตรวจสอบสิทธิ์บัญชีผู้ใช้ใน Microsoft 365 Admin Center - ลิงก์ Booking ใช้ไม่ได้
ปิดการเปิดใช้งาน Booking Page เปิดใช้งานผ่านเมนู Booking Page Settings - ลูกค้าไม่ได้รับอีเมลยืนยัน
อีเมลลูกค้าผิด หรืออยู่ใน Spam แนะนำให้ตรวจสอบ Spam Mail หรือเปลี่ยนอีเมล
ตัวอย่างการใช้งานจริง
ธุรกิจซาลอน
- บริการ: สระ/ไดร์, ทำสี, ทำเล็บ
- ใช้ Bookings แบ่งบริการตามพนักงานเฉพาะทาง
- ลูกค้าเลือกเวลาและช่างได้เอง
คลินิกสุขภาพ
- กำหนดหมอแต่ละท่านให้บริการไม่ซ้ำกัน
- จำกัดจำนวนนัดต่อวัน
- เปิดให้จองผ่านเว็บไซต์โรงพยาบาล
ฝ่าย HR องค์กร
- นัดสัมภาษณ์ผู้สมัคร
- กำหนดช่วงเวลาเลือกได้เฉพาะตามตารางทีม HR
บทสรุป Microsoft Bookings เป็นเครื่องมือจัดการนัดหมายออนไลน์จาก Microsoft 365 ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจองและบริหารเวลา เหมาะสำหรับธุรกิจบริการ เช่น คลินิก โรงแรม ซาลอน หรือองค์กรภาครัฐ ผู้ใช้สามารถสร้างบริการ กำหนดเวลาทำงานของพนักงาน และให้ลูกค้าจองผ่านหน้าเว็บ พร้อมรับการแจ้งเตือนอัตโนมัติ รองรับการเชื่อมต่อกับ Outlook และ Teams ลดปัญหาการจองซ้ำ เพิ่มความพึงพอใจให้ลูกค้าและช่วยให้ทีมงานทำงานได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
