สำหรับฟีเจอร์เหล่านี้สามารถช่วยให้การจัดการอีเมล, ปฏิทิน, และงานต่างๆ ง่ายและรวดเร็วขึ้น เช่น การตั้งค่าการส่งอีเมลล่าช้า, การใช้เทมเพลตอีเมล, หรือการจัดการกับอีเมลผ่านหมวดหมู่และกฎต่างๆ
นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ที่ช่วยในการค้นหาและจัดระเบียบอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ การรู้จักและใช้งานฟีเจอร์เหล่านี้จะช่วยประหยัดเวลา, เพิ่มความสะดวกในการทำงาน, และทำให้การจัดการข้อมูลใน Outlook เป็นไปอย่างมีระเบียบและแม่นยำยิ่งขึ้น
ฟีเจอร์น่าใช้ใน Microsoft Outlook
1. Quick Steps (ขั้นตอนด่วน)
- วิธีใช้: ไปที่แท็บ "Home" > คลิก "Quick Steps" แล้วเลือก "Create New". สามารถตั้งค่าเพื่อทำงานหลายอย่างในครั้งเดียว เช่น การย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ หรือการตอบกลับอีเมลด้วยข้อความที่เตรียมไว้แล้ว
- ประโยชน์: ช่วยให้ทำงานหลายๆ ขั้นตอนได้รวดเร็ว
2. Categories (หมวดหมู่)
- วิธีใช้: คลิกขวาที่อีเมล > เลือก "Categorize" > เลือกสีที่ต้องการหรือสร้างหมวดหมู่ใหม่
- ประโยชน์: ช่วยจัดกลุ่มอีเมลให้เป็นระเบียบตามหมวดหมู่ที่กำหนด
3. Delayed Delivery (ส่งอีเมลล่าช้า)
- วิธีใช้: เขียนอีเมล > ไปที่แท็บ "Options" > คลิก "Delay Delivery" แล้วตั้งเวลาที่ต้องการส่ง
- ประโยชน์: สามารถตั้งเวลาส่งอีเมลในอนาคตได้
4. Email Templates (เทมเพลตอีเมล)
- วิธีใช้: เขียนอีเมลที่ต้องการ > คลิก "File" > "Save As" แล้วเลือก "Outlook Template"
- ประโยชน์: สามารถสร้างเทมเพลตอีเมลที่ใช้งานบ่อยๆ เพื่อประหยัดเวลาในการเขียน
5. Focused Inbox (กล่องจดหมายที่เน้น)
- วิธีใช้: ไปที่แท็บ "View" > เลือก "Show Focused Inbox"
- ประโยชน์: ช่วยให้เห็นอีเมลสำคัญในโฟลเดอร์ Focused และแยกอีเมลที่ไม่สำคัญไปที่ Other
6. Quick Parts (ส่วนที่ใช้บ่อย)
- วิธีใช้: เขียนข้อความ > เลือกข้อความที่ใช้บ่อย > ไปที่ "Insert" > "Quick Parts" > "Save Selection to Quick Part Gallery"
- ประโยชน์: ช่วยบันทึกข้อความที่ใช้บ่อยเพื่อการใช้งานในอนาคต
7. Use Keyboard Shortcuts (ใช้คำสั่งลัด)
- วิธีใช้: ใช้ปุ่มลัด เช่น "Ctrl + R" เพื่อตอบกลับ, "Ctrl + Shift + M" เพื่อเขียนอีเมลใหม่
- ประโยชน์: ช่วยให้ทำงานได้เร็วขึ้นโดยไม่ต้องคลิกเมาส์บ่อยๆ
8. Rules (กฎ)
- วิธีใช้: ไปที่แท็บ "Home" > คลิก "Rules" > "Manage Rules & Alerts" > สร้างกฎใหม่ เช่น การย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์
- ประโยชน์: ช่วยให้การจัดการอีเมลอัตโนมัติและไม่เสียเวลา
9. Clutter (จัดการความยุ่งเหยิง)
- วิธีใช้: ไปที่ "File" > "Options" > "Mail" > เลือก "Clutter" > เปิดใช้งาน
- ประโยชน์: ช่วยคัดกรองอีเมลที่ไม่สำคัญให้อยู่ในโฟลเดอร์ Clutter
10. Search Folders (โฟลเดอร์ค้นหา)
- วิธีใช้: ไปที่ "Folder" > "New Search Folder" > เลือกประเภทการค้นหาที่ต้องการ เช่น อีเมลจากคนที่เฉพาะเจาะจง
- ประโยชน์: ช่วยให้ค้นหาอีเมลตามเกณฑ์ที่กำหนดได้ง่ายขึ้น
บทสรุป ฟีเจอร์เหล่านี้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งาน Outlook และช่วยให้การจัดการอีเมลมีความสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
