Excel Macro รู้ไว้ได้ประโยชน์มาก

Excel Macro
สร้างระบบ Automate ด้วย Excel Macro !!  

Excel Macro คือชุดคำสั่งหรือโปรแกรมเล็กๆ ที่ใช้ในการทำงานซ้ำๆ ใน Excel เพื่อให้การทำงานที่ซับซ้อนเป็นไปโดยอัตโนมัติ โดย Macro สามารถบันทึกการกระทำต่างๆ เช่น การคำนวณ การจัดรูปแบบ การแก้ไขข้อมูล หรือการทำงานกับฟังก์ชันต่างๆ ของ Excel จากนั้นสามารถเรียกใช้ Macro นั้นเพื่อดำเนินการซ้ำได้ทันทีโดยไม่ต้องทำด้วยตนเองทีละขั้นตอน

ประโยชน์ของ Excel Macro

  • ประหยัดเวลา
    ลดเวลาในการทำงานที่ซ้ำซากและน่าเบื่อ เช่น การคำนวณหรือการจัดเรียงข้อมูล โดยบันทึก Macro ไว้ใช้ซ้ำได้

  • ลดความผิดพลาดของมนุษย์ 
    การทำงานอัตโนมัติช่วยลดโอกาสที่มนุษย์จะทำผิดพลาดจากการทำงานซ้ำๆ 

  • เพิ่มประสิทธิภาพ
    สามารถจัดการงานซับซ้อนใน Excel ได้ง่ายขึ้น เช่น การรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง การสร้างรายงาน หรือการวิเคราะห์ข้อมูล

  • การทำงานอัตโนมัติ
    ทำงานที่ต้องทำเป็นประจำโดยไม่ต้องมีการดำเนินการด้วยตนเอง

  • ความสามารถในการปรับแต่ง
    ผู้ใช้สามารถเขียนโค้ด VBA (Visual Basic for Applications) เพื่อสร้าง Macro ที่ซับซ้อนและปรับแต่งได้ตามต้องการ

การจัดเก็บ Macro

Macro ใน Excel สามารถจัดเก็บได้หลายที่ตามความต้องการในการใช้งาน:

1. Workbook เฉพาะ (This Workbook)
  • Macro ที่จัดเก็บในไฟล์ Excel เดียวเท่านั้น จะถูกบันทึกไว้ใน workbook นั้นและสามารถเรียกใช้ได้เฉพาะในไฟล์นั้น สรุปคือ สร้าง Macro และเก็บไฟล์ข้อมูลเดียวกัน

2. Personal Macro Workbook (PERSONAL.XLSB)
  • หากต้องการใช้ Macro ในทุก workbook ที่เปิด สามารถบันทึกไว้ใน Personal Macro Workbook ซึ่งเป็นไฟล์ซ่อนที่เปิดทุกครั้งที่เปิด Excel เมื่อบันทึก Macro ไว้ที่นี่ ผู้ใช้จะสามารถเรียกใช้ Macro ในไฟล์ Excel ใดๆ ก็ได้ ไฟล์นี้ จะอยู่ภายมนคอมพิวเตอร์ของผู้สร้าง Macro

3. ไฟล์ Excel ที่เปิดใช้งาน Macro (Excel Macro-Enabled Workbook .xlsm)
  • หากต้องการแชร์ Macro กับผู้ใช้อื่นๆ หรือใช้ในโครงการเฉพาะ สามารถบันทึกไฟล์ Excel เป็นนามสกุล `.xlsm` ซึ่งจะเก็บ Macro ไว้ในไฟล์และสามารถนำไปใช้ต่อในเครื่องอื่นได้

4. Add-In (ไฟล์เสริม)
  • สามารถบันทึก Macro ในรูปแบบ Excel Add-In (.xlam) เพื่อใช้ Macro ที่สร้างขึ้นซ้ำๆ ได้ง่ายในไฟล์ Excel อื่นๆ โดยการติดตั้ง Add-In นี้ใน Excel

การจัดเก็บ Macro ขึ้นอยู่กับว่าผู้ใช้งานต้องการใช้ Macro นั้นบ่อยแค่ไหนและใช้ในไฟล์ใดบ้าง ข้อควรระวังคือ Macro อาจมีความเสี่ยงต่อความปลอดภัย เช่น หากมีผู้ไม่หวังดีสร้างโค้ดที่มีเจตนาร้าย ควรเปิดใช้ Macro เฉพาะจากแหล่งที่เชื่อถือได้


วิธีการใช้งาน Excel Macro เบื้องต้น

Excel marco developer screen
Macro ใน Excel เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถบันทึกและทำงานชุดคำสั่งซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ ซึ่งเหมาะสำหรับการทำงานที่ต้องทำซ้ำหลายครั้ง เช่น การจัดรูปแบบเอกสาร การคำนวณ หรือการจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ การเขียน Macro ทำได้ผ่านการบันทึกคำสั่งหรือการเขียนโค้ดด้วยภาษา VBA (Visual Basic for Applications)


วิธีใช้งาน Macro เบื้องต้น

1. เปิดการใช้งาน Macro
  • คลิกที่แท็บ "Developer" (หากยังไม่มีให้เปิดใช้งานผ่านเมนู "Options" > "Customize Ribbon" แล้วติ๊กเลือก Developer)
   
2. บันทึก Macro
  • ในแท็บ "Developer" คลิก "Record Macro"
  • ตั้งชื่อ Macro (ควรตั้งชื่อที่จดจำได้ง่าย) และกำหนดคีย์ลัด (ถ้าต้องการ)
  • เลือกตำแหน่งในการจัดเก็บ Macro (เช่น ในสมุดงานปัจจุบันหรือสมุดงานใหม่)
  • กด "OK" เพื่อเริ่มบันทึก

3. ทำการบันทึกคำสั่ง
  • หลังจากเริ่มบันทึก คุณสามารถทำการคลิกหรือพิมพ์คำสั่งต่าง ๆ ใน Excel ที่ต้องการให้ Macro ทำซ้ำ เช่น การจัดเรียงข้อมูล การคำนวณ หรือการฟอร์แมตเอกสาร
  • เมื่อทำเสร็จแล้ว ให้ไปที่แท็บ "Developer" และคลิก "Stop Recording" เพื่อหยุดบันทึก

4. เรียกใช้ Macro
  • ไปที่แท็บ "Developer" และคลิก "Macros"
  • เลือกชื่อ Macro ที่คุณต้องการเรียกใช้งานแล้วกด "Run"

ตัวอย่างการบันทึก Macro

หากคุณต้องการใช้ Macro ในการจัดรูปแบบข้อมูลในตาราง เช่น เปลี่ยนสีหัวตารางและตั้งขอบตาราง คุณสามารถบันทึกการกระทำเหล่านี้ และในครั้งถัดไปเพียงคลิก Macro คุณก็จะสามารถจัดรูปแบบได้ในครั้งเดียว ตัวอย่างการใช้งาน
  • 1. บันทึก Macro ที่ชื่อ "FormatTable"
  • 2. เลือกข้อมูลในตารางที่ต้องการ
  • 3. เปลี่ยนสีหัวตารางเป็นสีที่ต้องการ
  • 4. เพิ่มเส้นขอบให้กับตาราง
  • 5. หยุดบันทึก Macro
  • 6. เมื่อคุณต้องการจัดรูปแบบใหม่อีกครั้ง ก็เพียงเปิดตารางใหม่ แล้วเรียกใช้งาน Macro "FormatTable"

บทสรุป Microsoft Excel Macro ช่วยให้การทำงานใน Excel มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อนและลดความผิดพลาดในกระบวนการทำงาน