อีกหนึ่งทางเลือกของการทำงานด้านคำนวณ Google Sheets คือแอปพลิเคชันสำหรับการสร้างและจัดการสเปรดชีตที่พัฒนาโดย Google ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของชุดเครื่องมือ Google Workspace (เดิมคือ G Suite) คุณสามารถเข้าถึง Google Sheets ผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชันมือถือ
ถ้าจะให้เปรียบเทียบ Google Sheets สามารถเปรียบเทียบได้กับโปรแกรม Excel จากค่าย Microsoft
Google Sheets ใช้สำหรับ
- จัดการข้อมูล สร้างตารางข้อมูล, บันทึกข้อมูล, และทำการวิเคราะห์ข้อมูล
- สร้างกราฟ แสดงผลข้อมูลในรูปแบบกราฟและแผนภูมิ
- ทำงานร่วมกัน แชร์เอกสารกับผู้อื่นและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
- การคำนวณ ใช้สูตรและฟังก์ชันสำหรับคำนวณข้อมูล
- การกรองและเรียงลำดับ จัดระเบียบข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด
ความเหมือนกับ Microsoft Excel
Google Sheets และ Microsoft Excel มีลักษณะและฟีเจอร์ที่คล้ายคลึงกันหลายประการ
- พื้นฐานของการใช้งาน
ทั้งสองแอปพลิเคชันใช้แนวคิดของแผ่นงานที่ประกอบด้วยแถวและคอลัมน์สำหรับจัดเก็บและจัดการข้อมูล - ฟังก์ชันการคำนวณ
ทั้งสองรองรับการใช้สูตรและฟังก์ชันเช่น SUM, AVERAGE, VLOOKUP เป็นต้น - กราฟและแผนภูมิ
สามารถสร้างกราฟและแผนภูมิจากข้อมูลในสเปรดชีต - การจัดรูปแบบ
รองรับการจัดรูปแบบเซลล์ เช่น สีพื้นหลัง, ฟอนต์, และขนาดตัวอักษร - การป้องกันเซลล์
สามารถป้องกันเซลล์หรือช่วงเซลล์เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้รับอนุญาต
ความแตกต่างหลัก
- การทำงานร่วมกัน
Google Sheets รองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้ดีกว่า Excel โดยหลายคนสามารถแก้ไขเอกสารเดียวกันได้พร้อมกัน - การเข้าถึง
Google Sheets สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ผ่านเว็บเบราว์เซอร์และแอปพลิเคชันมือถือ โดยไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมเฉพาะ - การบันทึก
Google Sheets จะบันทึกงานโดยอัตโนมัติใน Google Drive และสามารถเรียกคืนเวอร์ชันก่อนหน้าได้ง่าย
ทั้ง Google Sheets และ Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่มีความสามารถในการจัดการข้อมูลและทำงานร่วมกัน แต่ Google Sheets มุ่งเน้นที่การทำงานออนไลน์และการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ขณะที่ Excel มีฟีเจอร์ที่ซับซ้อนและการจัดการข้อมูลที่ลึกซึ้งมากขึ้นในบางกรณี
สำหรับการเริ่มต้นใช้งาน Google Sheets เป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ นี่คือรายละเอียดเกี่ยวกับการเริ่มต้นใช้งาน
1. การเข้าใช้งาน Google Sheets
- ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ไปที่ [Google Sheets](https//sheets.google.com) หรือเข้าสู่ระบบผ่าน [Google Drive](https//drive.google.com) แล้วเลือก "Google Sheets" จากเมนู
- ผ่านแอปพลิเคชันมือถือ ดาวน์โหลดแอป Google Sheets จาก Google Play Store (สำหรับ Android) หรือ App Store (สำหรับ iOS)
2. การสร้างเอกสารใหม่
- เปิด Google Sheets เข้าไปที่เว็บไซต์หรือแอปพลิเคชัน Google Sheets
- สร้างเอกสารใหม่ ให้คลิกที่ปุ่ม “+” หรือ “Blank” เพื่อสร้างสเปรดชีตใหม หรือเลือกจากเทมเพลตที่มีอยู่ถ้าคุณต้องการใช้รูปแบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
3. การทำความรู้จักกับส่วนต่าง ๆ ของ Google Sheets
- แถบเครื่องมือ (Toolbar) ใช้เพื่อเข้าถึงฟังก์ชันต่าง ๆ เช่น การจัดรูปแบบ, การแทรกแถวและคอลัมน์, และการสร้างกราฟ
- แถบเมนู (Menu Bar) ประกอบด้วยเมนูที่ใช้สำหรับการจัดการเอกสาร เช่น “File”, “Edit”, “View”, “Insert”, “Format”, “Data”, และ “Tools”
- แถบฟังก์ชัน (Function Bar) ใช้เพื่อป้อนสูตรและฟังก์ชันต่าง ๆ สำหรับการคำนวณ
- แถบแผ่นงาน (Sheet Tabs) ใช้สำหรับการจัดการแผ่นงานหลาย ๆ แผ่นในเอกสารเดียวกัน
4. การป้อนข้อมูลและการจัดการเซลล์
- ป้อนข้อมูล คลิกที่เซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูลแล้วเริ่มพิมพ์ ข้อมูลจะปรากฏในเซลล์นั้น
- การคัดลอก, ตัด, และวาง ใช้คำสั่งจากเมนู “Edit” หรือคีย์ลัด Ctrl+C (คัดลอก), Ctrl+X (ตัด), และ Ctrl+V (วาง)
- การแก้ไขเซลล์ คลิกสองครั้งที่เซลล์เพื่อแก้ไขข้อมูลภายในเซลล์นั้น
5. การใช้สูตรและฟังก์ชัน
- การป้อนสูตร คลิกที่เซลล์แล้วพิมพ์สูตร เช่น `=SUM(A1A10)` เพื่อคำนวณผลรวมของช่วงเซลล์
- การใช้ฟังก์ชัน ใช้ฟังก์ชันต่าง ๆ เช่น `=AVERAGE(B1B10)` สำหรับการคำนวณค่าเฉลี่ย
6. การจัดรูปแบบและการสร้างกราฟ
- การจัดรูปแบบ ใช้แถบเครื่องมือเพื่อเปลี่ยนสีพื้นหลัง, ขนาดตัวอักษร, และรูปแบบของข้อความ
- การสร้างกราฟ เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการสร้างกราฟ, คลิกที่ “Insert” > “Chart” เพื่อสร้างกราฟ
7. การแชร์และการทำงานร่วมกัน
- การแชร์เอกสาร คลิกที่ปุ่ม “Share” ที่มุมขวาบน, ป้อนอีเมลของผู้ที่ต้องการแชร์, และกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง (ดูเท่านั้น, แก้ไข, หรือแสดงความคิดเห็น)
- การทำงานร่วมกัน ผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์สามารถแก้ไขเอกสารพร้อมกันและเห็นการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์
8. การจัดการเวอร์ชัน
- การดูประวัติการเปลี่ยนแปลง ไปที่ “File” > “Version history” > “See version history” เพื่อดูและกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้า
บทสรุป การเริ่มต้นใช้งาน Google Sheets นั้นไม่ยากและมีเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและร่วมมือกับผู้อื่นได้อย่างสะดวกสบาย
