ทิปที่มีคนถามมากที่สุดอีกคำถามหนึ่ง
การแปลงไฟล์จาก PDF เป็น ไฟล์อักษร หรือ Text File นั้น เป็นคำถามที่คนทำงานด้านบัญชีถามกันมาก เพราะเป็นอะไรที่ต้องใช้งานบ่อยมากพอสมควร โดยปกติแล้ว เวลาได้รับรายงานที่เป็นไฟล์ PDF หลายๆ ครั้งเราก็จำเป็นต้องการให้เป็นไฟล์ Text File หรือเก็บในรูปแบบของไฟล์ .CSV ซึ่งสามารถเปิดใช้งานได้ด้วยโปรแกรม Excel สำหรับใชัในการค้นหา หรือจัดเรียงข้อมูลใหม่ในรูปแบบที่เราต้องการ
เครื่องมือที่จำเป็นในการแปลงไฟล์
- โปรแกรม Foxit Reader (ฟรี โปรแกรมสำหรับการอ่านไฟล์ PDF) หาฟรีได้จากเว็บไซต์ ไอที-ไกด์
- โปรแกรม Excel รองรับใช้งานได้ทั้ง Microsoft Excel 2007, 2010
ข้อจำกัดของไฟล์ PDF
ต้องเป็นไฟล์ที่ถูกแปลงมาจากโปรแกรมฐานข้อมูลทั่วไป หรือไฟล์ต้นฉบับถูกแปลงมาจาก Excel โดยตรง ถ้าไฟล์ที่ถูกแปลงเป็น PDF นั้นมาจากไฟล์ที่ถูกสแกนเป็นรูปภาพ จะไม่สามารถแปลงเป็นตัวอักษรได้
ขั้นตอนการแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel
- เปิดโปรแกรม Foxit Reader
- เปิดไฟล์ PDF ที่ต้องการแปลง
- คลิกเมนู File เลือกคำสั่ง Save As
- ให้เลือกประเภทไฟล์เป็น .Txt ไฟล์ และเลือก Save
- หลังจากได้ Text file แล้ว ขั้นตอนต่อไป คือการแปลงไฟล์เป็น Excel
- เปิดโปรแกรมMicrosoft Excel 2007 หรือ?2010
- คลิกแท็ป Data
- เลือกไอคอน From Text
- จากนั้น เลือก Text ไฟล์ที่เราได้แปลงมาจาก PDF คลิกปุ่ม Import
- ?จะพบหน้าต่าง Text Import Wizard คลิกปุ่ม Next เลย
- จากนั้นจะมีหน้าต่างให้เลือกว่า จะขั้นระหว่างคอลัมภ์ไหนๆ บ้าง (เพื่อแบ่งข้อความออกเป็นตาราง)
- ให้เลือกแบ่งตามต้องการ จากนั้นให้คลิกปุ่ม Next และ Finish
ดูผลลัพธ์ที่ได้ว่า ถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ ถ้าไม่ได้ให้ลองทำใหม่ดูอีกครั้ง
