คุณมีปัญหาพรีเซ็นเทชั่นเพื้ยนใน PowerPoint 2007

โดยปกติแล้ว หลังจากมีการสร้างพรีเซ็นเทชั่น และพร้อมสำหรับการนำเสนอข้อมูลแล้ว หลายๆ คนอาจเคยประสบปัญหาเวลานำไปแสดงในเครื่องคอมพิวเตอร์อื่นๆ ปรากฏว่ารูปแบบตัวอักษร หรือ Font ไม่มีในเครื่องนั้นๆ ทำให้ข้อความที่สวยงามของเราไม่สามารถแสดงได้ถูกต้อง บางครั้งก็แสดงจนล้นหน้าจอไปเลย ปัญหานี้มีทางออกให้ครับ ด้วยการนำ Fonts ติดไปกับพรีเซ็นเทชั่นเลย

วิธีฝังฟอนต์ไปกับพรีเซ็นเทชั่น

1. เปิดโปรแกรม PowerPoint 2007
2. คลิกเปิดไฟล์งานพรีเซ็นเทชั่น ที่ทำสำเร็จแล้ว
3. คลิกปุ่ม Office Button
4. คลิกปุ่ม Save as
5. คลิกปุ่ม Tools (ด้านล่าง)
6. เลือก Save Options
7. ให้คลิกเลือก Embed fonts in the file
8. คลิกเลือกหัวข้อย่อยเป็น Embed only the characters used in the presentation (best for reducing file size) จากนั้น คลิกปุ่ม OK

แค่นี้ เราก็สบายใจได้แล้วครับว่า เวลานำพรีเซ็นเทชั่นของเราไปที่ไหน ก็สามารถแสดงตัวอักษรได้สวยงาม ได้เหมือนกับตอนที่เราสร้างและทดสอบไว้ในเครื่องคอมฯ ของเรา

?

แก้ปัญหาการนำเสนอ PowerPoint บนเว็บ

หลังจากที่มีการสร้างงานพรีเซ็นเทชั่นด้วย PowerPoint 2007 แล้ว การนำไปนำเสนอ อาจติดข้อจำกัดบางอย่างโดยเฉพาะการนำเสนอผ่านทางเว็บไซต์ ซึ่งไม่สามารถนำเสนอแบบเต็มรูปแบบได้ (PowerPoint 2010 ทำได้) ดังนั้น เราจำเป็นต้องมีการแปลงไฟล์งานพรีเซ็นเทชั่น ให้อยู่ในรูปของรูปภาพแทน

วิธีแปลงไฟล์ PowerPoint เป็นรูปภาพ

1. เปิดโปรแกรม PowerPoint 2007
2. คลิกเปิดไฟล์งานพรีเซ็นเทชั่น ที่ทำสำเร็จแล้ว
3. คลิกปุ่ม Office Button
4. คลิกปุ่ม Save as
5. คลิกเลือก Other Formats
6. ในช่อง Save as type ให้เลือกประเภทไฟล์รูปภาพที่ต้องการ เช่น JPEG File Interchange Format (*.jpg) ?ซึ่งเป็นไฟล์รูปภาพที่เป็นที่นิยมและสามารถเปิดได้ด้วยโปรแกรมทั่วไป เป็นต้น
7. คลิกปุ่ม Save
8. จะพบหน้าต่าง และถามว่า ต้องการบันทึกทุกสไลด์หรือไม่ ให้คลิกเลือก ?Every Slide?
9. รอสักครู่ โปรแกรมจะแปลงสไลด์แต่ละหน้าเป็น ไฟล์รูปภาพให้ จะได้รูปภาพ 1 ภาพ ต่อหนึ่งสไลด์

ข้อจำกัดในการนำเสนอ เนื่องจากมีการแปลงแต่ละสไลด์เป็นรูปภาพ ในส่วนของ เอฟเฟ็คต์ต่างๆ ที่เราใส่ในสไลด์ จะไม่สามารถใช้งานได้ ผลลัพธ์ที่เป็นจะเป็นเพียงรูปภาพธรรมดา เท่านั้น อย่างไรก็ตาม PowerPoint ต้นฉบับเดิม ยังคงอยู่ปกติน่ะครับ ไม่ได้ถูกแปลงไปทั้งหมด

ทำความรู้จัก Theme

วิธีการหนึ่งที่จะทำให้พรีเซ็นเทชั่นของเราดูสวยงาม ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น นั้นก็คือการออกแบบรูปแบบของฉากหลัง ตัวอักษร ภาพเคลื่อนไหวต่างๆ ให้มีลักษณะในแนวทางเดียวกัน วิธีหนึ่งที่คนส่วนใหญ่ใช้สำหรับการตกแต่งพรีเซ็นเทชั่นก็คือ การใช้เครื่องมือช่วยที่เรียกว่า ธีม (Theme)

ธีม (Theme) เครื่องมือน่าใช้ แค่คลิกก็เปลี่ยนรูปแบบสวยงามได้แล้ว

Theme คืออะไร

ธีม (Theme) หมายถึงรูปแบบสไลด์สำเร็จรูป ที่ได้มีการกำหนดไว้แล้ว ในส่วนของสี กราฟิก ช้อความ โดยจะมีรูปแบบเป็นในแนวทางเดียวกัน หรือกลมกลืนกันทุกสไลด์? โดยมักมีลักษณะสไลด์แรก จะแตกต่างจากสไลด์ถัดไป? เราสามารถเลือกใช้ธีมสำเร็จรูปที่ติดตั้งมาพร้อมกับโปรแกรมได้ทันที เพียงแค่เลือกรูปแบบเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ถ้าต้องการปรับเปลี่ยนพรีเซ็นเทชั่นเดิมที่มีอยู่ จะทำให้ทุกๆ สไลด์ถูกปรับเปลี่ยนไปด้วย

?วิธีการเลือกใช้ธีม

1. เปิดพรีเซ็นเทชั่นที่ต้องการเปลี่ยนธีม หรืออาจสร้างสไลด์ใหม่ก็ได้
2. คลิกแท็ป Design
3. คลิกเลือกรูปแบบธีมที่ต้องการ
4. หรือถ้าต้องการดูรูปแบบทั้งหมด ให้คลิก more รูปสามเหลี่ยมหัวลง (มุมขวาล่างของแท็ป design) จะมีรูปแบบทั้งหมดของธีมให้เลือก
5. เลือกรูปแบบใดแบบหนี่ง และสังเกตผลลัพธ์ที่ได้

แค่นี้ก็ทำให้พรีเซ็นเทชั่นของเราสวยงาม แบบมืออาชีพแล้ว

ทำความรู้จัก Theme Colors

รูปแบบของสีแบบสำเร็จรูป ใช้สำหรับการกำหนดสีในตัวพรีเซ็นเทชั่น โดยจะมีการแบ่งสีออกเป็นกลุ่มๆ และแต่ละกลุ่มสีจะมีชื่อเรียกต่างกัน เช่น Office, Apex, Flow, Equity เป็นต้น ซึ่งถ้ามีการเลือกธีมแล้ว จะมีผลทำให้สีของส่วนประกอบต่างๆ ในพรีเซ็นเทชั่นของเราเปลี่ยนแปลงได้ด้วย เช่น ข้อความ Title, สีฉากหลัง, รูปวาด, กราฟ, ตาราง รวมทั้งไดอะแกรม เป็นต้น

วิธีการใช้งานชุดสี Theme Colors

1. เปิดพรีเซ็นเทชั่นที่ต้องการเปลี่ยนชุดสี
2. คลิกแท็ปเมนู Design
3. เลือกหัวข้อ Colors?

นอกจากนี้เรายังสามารถสร้างชุดสีได้ด้วยตัวเอง

1. โดยการคลิกที่แท็ป Design
2. เลือกหัวข้อ Colors
   • เลือก Create New Theme Colors ที่อยู่ด้านล่าง
3. คลิกเลือกเปลี่ยนค่าสีที่ต้องการ
4. ตั้งชื่อชุดสี
5. คลิก Save เพื่อบันทึก

?

ทำความรู้จัก เค้าโครง หรือ Layout

เค้าโครง คือ รูปแบบหรือลักษณะของการจัดวางองค์ประกอบของ สิ่งต่างๆภายในสไลด์ (ไม่ว่าจะเป็น ข้อความ รูปภาพ เสียง วีดีโอ) ว่า ต้องการให้แสดงส่วนไหนบ้าง และวางในตำแหน่งใด ?เรียกว่า Layout เป็นตัวช่วยในการจัดการรูปแบบของสไลด์

วิธีการเลือก Layout

1. เปิดโปรแกรม PowerPoint 2007
2. บริเวณแท็ป Home คลิกปุ่ม Layout
3. คลิกเลือกรูปแบบที่ต้องการ

วิธีการใส่เนื้อหาใน Layout

1. เปิดโปรแกรม PowerPoint 2007
2. คลิกที่ตำแหน่งของ Layout ที่ต้องการ เช่น
   • ?Click to add title? คลิกที่ข้อความนี้ และพิมพ์ชื่อของงานพรีเซ็นเทชั่
   • ?Click to add sub title? คลิกที่ข้อความนี้ และพิมพ์ชื่อหัวข้อย่อยของพรีเซ็นเทชั่น
3. ถ้าต้องการเปลี่ยนรูปแบบของ Layout ให้ทำตามหัวข้อ ?วิธีเลือก Layout? ข้างต้น

หมายเหตุ ?เค้าโครงหรือ Layout เราสามารถลบออกได้ เพียงแค่คลิกคลุมตัวเค้าโครง และกดปุ่ม Delete เราก็สามารถพิมพ์ในรูปแบบตามที่เราต้องการได้เช่นกัน