การรับ-ส่ง mail รวมทั้ง Attach File
บทนี้คุณจะได้ทราบถึงวิธีการรับ-ส่ง mail การรับ-ส่ง Attach File รวมทั้งเทคนิคต่าง ๆ ที่น่าสนใจ
ขั้นตอนการส่ง mail
- คลิกไอคอน New Mail (เวอร์ชั่น 4 ใช้คำว่า Compose Mail)
- TO : สำหรับใส่ชื่อ Email Address ของผู้รับ
- Cc : สำหรับใส่ชื่อ Email Address ที่ต้องการสำเนาไปให้ (มีหรือไม่มีก็ได้)
- Subject : สำหรับใส่ชื่อเรื่องของ mail
- สำหรับพื้นที่ด้านล่าง สำหรับเนื้อหาของ mail
- คลิกไอคอน Send หรือ เมนู File เลือกเมนูย่อย Send Message เมื่อต้องการส่ง Mail (อย่าลืม connect modem ก่อนนะครับ..)
- หลังจาก Send เรียบร้อยแล้ว ให้สังเกต ที่ โฟลเดอร์ Send Items จะมี Email ที่คุณส่งออกไป (แสดงว่าส่งออกไปแล้ว)
ทิปและเทคนิค Outlook Express
- ต้องการส่ง TO: หลาย ๆ คน
ให้ใส่เครื่องหมาย คอมม่า ( , ) ระหว่างชื่อ Email เช่น This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เป็นต้น - ต้องการระบุชื่อ นามสกุลผู้รับด้วย
ใส่รายละเอียดดังนี้ John L. Adison < This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. > - ได้รับ email คืนกลับมาเป็นเพราะอะไร
ปัญหาส่วนใหญ่มาจาก ชื่อที่อยู่ของ Email ไม่ถูกต้อง - วิธีการประหยัด เวลาการใช้งาน (usage time)
ให้เขียน mail ให้เสร็จก่อน จากนั้นจึงค่อย connect modem (สำหรับคนที่ยังใช้การเชื่อมต่อแบบ Dial-up Modem) - การส่งไฟล์ แนบไปกับ mail
ให้เขียน email ให้เสร็จก่อน จากนั้นจึงค่อย connect modem ให้คลิกไอคอน รูปคลิป - ให้คลิกเลือกโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ที่ต้องการส่งแนบไป จากนั้นคลิกปุ่ม Attach
- กำหนดระดับความสำคัญของ mail
ให้คลิกไอคอน Priority ปกติจะเป็น Normal (ไม่มีสัญลักษณ์ใด ๆ) แต่ถ้าต้องการ- กำหนดความสำคัญสูงขึ้น ให้เลือก High Priority จะมีสัญลักษณ์ เกิดขึ้น หรือ
- ความสำคัญน้อยมากเลือก Low Priority จะมีสัญลักษณ์
ขั้นตอนการรับ mail
- connect modem เข้าระบบ internet
- คลิกไอคอน Send/Recv หรือคลิกเมนู Tools เลือกเมนูย่อย Send and Receive คลิกเลือก Receive All
- รอสักครู่โปรแกรมจะทำการตรวจสอบ mail ให้
- ถ้ามีจะสังเกตุได้จาก โฟลเดอร์ Inbox จะมีตัวเลข ในเครื่องหมายวงเล็บ (ถ้ามีเลข 2 หมายถึงมี mail เข้ามาสองฉบับและยังไม่ได้อ่าน)
- ถ้า mail ใด ๆ มีสัญลักษณ์ รูปคลิป แสดงว่า mail ฉบับนั้นมีไฟล์แนบมา หรือที่เราเรียกว่ามี Attach file เข้ามา
วิธีการเปิดไฟล์ที่แนบมา (Attach File)
- ถ้าเป็นไฟล์ประเภท Word, Excel, Powerpoint จะมีนามสกุล .DOC, .XlS, .PPT ตามลำดับ ให้ดับเบิลคลิกได้เลย Outlook Express จะเปิดโปรแกรมประเภทนั้น ๆ ให้อัตโนมัติ (คุณจะต้องมีโปรแกรม Microsoft Office ในเครื่องของคุณ)
- ภ้าเป็นไฟล์รูปภาพ มักจะมีนามสกุล .BMP, .JPG, .Tiff ให้ดับเบิลคลิกได้เลย โปรแกรมจะเปิดเข้า Internet Explorer ให้ แต่ถ้าเราต้องการ save เก็บไว้ดู สามารถคลิกเลือก save as และนำไปเปิดได้ด้วยโปรแกรมตระกูล Microsoft Office
- ถ้าเป็นไฟล์ประเภท .EXE หรือ .COM ไฟล์พวกนี้จะเป็นไฟล์โปรแกรม ซึ่งอาจมีไวรัสแนบมาด้วย ควรใช้โปรแกรมตรวจสอบไวรัสเช็คดูก่อน การเปิดดู เพียงแค่ดับเบิลคลิกก็ได้แล้ว
- นอกจากนี้อาจมีไฟล์ประเภท AVI, MP3 ซึ่งท่านสามารถเปิดได้ด้วยโปรแกรม Quicktime, Media Player, Winamp เป็นต้น
บทความที่เกี่ยวข้อง: