การจัดทำระบบ Office Automation อย่างหนึ่งที่น่าสนใจ คือการประยุกต์อุปกรณ์ที่ใช้ที่มีอยู่ให้สามารถใช้งานได้มากหนึ่งหน้าที่ ปัจจุบันถือว่าคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สำนักงานอย่างหนึ่ง ที่เกือบทุกบริษัทจำเป็นจะต้องมี ดังนั้นการนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานให้ได้ประโยชน์สูงสุด ย่อมถือว่าเป็นสิ่งที่ดีอย่างหนึ่ง
การนำคอมพิวเตอร์มาทำเป็นเครื่อง Fax ผมถือว่าเป็นสิ่งที่ช่วยงานได้มาก คุณลองคิดดูถ้าคุณจำเป็นจะต้องส่งแฟ๊กซ์ให้ลูกค้าประมาณ 100 ราย คุณจำเป็นจะต้องเสียเจ้าหน้าที่ 1 คน เพื่อมาส่งแฟ๊กซ์ แต่ถ้าคุณใช้คอมพิวเตอร์ส่งแฟ๊กซ์แทน คุณสามารถนำพนักงานของคุณไปทำหน้าที่อื่น ๆ ได้ ในขณะที่เครื่องคอมฯ ส่งแฟ๊กซ์ให้คุณอัตโนมัติ
- ติดตั้งโมเด็ม
โมเด็ม จะต้องเป็นที่รุ่นที่บอกว่าเป็น FAX-Modem หมายถึงสามารถใช้ในการส่งแฟ๊กซ์และเล่นอินเตอร์เน็ตได้ด้วย
- ติดตั้งโปรแกรม
ปัจจุบันมีโปรแกรมที่ช่วยในการรับส่งแฟ๊กซ์หลายโปรแกรม แต่ที่ค่อนข้างเป็นที่นิยมมากและมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องคือ WinFax สำหรับการติดตั้งสิ่งสำคัญที่สุด คือ ต่อสายโมเด็มเข้ากับสายโทรศัพท์ให้เรียบร้อยก่อน ถ้าเป็นโมเด็มภายนอก อาจต้องเปิดสวิทซ์เสียก่อน จากนั้นเลือกคำสั่ง setup หรือ install โปรแกรมก็จะติดตั้งและตรวจสอบโมเด็มให้อัตโนมัติ
- การใช้งาน
การส่งแฟ๊กซ์ ให้พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการ อาจใช้ MS Word พิมพ์จากนั้นให้เลือกคำสั่ง Print และเลือก เครื่องพิมพ์ที่เป็น WinFax (ถ้าติดตั้ง WinFax) ถ้าเราเข้าไปที่ Start -> Settings และ Printer จะเห็นไอคอน WinFax ดังภาพด้านล่างนี้
เมื่อสั่งพิมพ์ออกไปจะมีหน้าต่างใหม่แสดงขึ้นมา ให้ใส่ ชื่อผู้รับและหมายเลขแฟ๊กซ์
สำหรับการส่งแฟ๊กซ์ครั้งละมาก ๆ จำเป็นต้องมีฐานข้อมูล ซึ่งประกอบด้วยชื่อผู้รับ และหมายเลขแฟ๊กซ์ (ฐานข้อมูลนี้อาจพิมพ์ลงในโปรแกรม Dbase, Excel หรือ Access ก็ได้) ซึ่งคุณสามารถศึกษาได้จากโปรแกรมส่งแฟ๊กซ์ที่คุณเลือกใช้ - การใช้งาน
โปรแกรมรับส่งแฟ๊กซ์อื่นๆ ที่น่าสนใจ
- 32 bitFax - จากเวปไซท์ ElectraSoft.com
- FaxNow 2000 - จากเวปไซท์ redrocktechnologies.com
- Just The Fax - จากเวปไซท์ RKS-Software.com
- ZetaFax - จากเวปไซท์ ZetaFax.com บริษัท Equisys Inc.
