หลายๆ องค์กรมักจะมีการทำจดหมายเวียนถึงลูกค้า เนื่องในโอกาสพิเศษต่าง ๆ เช่น การโปรโมชั่นสินค้าใหม่ ๆ, การเปลี่ยนแปลงราคาสินค้า หรือการแจ้งการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ เป็นต้น สิ่งหนึ่งที่จะต้องทำ คือการพิมพ์รายละเอียดในเนื้อความของจดหมาย ส่วนชื่อที่อยู่ผู้รับจะต้องเปลี่ยนแปลงทุก ๆ ฉบับ ถ้ามีลูกค้าที่ต้องการส่ง mail สัก 1000 ฉบับ จะทำอย่างไรให้เร็วที่สุด แน่นอนครับ Mail Merge ช่วยคุณได้...
Mail Merge คือเครื่องมือช่วยในการทำจดหมายเวียน ทำให้สะดวกในการไม่ต้องเปลี่ยนหัวจดหมายถึงผู้รับแต่ละคน โดยมีหลักการทำงานดังนี้คือ พิมพ์เนื้อความจดหมาย 1 ฉบับ ส่วนอีกฉบับพิมพ์เฉพาะชื่อ ที่อยู่และข้อความที่ต้องการ จากนั้นนำมา merge กันโดยตัวช่วยใน Microsoft Word
ขั้นตอนการทำ Mail Merge
- สร้างเอกสารขึ้นมา หนึ่งฉบับ จะกี่หน้าก็ได้ (แต่แนะนำไม่ควรมีจำนวนหน้ามาก)
- สร้าง Data Source (ข้อมูลชื่อ ที่อยู่ของผู้รับ) โดยอาจสร้างจาก Word โดยตรงโดยการสร้างเป็นตาราง ดังภาพตัวอย่าง
- ขั้นตอนต่อไปเราจะทำเอกสารทั้งสองมา merge กัน โดยจะนำชื่อ ตำแหน่ง และบริษัท มาใส่ในเอกสารที่มีเนื้อความ
- คลิกเมนู Toos เลือก Mail Merge
- คลิกปุ่ม Create เลือก Form Letter และคลิกเลือก Acitve Windows (กรณีที่เราเปิดตัวจดหมายไว้แล้ว)
- จากนั้นคลิกปุ่ม Get Data เลือก Open Datasource และเลือกไฟล์ที่เป็นข้อมูล จากนั้นจะมีหน้าต่างแสดงข้อความว่า ยังไม่ได้ merge fields ให้คลิกปุ่ม Edit Main Document
- โปรแกรมจะกลับมาที่หน้าจดหมาย สังเกตุบน Toolbar จะมี Mail Merge Toolbar เกิดขึ้น
- ให้คลิกเม้าส์เลือกตำแหน่งของข้อมูลที่ต้องการจะวาง จากนั้นคลิก Insert Merge Field เลือก field ที่ต้องใส่ ดูภาพประกอบ
- หลังจากกำหนดเสร็จแล้วจะได้ดังภาพ
- เริ่ม merge ข้อมูลโดยการคลิกไอคอน ดังภาพด้านล่าง
ตัวแรก กรณีต้องการ merge แล้วไปสร้างเอกสารใหม่ (แนะนำให้เลือกตัวนี้ เพื่อว่าเราจะได้มีการตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งหนึ่งก่อนพิมพ์ เพราะบางครั้ง อาจได้ข้อมูลที่ไม่ค่อยสวยงามนัก) หรือเลือกตัวที่สอง กรณีให้พิมพ์ออกมาทันที
- ตัวอย่างเอกสารที่ merge แล้ว
