สำหรับผู้ใช้งานโปรแกรม Microsoft Office ไม่ว่าจะเป็น Microsoft Word, Excel, Powerpoint เราสามารถกำหนดรหัสผ่านในการทำงานได้ เช่น กำหนดรหัสผ่านให้สามารถอ่านไฟล์ได้อย่างเดียว ไม่สามารถแก้ไขได้ ทั้งนี้ เพื่อป้องกันปัญหาต่างๆ ในเรื่องของการส่งไฟล์ข้อมูลไปให้แผนกต่างๆ เพื่อเป็นหลักฐานในการทำงาน และเพื่อป้องกันการแก้ไข
สำหรับการตั้งรหัสผ่านในการเข้าถึงไฟล์ข้อมูล อาจแตกต่างกันบ้างในแต่ละเวอร์ชั่นของ Microsoft Office อย่างไรก็ตามจุดประสงค์หลักของการกำหนดรหัสผ่านจะเหมือนกัน
การกำหนดรหัสผ่านใน Microsoft Word
- เปิดโปรแกรมและไฟล์งานที่ต้องการ
- คลิกเมนู Tools คลิกเลือก Options
- คลิกแท็ป Security จะได้ดังภาพประกอบด้านบน
- ใส่รหัสผ่านสำหรับ
- Password to open - กรณีต้องการกำหนดรหัสผ่านในการเปิดใช้งาน
- Password to modify - กรณีต้องการกำหนดรหัสผ่านในการแก้ไขงาน
ทิป: ถ้ามีการกำหนดรหัสผ่านในการ modify อย่างเดียว เวลาเปิดไฟล์จะมีหน้าต่างให้ใส่ password แต่ถ้าไม่ใส่ สามารถเลือกปุ่ม Read Only ได้ ซึ่งหมายถึงสามารถอ่านข้อมูลได้อย่างเดียว
- จากนั้นคลิกปุ่ม OK
- คลิก Save เพื่อทำการยืนยันการกำหนดรหัสผ่าน
