www.it-guides.com

Out Of Office คืออะไร

สำหรับผู้ใช้งานอีเมลทั่วไป คงทราบวิธีการรับ-ส่งเมลอยู่แล้ว?แต่สำหรับคนที่ทำงานในธุรกิจขนาดกลาง ขนาดใหญ่ หรือองค์กรที่ต้องใช้อีเมลในการสื่อสารสำคัญๆ คงทราบกันดีว่า เวลาที่เราไม่สามารถรับส่งเมลได้?เราควรกำหนดเมลของเราให้ตอบกลับอัตโนมัติในรูปแบบของ Out Of Office?ซึ่งจะทำให้ผู้ส่งเมลถึงเราทราบว่า ขณะนี้เราไม่สะดวกในการตอบกลับเมล หรืออาจมาจากสาเหตุที่ว่า กำลังอยู่ในช่วงเวลาการพักร้อนของเรา?

วิธีการใช้งาน Out Of Office

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook 2007
2. คลิกเมนู Tools
3. เลือกคำสั่ง Out Of Office Assistant จะได้หน้าต่างเปิดขึ้นมา
4. ให้คลิกเลือก Send Out?of Office auto-replies
5. จากนั้นพิมพ์ข้ความในช่อง Inside My Organziation / Outsite My Organization สามารถพิมพ์ข้อความแตกต่างกันได้
6. คลิกปุ่ม OK เพื่อยืนยัน

แค่นี้เวลามีคนส่งเมลถึงเรา ก็จะได้รับเมลตอบกลับอัตโนมัติแล้วครับ ว่าเราไม่อยู่ หนีเที่ยว หรือไปพักร้อนกันแน่..? ความสามารถนี้จะใช้งานได้ดี ถ้าใช้ระบบ Mail Server ของ Exchange น่ะครับ? แต่ถ้าใครอยากจะประยุกต์ใช้ก็ได้ เพียงแค่ไม่เปิดเครื่องคอมฯ และอีเมลที่ใช้งาน เท่านั้น..