www.it-guides.com

จัดการเมลบ๊อกซ์ให้อยู่หมัด

เมลบ๊อกซ์เต็ม ปัญหาใหญ่ของอีกหลายๆ คน เพราะผลที่ตามมา คือ จะไม่สามารถรับส่งเมลได้อีก ดังนั้น ตรวจสอบและป้องกันปัญหาก่อน ย่อมดีกว่ามาแก้ไขภายหลัง จริงหรือเปล่าครับ? ในหัวข้อที่ผ่านมา ได้เคยแนะนำการจัดการเมลบ๊อกซ์ การสำรองข้อมูล หรือย้ายข้อมูลไปแล้ว? คราวนี้ มาดูอีกวิธีหนึ่งในการจัดการเมลบ๊อกซ์แบบง่ายๆ ดู

Auto Archive คือคำตอบ

เครื่องมือดีๆ และใช้งานง่ายๆ ในการจัดการระบบเมลของเรา โดย Auto Archive จะเป็นการสำรองข้อมูลของระบบเมล์เก่าๆ ที่เราใช้งานไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า Archive Folder เพียงแค่เราคลิกคำสั่งนี้ เท่านั้น

วิธีการใช้งาน Auto Archive

1. คลิกเมนู Tools
2. เลือกคำสั่ง Mailbox Cleanup
3. คลิกปุ่มคำสั่ง AutoArchive
4. รอสักครู่ จนกระทั่งโปรแกรมสร้างโฟลเดอร์ Archive Folder และย้ายไฟล์ให้คุณจนเสร็จ

นอกจากนี้ เรายังสามารถเรียกใช้คำสั่ง Archive จากเมนู File และเลือก Archive ได้อีกเช่นกัน แถมยังสามารถเลือกทำเฉพาะโฟลเดอร์ที่ต้องการได้อีกด้วย

ทิป การทำ Archive ก็คือการย้ายเมล์เก่าๆ ออกมาสร้างโฟลเดอร์ใหม่นั่นเอง ดังนั้น สำหรับมืออาชีพแล้ว คุณก็สามารถย้ายไฟล์ของเมลบ๊อกซ์ได้ง่ายๆ เพียงแค่คลิกและลากมาวางยังโฟลเดอร์ที่ต้องการ เท่านั้นเอง