Microsoft Office โปรแกรมพื้นฐานที่ต้องมี

คุณทราบหรือเปล่าว่า คอมพิวเตอร์ที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows จำเป็นต้องมีโปรแกรมที่ใช้สำหรับการพิมพ์ข้อความ การคำนวณ และการนำเสนอ ซึ่งโปรแกรมที่ใช้ส่วนใหญ่ หรือเกือบทั้งหมด ก็คือหนีไม่พ้น Microsoft Office ซึ่งก็แล้วแต่ว่า จะใช้เวอร์ชั่นไหน แต่ปัจจุบัน (ธันวาคม 2554) เวอร์ชั่นล่าสุดก็ยังคงเป็น Microsoft Office 2010? อยู่ดี

ทิปการแก้ไขปัญหาการพิมพ์เอกสาร Word ไม่พอดี

คุณเคยได้รับเอกสารที่สร้าง Microsoft Word หรือเปล่า บางครั้งคนที่สร้างอาจสร้างจากเอกสารด้วยขนาดที่ไม่ใช่ A4 ที่หลายๆ มักใช้กัน เวลาพิมพ์ก็จะไม่สามารถพิมพ์ให้พอดีได้ ตัวอย่างเช่น ผมได้รับเอกสารฉบับหนึ่งที่มีการกำหนดขนาดของเอกสารเป็น Legal (8.5 นิ้ว x 14 นิ้ว)? ซึ่งถ้าเป็นขนาด A4 จะมีขนาด (8.27 นิ้วx 11.69 นิ้ว) ทำให้เวลาสั่งพิมพ์ จะเกิด error ที่เครื่องพิมพ์ ให้เราเปลี่ยนขนาดของกระดาษ แต่ถ้าเราต้องการให้พิมพ์ลงบนกระดาษ A4 อย่างเดิม จะทำอย่างไร ปัญหานี้มีคำตอบ

ทิปแก้ไขปัญหากระดาษไม่ตรงกันด้วย PDF

เวลาการง่ายๆ ในการแก้ไขปัญหาก็คือ การแปลงไฟล์ที่ได้ให้เป็น PDF เสียก่อน ถ้าคุณใช้โปรแกรม Microsoft Office 2007 ขึ้นไป เราสามารถสั่งแปลงไฟล์ได้ง่าย เพียงทำตามขั้นตอนดังนี้

1. เปิดไฟล์เอกสาร Word ที่ต้องการแปลงไฟล์
2. คลิกปุ่ม Office จากนั้นคลิกเมนู Save as
3. ในหัวข้อ Save as type ให้เลือกประเภทไฟล์เป็น PDF

แค่นี้เราก็สามารถแปลงไฟล์เป็น PDF และสามารถแก้ไขปัญหาการสร้างไฟล์จากขนาดของกระดาษที่ไม่เท่ากันแล้วครับ ปัญหานี้ได้มีการทดสอบจริงมาแล้ว..

?

ทิปที่มีคนถามมากที่สุดอีกคำถามหนึ่ง

การแปลงไฟล์จาก PDF เป็น ไฟล์อักษร หรือ Text File นั้น เป็นคำถามที่คนทำงานด้านบัญชีถามกันมาก เพราะเป็นอะไรที่ต้องใช้งานบ่อยมากพอสมควร โดยปกติแล้ว เวลาได้รับรายงานที่เป็นไฟล์ PDF หลายๆ ครั้งเราก็จำเป็นต้องการให้เป็นไฟล์ Text File หรือเก็บในรูปแบบของไฟล์ .CSV ซึ่งสามารถเปิดใช้งานได้ด้วยโปรแกรม Excel สำหรับใชัในการค้นหา หรือจัดเรียงข้อมูลใหม่ในรูปแบบที่เราต้องการ

เครื่องมือที่จำเป็นในการแปลงไฟล์

1. โปรแกรม Foxit Reader (ฟรี โปรแกรมสำหรับการอ่านไฟล์ PDF) หาฟรีได้จากเว็บไซต์ ไอที-ไกด์
2. โปรแกรม Excel รองรับใช้งานได้ทั้ง Microsoft Excel 2007, 2010

ข้อจำกัดของไฟล์ PDF

ต้องเป็นไฟล์ที่ถูกแปลงมาจากโปรแกรมฐานข้อมูลทั่วไป หรือไฟล์ต้นฉบับถูกแปลงมาจาก Excel โดยตรง ถ้าไฟล์ที่ถูกแปลงเป็น PDF นั้นมาจากไฟล์ที่ถูกสแกนเป็นรูปภาพ จะไม่สามารถแปลงเป็นตัวอักษรได้

ขั้นตอนการแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel

1. เปิดโปรแกรม Foxit Reader
2. เปิดไฟล์ PDF ที่ต้องการแปลง
3. คลิกเมนู File เลือกคำสั่ง Save As
4. ให้เลือกประเภทไฟล์เป็น .Txt ไฟล์ และเลือก Save
5. หลังจากได้ Text file แล้ว ขั้นตอนต่อไป คือการแปลงไฟล์เป็น Excel
6. เปิดโปรแกรมMicrosoft Excel 2007 หรือ?2010
7. คลิกแท็ป Data
8. เลือกไอคอน From Text
9. จากนั้น เลือก Text ไฟล์ที่เราได้แปลงมาจาก PDF คลิกปุ่ม Import
10. ?จะพบหน้าต่าง Text Import Wizard คลิกปุ่ม Next เลย
11. จากนั้นจะมีหน้าต่างให้เลือกว่า จะขั้นระหว่างคอลัมภ์ไหนๆ บ้าง (เพื่อแบ่งข้อความออกเป็นตาราง)
12. ให้เลือกแบ่งตามต้องการ จากนั้นให้คลิกปุ่ม Next และ Finish

ดูผลลัพธ์ที่ได้ว่า ถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ ถ้าไม่ได้ให้ลองทำใหม่ดูอีกครั้ง